Duy trì ISO 9001:2015 như thế nào? Phương pháp duy trì ISO 9001 hiệu quả

Duy trì Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 hiệu quả là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ doanh nghiệp. Nếu như để được chứng nhận ISO 9001 là một quá trình kéo dài cần nhiều sự cố gắng thì việc duy trì Hệ thống quản lý chất lượng lại là một quá trình toàn diện cần sự phối hợp chặt chẽ. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về việc “Duy trì ISO 9001:2015 như thế nào?” trong bài viết dưới đây.

Duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là gì?

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên phạm vi toàn cầu. Việc áp dụng và được chứng nhận ISO 9001 cho thấy doanh nghiệp đ đó có Hệ thống quản lý tốt về Chất lượng sản phẩm, dịch vụ và có khả năng cung cấp một cách ổn định các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

Duy trì ISO 9001:2015 là quá trình liên tục đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng vẫn hoạt động hiệu quả, phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và mang lại lợi ích mong muốn cho doanh nghiệp.

Tại sao phải duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001?

1. Đảm bảo tính phù hợp 

Việc duy trì ISO 9001 đảm bảo rằng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp luôn đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu pháp lý và cả những yêu cầu khác mà doanh nghiệp đã xác định. Điều này có nghĩa là tất cả các quy trình, thủ tục, tài liệu và hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001

2. Nâng cao hiệu quả

Để duy trì ISO 9001, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến các quy trình, giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động. Đồng thời việc duy trì hệ thống ISO 9001 cũng giúp đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động. Thông qua việc chuẩn hóa các quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và đảm bảo sản phẩm, dịch vụ luôn có chất lượng ổn định.

3. Nâng cao uy tín

Chứng nhận ISO 9001 là bằng chứng khách quan cho thấy doanh nghiệp đã cam kết và thực hiện  đúng cam kết của mình trong việc kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế. Bởi vậy việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 sẽ giúp nâng cao niềm tin của khách hàng vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp,  đồng thời thể hiên tác phong chuyên nghiệp của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh khác.

4. Tuân thủ pháp luật

Việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quản lý liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định và tuân thủ các yêu cầu pháp luật liên quan đến sản phẩm, dịch vụ. Tuân thủ yêu cầu này giúp doanh nghiệp thiết lập được các quy trình kiểm soát để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều phù hợp với quy định pháp luật.

Phương pháp duy trì ISO 9001 hiệu quả doanh nghiệp nên thực hiện

1. Rà soát và đánh giá nội bộ thường xuyên

Doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện các cuộc rà soát nội bộ định kỳ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Dựa vào kết quả đánh giá nội bộ, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định được những lỗ hổng trong hệ thống và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời. Việc rà soát và đánh giá nội bộ không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001 mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

2. Cập nhật tài liệu thường xuyên

Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng (sơ đồ quy trình, thủ tục, biểu mẫu...) cần đảm bảo luôn được cập nhật và phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Các quy trình, hướng dẫn và chính sách phải phản ánh đúng thực tiễn , đảm bảo tính chính xác của thông tin. 

Lý do cần tiến hành cập nhật tài liệu là bởi các quy định pháp lý và tiêu chuẩn có thể thay đổi, do đó doanh nghiệp cũng cần xem xét và chỉnh sửa lại các tài liệu  của mình để đảm bảo duy trì hệ thống ISO 9001 phù hợp với yêu cầu hiện hành. Việc cập nhật tài liệu thường xuyên cũng là cách để doanh nghiệp ghi nhận và phổ biến những biện pháp cải tiến, kinh nghiệm mới, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động 

3. Đào tạo nhân lực

Doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên để nâng cao nhận thức và kỹ năng cho nhân viên.  Hoạt động đào tạo giúp nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng các quy trình quản lý chất lượng. Mục đích mà hoạt động đào tạo hướng tới là trang bị cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định. Khi nhân viên được trang bị kiến thức và có đủ kỹ năng cần thiết, tổ chức có khả năng đạt được những thành tích vượt trội hơn.

4. Kiểm soát sự thay đổi

Kiểm soát sự thay đổi là một nhiệm vụ quan trọng khác trong quá trình duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Khi xuất hiện bất kỳ thay đổi nào, dù lớn hay nhỏ, đều cần có một quy trình kiểm soát chặt chẽ sự thay đổi để đảm bảo rằng hệ thống vẫn hoạt động hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Những thay đổi cần được thực hiện một cách hiệu quả để duy trì hệ thống quản lý chất lượng và tận dụng được các cơ hội cải tiến.

5. Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Bằng cách thu thập, phân tích và đánh giá dữ liệu, doanh nghiệp có thể xác định được những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải tiến và những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động. Dữ liệu giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của hệ thống, hiệu quả của các quy trình và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ. 

Thông qua phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề , từ đó xác định biện pháp khắc phục hiệu quả. Dữ liệu không chỉ phản ánh mức độ thành công của các hoạt động cải tiến mà còn xác định những gì cần điều chỉnh. Các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu sẽ có tính khách quan và chính xác hơn, giúp giảm thiểu rủi ro , nhờ vậy quá trình duy trì ISO 9001 diễn ra  suôn sẻ hơn.

6. Cải tiến liên tục các quy trình 

Cải tiến liên tục là một trong những nguyên tắc cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001. Việc không ngừng cải thiện các quy trình là chìa khóa để duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 hiệu quả. Bằng cách áp dụng các phương pháp cải tiến phù hợp và có sự hỗ trợ của lãnh đạo, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 bền vững.

Trên đây là những thông tin trả lời cho câu hỏi “Duy trì ISO 9001 như thế nào?”. Hy vọng qua đây doanh nghiệp có thể thành công trong việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Nếu Quý doanh nghiệp đang gặp khó khăn, vướng mắc khi áp dụng và duy trì ISO 9001:2015, vui lòng liên hệ ngay với KNA CERT theo Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