Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 [Cách lập kế hoạch & Ví dụ]

Đánh giá nội bộ ISO 45001 là một trong những hoạt động quan trọng của tổ chức. Khi đánh giá nội bộ, tổ chức cần lập kế hoạch đánh giá nội bộ để đảm bảo rằng các quy trình đều hiệu quả và tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS). Vậy kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 là gì? Hãy cùng KNA CERT tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 là gì?

Đánh giá nội bộ ISO 45001 là cuộc kiểm tra định kỳ trong công ty, trong đó đánh giá viên được chỉ định đánh giá các quy trình và hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức dựa trên các mẫu câu hỏi có sẵn hay còn gọi là checklist đánh giá nội bộ ISO 45001.

Kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018 là một bản kế hoạch quan trọng nhằm đảm bảo rằng hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức đang hoạt động hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001. Kế hoạch này sẽ giúp tổ chức xác định các hoạt động đánh giá, các bộ phận/quy trình cần đánh giá, nguồn lực cần thiết và các những tiêu chí đánh giá nội bộ cụ thể.

Tại sao cần lập kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018?

• Đảm bảo tính hệ thống và hiệu quả: Kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018 cung cấp một lộ trình cụ thể cho quá trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, từ việc xác định mục tiêu đến việc thực hiện đánh giá nội bộ và báo cáo kết quả. Đồng thời, giúp tổ chức phân chia công việc một cách hợp lý, tránh chồng chéo và đảm bảo mọi khía cạnh của hệ thống OH&S đều được đánh giá. Nhờ có kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001, các hoạt động đánh giá được thực hiện một cách trôi chảy và hiệu quả, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
• Đảm bảo tính khách quan: Kế hoạch đánh giá nội bộ không chỉ đưa ra các tiêu chí đánh giá chi tiết dựa trên yêu cầu của ISO 45001, giúp giảm thiểu sự chủ quan trong quá trình đánh giá của tổ chức. Mà còn đưa ra những phương pháp đánh giá phù hợp như phỏng vấn, kiểm tra tài liệu, quan sát trực tiếp.., nhằm đảm bảo tính khách quan của kết quả đánh giá nội bộ hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.

• Đảm bảo tính toàn diện: Tổ chức có thể xác định được toàn bộ phạm vi cần đánh giá khi thực hiện theo kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001. Nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khía cạnh nào của hệ thống OH&S cũng như phân tích chi tiết các hoạt động, quy trình và các yếu tố liên quan đến OH&S.
• Phát hiện kịp thời các vấn đề tiềm ẩn:  Qua quá trình đánh giá nội bộ ISO 45001, tổ chức sẽ phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong hệ thống OH&S để kịp thời đưa ra biện pháp khắc phục.
• Cải tiến liên tục: Kế hoạch đánh giá nội bộ còn giúp tổ chức xác định các mục tiêu cải tiến trong OH&S và hành động cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đó.
• Đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật: Kế hoạch đánh giá nội bộ giúp đảm bảo rằng hệ thống OH&S đang tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của ISO 45001 và các quy định pháp luật liên quan.

Ví dụ về mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018

Mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 là một tài liệu hướng dẫn chi tiết, được thiết kế để giúp các tổ chức thực hiện đánh giá hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của mình một cách hiệu quả và nhất quán.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 mà doanh nghiệp có thể tham khảo: 

1. Thông tin chung

• Tổ chức: [Tên tổ chức]
• Bộ phận: [Bộ phận thực hiện đánh giá]
• Thời gian thực hiện: [Từ ngày ... đến ngày ...]
• Phạm vi đánh giá: [Các bộ phận, quy trình, hoạt động được đánh giá]

2. Mục tiêu đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018

• Đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý OH&S với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001:2018.
• Xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải tiến và rủi ro của hệ thống.
• Đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống và sự tuân thủ pháp luật.

