[ISO 9001:2015 - Điều khoản 7.5] Thông tin dạng văn bản là gì?

Điều khoản 7.5 của ISO 9001:2015 đề cập đến yêu cầu về thông tin dạng văn bản trong hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Điều khoản này quy định các loại thông tin phải được ghi lại và cách kiểm soát chúng.

Thông tin dạng văn bản trong ISO 9001 là gì?

Thuật ngữ “thông tin dạng văn bản” được giới thiệu như một phần của Cấu trúc cấp cao (HLS) và các thuật ngữ chung cho Tiêu chuẩn hệ thống quản lý (MSS - Management System Standards).

Các thuật ngữ “tài liệu”, “hồ sơ”, "thủ tục dạng văn bản'" được sử dụng trong các phiên bản trước đây của ISO 9001 đã được thay thế bằng thuật ngữ "thông tin dạng văn bản" trong phiên bản mới nhất ISO 9001:2015.

Định nghĩa về thông tin dạng văn bản có thể được tìm thấy trong điều khoản 3.8 của bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Cụ thể như sau:

“Thông tin dạng văn bản là thông tin cần được tổ chức kiểm soát và duy trì và phương tiện chứa đựng thông tin.

CHÚ THÍCH 1: Thông tin dạng văn bản có thể ở định dạng và phương tiện bất kỳ và từ nguồn bất kỳ.

CHÚ THÍCH 2: Thông tin dạng văn bản có thể đề cập tới:

• Hệ thống quản lý, gồm cả các quá trình liên quan
• Thông tin được tạo ra cho việc vận hành của tổ chức (hệ thống tài liệu)
• Bằng chứng của các kết quả đạt được (hồ sơ)

CHÚ THÍCH 3: Thuật ngữ này là một trong những thuật ngữ chung và định nghĩa cốt lõi đối với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý của ISO được nêu trong Phụ lục SL của Tài liệu bổ sung hợp nhất, Phần 1, Chỉ thị của ISO/IEC.”

Mục tiêu của Hệ thống văn bản ISO 9001:2015

Thông tin dạng văn bản có thể được sử dụng để truyền đạt một thông điệp, cung cấp bằng chứng về những gì được lên kế hoạch đã thực sự được thực hiện hoặc chia sẻ kiến thức.

Sau đây là một số mục tiêu chính của thông tin dạng văn bản của tổ chức, cho dù tổ chức đó có triển khai QMS chính thức hay không;

• Truyền đạt thông tin: Là công cụ truyền tải và liên lạc thông tin. Loại và mức độ của thông tin dạng văn bản sẽ phụ thuộc vào bản chất của sản phẩm cũng như quy trình của tổ chức, mức độ hình thức của hệ thống truyền thông và trình độ kỹ năng giao tiếp trong tổ chức cũng như văn hóa tổ chức.
• Bằng chứng về sự phù hợp: Cung cấp bằng chứng cho thấy những gì đã được lên kế hoạch đã thực sự được thực hiện.
• Chia sẻ kiến thức: Các thông tin được ghi lại và lưu trữ có thể được sử dụng để đào tạo nhân viên mới hoặc chia sẻ cho các bên liên quan
• Phổ biến và gìn giữ kinh nghiệm của tổ chức: Một ví dụ điển hình là thông số kỹ thuật, có thể được sử dụng làm cơ sở để thiết kế và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

Các yếu tố ảnh hưởng tới các tài liệu dạng văn bản theo ISO 9001:2015

Mức độ thông tin được lập thành văn bản của một hệ thống quản lý chất lượng có thể khác nhau giữa các tổ chức. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới điều này, có thể kể tới một vài yếu tố chính như:

• Quy mô và loại hình hoạt động
• Các quá trình, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức
• Mức độ phức tạp của các quá trình và sự tương tác của chúng
• Năng lực nhân sự
• …

Yêu cầu về Thông tin dạng văn bản ISO 9001:2015 trong điều khoản 7.5

Điều khoản 7.5 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đặt ra các yêu cầu về thông tin được lập thành văn bản. Cụ thể như sau:

Điều khoản 7.5.1 - Khái quát

Yêu cầu này giống với các yêu cầu trong Điều 4.2.1 –của ISO 9001:2008. Cần lưu ý rằng không cần phải duy trì một quy trình dưới dạng văn bản thì tổ chức của bạn vẫn có thể vận hành quy trình đó.

Bạn phải đảm bảo rằng QMS của tổ chức bạn bao gồm:

• Thông tin dạng văn bản được duy trì và lưu giữ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Thông tin dạng văn bản được tổ chức của bạn xác định là cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

Điều khoản 7.5.2 - Tạo mới và cập nhật

Yêu cầu này tương đương với các yêu cầu trong Điều 4.2.3 – Kiểm soát Tài liệu của ISO 9001:2008. Bạn nên tìm cách xác nhận rằng khi thông tin dạng văn bản được tạo hoặc cập nhật, tổ chức của bạn đã đảm bảo rằng thông tin đó được xác định và mô tả phù hợp (ví dụ: tiêu đề, ngày tháng, tác giả, số tham chiếu).

