Hướng dẫn thực hiện ISO 45001 qua 9 bước cơ bản

ISO 45001 là cơ sở để tạo ra một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được công nhận trên toàn thế giới. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp lại gặp khó khăn trong việc triển khai ISO 45001 trong tổ chức của mình. Trong bài viết này, KNA CERT xin chia sẻ cho bạn đọc hướng dẫn thực hiện ISO 45001 đơn giản và hiệu quả nhất.

Giới thiệu về ISO 45001

ISO 45001 là tiêu chuẩn được quốc tế công nhận về Hệ thống an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS - Occupational Health and Safety Management System), được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc Tế (ISO - International Organization for Standardization), vào ngày 12 tháng 3 năm 2018. 

Tiêu chuẩn ISO 45001 cung cấp khuôn khổ để tổ chức áp dụng, triển khai, quản lý và cải tiến hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn nghề nghiệp nhằm quản lý rủi ro và cơ hội OH&S. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 giúp các tổ chức xây dựng một môi trường làm việc an toàn, bảo vệ sức khỏe cho người lao động. Đồng thời, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Tiêu chuẩn ISO 45001 được xây dựng dựa trên cấu trúc cấp cao (HLS High-Level Structure). Cấu trúc cấp cao HLS cung cấp một cấu trúc thống nhất và nội dung cốt lõi tương tự cho các tiêu chuẩn áp dụng nó, giúp cho việc triển khai và tích hợp các hệ thống quản lý khác nhau trở nên dễ dàng hơn. Tiêu chuẩn áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào, không phân biệt quy mô, loại hình sản xuất kinh doanh sản phẩm/dịch vụ.

Hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn ISO 45001

Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 45001

Tiêu chuẩn ISO 45001 đặt ra các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Tiêu chuẩn này có thể phù hợp với mọi lĩnh vực hoạt động và quy mô của bất kỳ tổ chức nào. 

Điều quan trọng trước khi thực hiện ISO 45001 là tổ chức phải hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn cũng như phạm vi áp dụng cụ thể cho tổ chức mình. Việc đọc và hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn sẽ giúp tổ chức xác định được mục tiêu chung về quản lý an toàn lao động lẫn hành động cụ thể để đạt được sự tuân thủ.

Bước 2: Phân tích thực trạng an toàn lao động của tổ chức và đối chiếu với ISO 45001 

Phân tích thực trạng an toàn lao động của tổ chức là nền tảng để thực hiện các hành động tiếp theo. Việc đối chiếu hiện trạng tổ chức với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001 cho phép doanh nghiệp thiết lập ngân sách, nguồn lực, tiến trình và kỳ vọng xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp một cách rõ ràng và cụ thể. 

Doanh nghiệp cần tiến hành phân tích thực trạng an toàn lao động thông quan phân tích bối cảnh của tổ chức. Sau đó, đối chiếu với các yêu cầu của ISO 45001 để xác định điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức trong với việc xây dựng Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần xác định các yêu cầu pháp lý về an toàn lao động cùng mong đợi của các bên liên quan. 

Kết quả từ việc phân tích thực trạng an toàn lao động sẽ giúp xác định khoảng cách giữa hệ thống quản lý hiện tại của tổ chức so với các yêu cầu của ISO 45001. Từ đó, tổ chức đưa ra các kế hoạch hành động thay đổi, bổ sung, nêu chi tiết các nhiệm vụ/hành động cụ thể.

Bước 3: Thành lập bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện ISO 45001 

Doanh nghiệp cần bổ nhiệm một người lãnh đạo hoặc đại diện lãnh đạo an toàn lao động để giám sát quá trình thực hiện ISO 45001. Đây có thể là lãnh đạo cấp cao, cũng có thể là người hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp cũng như thực sự am hiểu các yêu cầu của ISO 45001. Họ sẽ là người sát sao trực tiếp, phân bổ công việc triển khai hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, là người chịu trách nhiệm cao nhất về các bước triển khai thực tế hệ thống. 

Ngoài ra, lãnh đạo cũng sẽ cần một ban ISO chuyên trách để triển khai các công việc cụ thể. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thành viên từ các phòng ban khác nhau để giám sát quá trình thực hiện ISO 45001 một cách hiệu quả.

Bước 4: Thiết lập quy trình và xây dựng bộ tài liệu OHSMS 

Để ISO 45001 được triển khai một cách suôn sẻ, tổ chức cần xây dựng các quy trình, hệ thống tài liệu cụ thể cho OHSMS của tổ chức. Đây là một trong những bước quan trọng và tốn thời gian nhất trong hướng dẫn thực hiện ISO 45001. 

Tổ chức có thể bắt đầu từ việc xây dựng sổ tay ISO 45001. Đây là tài liệu cung cấp cái nhìn tổng quan về các mục tiêu và mục đích thiết lập hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức. Đồng thời, nên phác thảo chính sách an toàn lao động của tổ chức và giải thích cách thức hoạt động của hệ thống. Điều này bao gồm các mô tả về những quy trình trong hệ thống quản lý OHS và cách chúng tương tác với nhau. 

Cuối cùng cùng, tổ chức nên biên soạn các tài liệu mô tả, hướng dẫn công việc dành cho nhân viên để mỗi cá nhân biết vai trò và trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.