3. Phạm vi và tần suất đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018

a) Phạm vi: 

• Các bộ phận: Tất cả các bộ phận, phòng ban trong tổ chức
• Các quy trình: Tất cả các quy trình liên quan đến OH&S, bao gồm: quy trình xác định nguy cơ và đánh giá rủi ro, quy trình kiểm soát các rủi ro, quy trình khám sức khỏe,..
• Các địa điểm: Tất cả các địa điểm làm việc của công ty.

b) Tần suất: 

• Đánh giá toàn diện: [Số lần/năm] 
• Đánh giá từng bộ phận/quy trình: [Số lần/năm]

4. Tiêu chí đánh giá

• Tuân thủ: Các yêu cầu của ISO 45001:2018 và quy định của pháp luật về an toàn lao động
• Sự phù hợp: Chính sách an toàn lao động với hoạt động thực tế.
• Nhân sự: Hiểu biết và thực hiện các yêu cầu của OH&S
• Tài liệu: Sự đầy đủ, rõ ràng và cập nhật của tài liệu.

5. Phương pháp đánh giá

• Kiểm tra tài liệu: Kiểm tra sự đầy đủ, chính xác và cập nhật của các tài liệu liên quan đến OH&S.
• Phỏng vấn: Phỏng vấn đại diện các bộ phận, cấp quản lý và người lao động để thu thập thông tin về nhận thức, thực hành và hiệu quả của hệ thống OH&S.
• Quan sát trực tiếp: Quan sát trực tiếp tại các khu vực làm việc để đánh giá điều kiện làm việc, tuân thủ các quy định về OH&S và hiệu quả của các biện pháp kiểm soát.
• Kiểm tra hồ sơ: Kiểm tra các hồ sơ liên quan như hồ sơ đào tạo, hồ sơ điều tra sự cố, hồ sơ kiểm tra thiết bị.

6. Nguồn lực

• Nhân sự: Thành viên nhóm đánh giá nội bộ, người được đào tạo về ISO 45001.
• Thời gian: Dành cho các hoạt động đánh giá, phân tích và báo cáo.
• Tài liệu: Các tài liệu liên quan đến OH&S, checklist đánh giá nội bộ ISO 45001.

7. Lịch trình thực hiện đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018

8. Báo cáo và theo dõi

• Báo cáo: Các báo cáo liên quan trong quá trình đánh giá nội bộ ISO 45001 bao gồm kết quả đánh giá, các vấn đề phát hiện, đề xuất cải tiến..
• Phân phối: Tổ chức cần phân phối các tài liệu, quy trình liên quan đến đánh giá nội bộ ISO 45001 cho ban lãnh đạo, các bộ phận liên quan.
• Theo dõi: Tổ chức cần thực hiện các hành động khắc phục, đánh giá lại hiệu quả.

9. Tài liệu tham khảo

• Tiêu chuẩn ISO 45001:2018
• Các tài liệu liên quan của tổ chức
• Văn bản quy phạm pháp luật liên quan

10. Phụ lục

Có thể bao gồm các tài liệu hỗ trợ như: mẫu checklist, mẫu báo cáo, danh sách thành viên nhóm đánh giá,..

Lưu ý: Mẫu kế hoạch này chỉ mang tính chất tham khảo. Mẫu kế hoạch có thể thay đổi tùy vào quy mô, đặc thù hoạt động kinh doanh và hệ thống quản lý OH&S cụ thể của mỗi tổ chức.