Nó phải ở định dạng phù hợp (ví dụ: ngôn ngữ, phiên bản phần mềm, hình ảnh) và trên phương tiện phù hợp (ví dụ: giấy, điện tử). Xác nhận rằng thông tin dạng văn bản đã được xem xét và phê duyệt về tính phù hợp và đầy đủ.

Các tài liệu mà bạn sử dụng với tư cách là doanh nghiệp phải có sự kiểm soát tài liệu rõ ràng. Để việc kiểm soát dễ dàng thì tài liệu cần định dạng rõ ràng và được phê duyệt, phổ biến. Điều này nhằm ngăn chặn bất kỳ ai chỉ sử dụng những tài liệu mà họ thấy phù hợp.

Điều khoản 7.5.3 Kiểm soát thông tin dạng văn bản

Yêu cầu này tương đương với các yêu cầu trong Điều 4.2.4 – Kiểm soát hồ sơ của ISO 9001:2008.

Một quy trình kiểm soát tài liệu mạnh mẽ luôn là trọng tâm của bất kỳ hệ thống quản lý tuân thủ nào; hầu hết mọi khía cạnh của việc kiểm tra và xác minh tuân thủ đều được xác định thông qua việc xem xét kỹ lưỡng các thông tin dạng văn bản. Với suy nghĩ này, rõ ràng là không thể bỏ qua việc duy trì liên tục hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả.

Tổ chức của bạn phải kiểm soát thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của QMS. Phải thực hiện một quy trình phù hợp để xác định các biện pháp kiểm soát cần thiết; phê duyệt, xem xét, cập nhật, xác định các thay đổi, xác định trạng thái sửa đổi và cung cấp quyền truy cập. Quá trình thông tin dạng văn bản cần xác định phạm vi, mục đích, phương pháp và trách nhiệm cần thiết để thực hiện các thông số này.

Để tuân thủ các yêu cầu về thông tin dạng văn bản, điều cần thiết là tất cả nhân viên phải hiểu loại thông tin nào cần được kiểm soát và quan trọng hơn là cách kiểm soát này nên được thực hiện như thế nào.

Để tận dụng tối đa quy trình thông tin tài liệu của bạn, quy trình đó phải được truyền đạt để đảm bảo rằng nhân viên và những người sử dụng thông tin tài liệu khác hiểu những gì họ phải làm để quản lý thông tin đó một cách hiệu quả và năng suất. Chứng minh sự sắp xếp của tổ chức để kiểm soát thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của ISO 9001 và các yêu cầu của chính tổ chức của bạn, bao gồm:

• Tính sẵn có tại thời điểm sử dụng, ví dụ như khả năng tiếp cận tài liệu (bản cứng, phương tiện điện tử)
• Sự phù hợp, ví dụ như định dạng, phương tiện phù hợp, ngôn ngữ, diễn giải dễ hiểu
• Bảo vệ, ví dụ như xác thực tài liệu, đánh dấu tài liệu (chính thức, bí mật, hạn chế, riêng tư, nhạy cảm, mật, không phân loại), kiểm soát truy cập (cá nhân, vai trò cụ thể),
• Bảo mật vật lý (tài liệu chính, phòng máy chủ, thư viện); Bảo mật CNTT (ID người dùng, mật khẩu, máy chủ, tải xuống, sao lưu, mã hóa,…), bảo vệ khỏi hỏng hóc và những thay đổi ngoài ý muốn.

Chứng minh sự sắp xếp của tổ chức đối với việc lưu giữ tài liệu, ví dụ: thời gian lưu giữ, lưu trữ, bảo quản, sao lưu, thải bỏ, thu hồi, thay thế, lưu trữ kế thừa và nhận dạng phù hợp (“chỉ dành cho thông tin”, “không được được sử dụng sau”, “bản sao không được kiểm soát”, “chỉ nhằm mục đích tham khảo”, …

Mô tả cách tổ chức bảo vệ dữ liệu điện tử, ví dụ: chính sách bảo mật, hồ sơ truy cập hệ thống, quy tắc mật khẩu, chính sách lưu trữ và sao lưu bao gồm bảo vệ khỏi mất mát, thay đổi trái phép, thay đổi ngoài ý muốn,…

Quyền truy cập có thể bao hàm một quyết định liên quan đến quyền chỉ xem thông tin dạng văn bản hoặc quyền và thẩm quyền xem và thay đổi thông tin dạng văn bản. Các nhà quản lý bộ phận phải luôn chịu trách nhiệm thúc đẩy các phương pháp thực hành thông tin dạng văn bản tốt trong khu vực của họ đồng thời hỗ trợ việc tuân thủ các yêu cầu nói chung. Các cá nhân và người quản lý trực tiếp của họ phải chịu trách nhiệm về thông tin mà họ tạo ra, cũng như chịu trách nhiệm về việc lưu giữ và xử lý thông tin đó phù hợp với các yêu cầu pháp lý và nhu cầu của tổ chức.

Nếu doanh nghiệp muốn biết về danh mục thông tin dạng văn bản bắt buộc theo ISO 9001, vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.