Bước 5: Đào tạo nhân viên 

Trước khi triển khai công việc theo kế hoạch đã đề ra, tổ chức phải tiến hành một hoặc nhiều buổi đào tạo cho các nhân viên có liên quan, đặc biệt là những nhân viên nắm giữ vị trí quan trọng trong hệ thống OH&S. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng hiểu về hệ thống cũng như các yêu cầu của hệ thống.

Tổ chức nên khuyến khích nhân viên đưa ra bất kỳ vấn đề nào họ gặp phải trong quá trình làm việc để xác định những điểm cần cải thiện, phòng tránh các tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp có thể xảy ra.

Bước 6: Triển khai áp dụng thực tế hệ thống OH&S theo ISO 45001

Khi đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng thì tổ chức tiến hành thực hiện tiêu chuẩn ISO 45001. Tổ chức có thể triển khai OHSMS  ngay cả khi hệ thống chưa được hoàn thiện nhất nhằm xem xét hệ thống sẽ vận hành ra sao trong tổ chức. 

Giai đoạn thực hiện bao gồm một số công việc sau: 

• Giới thiệu các chính sách, quy trình và thủ tục mới trong tổ chức 
• Phân rõ trách nhiệm, quyền hạn sử dụng hệ thống tài liệu đã có
• Triển khai đầu mục công việc theo kế hoạch
• …

Bước 7: Đánh giá nội bộ hệ thống OHS

Đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng để giám sát việc tuân thủ các quy định của ISO 45001 và xác định các cơ hội cải tiến. Trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận, chuyên gia đánh giá nội bộ sẽ tiến hành đánh giá Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp đã xây dựng để kiểm tra sự tuân thủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001. 

Đánh giá nội bộ giúp tìm ra khoảng cách giữa các yêu cầu tiêu chuẩn và các quy trình hiện có. Nếu có bất kỳ sự không phù hợp nào, chúng phải được xử lý kịp thời bằng các hành động khắc phục.

Bước 8: Tiến hành đánh giá chứng nhận ISO 45001

Doanh nghiệp và tổ chức chứng nhận ISO 45001 phải thống nhất lịch trình đánh giá phù hợp với tất cả các bên liên quan. Thành viên trong tổ chức phải có đủ thời gian chuẩn bị cho cuộc đánh giá chứng nhận chính thức. Các tài liệu cần thiết cũng phải có sẵn để dễ dàng truy cập và tra cứu.

Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo rằng hành động khắc phục được hoàn thành trong thời gian do tổ chức chứng nhận quy định. Ngoài ra,  doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện mọi thay đổi cần thiết liên quan tới hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp để được cấp chứng chỉ ISO 45001.

Bước 9: Duy trì OHSMS sau khi được chứng nhận ISO 45001

Các tiêu chuẩn ISO nói chung và tiêu chuẩn ISO 45001 đều yêu cầu cải tiến liên tục. Để đáp ứng yêu cầu này, tổ chức phải duy trì hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp bằng cách trải qua các kỳ đánh giá giám sát hàng năm.

Ba năm một lần, khi chứng chỉ ISO 45001 hết hiệu lực, tổ chức của bạn sẽ phải tiến hành chứng nhận lại OHSMS của mình. Điều này là để chứng tỏ cho khách hàng và đối tác rằng hệ thống OH&S của tổ chức vẫn luôn hoạt động theo tiêu chuẩn ISO 45001. Đồng thời, chứng minh rằng doanh nghiệp luôn quan tâm đến các vấn đề an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp của nhân viên.

Lợi ích khi thực hiện ISO 45001 trong doanh nghiệp

• Môi trường làm việc an toàn, lành mạnh: Việc thực hiện ISO 45001 giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Đồng thời, đảm bảo sức khỏe và sự an toàn cho người lao động. Từ đó, tạo ra một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh khiến nhân viên có tinh thần làm việc tốt hơn.
• Tăng năng suất: Xây dựng ISO 45001 giúp doanh nghiệp giảm thời gian ngừng hoạt động do tai nạn lao động. Cũng như nhân viên có tinh thần làm việc tốt hơn, tích cực hơn. Từ đó giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả làm việc.
• Giảm chi phí: Các khoản chi phí không cần thiết như: Chi phí điều trị y tế, bồi thường, bảo hiểm, và các chi phí liên quan đến tai nạn lao động sẽ được giảm đi. Vì khi xây dựng ISO 45001 thì các vụ tai nạn lao động và sự cố cũng sẽ giảm đi.
• Cải thiện hình ảnh doanh nghiệp: Việc thực hiện ISO 45001 chứng minh rằng doanh nghiệp luôn quan tâm đến sức khỏe và an toàn của người lao động. Điều này sẽ tạo dựng hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và cộng đồng.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Hệ thống quản lý OH&S được xây dựng theo ISO 45001 giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro hiệu quả hơn, cải thiện quy trình làm việc.

Trên đây là Hướng dẫn thực hiện ISO 45001. Hy vọng rằng bài viết này của KNA CERT sẽ giúp doanh nghiệp triển khai xây dựng hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp hiệu quả hơn. Nếu doanh nghiệp đang có thắc mắc về ISO 45001, hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được giải đáp.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com