Hướng dẫn lập kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001

Bước 1: Xác định mục tiêu, tiêu chí đánh giá nội bộ OHSMS

Tổ chức cần xác định được những mục tiêu chung của kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018. Mục tiêu cần xác định những gì cần hoàn thành thông qua đánh giá nội bộ, nó có thể bao gồm những điều sau:

• Đảm bảo OH&S hoạt động hiệu quả, tuân thủ pháp luật.
• Xác định mức độ phù hợp của hệ thống OHSMS với các tiêu chí đánh giá.
• Đánh giá hiệu quả của OHSMS trong việc đáp ứng các mục tiêu đã đề ra

Tổ chức cần xác định rõ những tiêu chí để sử dụng khi đánh giá nội bộ ISO 45001. Các tiêu chí có thể bao gồm: 

• Chính sách và thủ tục áp dụng khi đánh giá nội bộ 
• Tiêu chuẩn, luật lệ và quy định của tổ chức
• Các chỉ số và mục tiêu,...
• Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001,..
• …

Bước 2: Xác định phạm vi đánh giá nội bộ  OHSMS

Phạm vi đánh giá nội bộ là một yếu tố quan trọng trong quá trình đánh giá hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp . Phạm vi xác định những gì sẽ được đánh giá, giúp tổ chức tập trung nguồn lực và đảm bảo tính hiệu quả của quá trình đánh giá.

Phạm vi đánh giá nội bộ có thể bao gồm các yếu tố sau:

• Vị trí đánh giá: Địa điểm, cơ sở nhà máy, văn phòng của tổ chức sẽ được đánh giá nội bộ.
• Bộ phận hoặc phòng ban: Bộ phận, phòng ban hoặc chức năng cụ thể sẽ được đánh giá nội bộ.
• Yêu cầu của tiêu chuẩn: Những yêu cầu cụ thể của ISO 45001:2018 sẽ được đánh giá.

Bước 3: Xác định thời gian và địa điểm diễn ra hoạt động đánh giá nội bộ ISO 45001

Tổ chức cần xác định rõ ràng về thời gian, địa điểm diễn ra hoạt động đánh giá nội bộ theo ISO 45001. Tổ chức có thể lựa chọn thời gian, địa điểm đánh giá tuỳ vào mục tiêu, phạm vi của cuộc đánh giá và chia nhỏ hoạt động đánh giá nội bộ thành các giai đoạn cụ thể, từ đó và phân bổ thời gian hợp lý cho từng giai đoạn.

Bước 4: Xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên tham gia 

Khi lên kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018, tổ chức phải xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào chương trình này . Điều này bao gồm việc nêu tên các thành viên nhóm đánh giá, trưởng nhóm chịu trách nhiệm, người được đánh giá và các bên liên quan khác. 

Đánh giá viên nội bộ được lựa chọn phải là người đã trải qua đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn phù hợp để đánh giá hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Ngoài ra, tổ chức cần đảm bảo rằng các đánh giá viên độc lập với các lĩnh vực hoặc quy trình mà họ sẽ đánh giá. Việc này giúp làm tăng tính minh bạch trong quá trình đánh giá nội bộ ISO 45001.

Bước 5: Phân bổ nguồn lực cho cuộc đánh giá nội bộ

Tổ chức cần xác định các loại nguồn lực cần thiết cho cuộc đánh giá. Chẳng hạn như số lượng chuyên gia đánh giá, trình độ chuyên môn của đánh giá viên, thời gian cần thiết để hoàn thành đánh giá nội bộ, cũng như kinh phí phải chi trả cho hoạt động đánh giá nội bộ.

Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần xem xét nên sử dụng các công cụ và phương pháp đánh giá nào. Các công cụ và phương pháp đánh giá có thể bao gồm: 

• Sử dụng phần mềm: Tổ chức có thể tạo danh sách kiểm tra chi tiết cho từng yêu cầu của ISO 45001 cũng như thu thập dữ liệu đánh giá trực tiếp trên điện thoại hoặc máy tính.
• Sử dụng sơ đồ: Sơ đồ quy trình giúp đánh giá viên hiểu rõ hơn về các hoạt động OHS của tổ chức.

Trên đây là những thông tin liên quan đến Kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018. Hy vọng rằng bài viết này của KNA CERT đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ các bước lập kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001. Nếu doanh nghiệp đang có thắc mắc về ISO 45001, hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được giải đáp.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com