Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO Chi tiết - Chính xác

Nhà cung cấp là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, giữ vai trò đảm bảo nguồn đầu vào cho hoạt động kinh doanh. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng có nhiều lựa chọn về nhà cung cấp, thầu phụ hoặc đối tác thì việc đánh giá nhà cung cấp đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp phù hợp nhất. KNA CERT sẽ chia sẻ nội dung về Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO trong bài viết này.

Nhà cung cấp là gì?

“Nhà cung cấp” hoặc “Nhà cung ứng” tiếng Anh là “Suppliers” hay còn gọi là “nhà thầu phụ”, có vai trò là “đối tác” của doanh nghiệp. Nhà cung cấp chỉ một đơn vị /cá nhân cung cấp sản phẩm (có thể bao gồm phần cứng, phần mềm hoặc các vật liệu chế biến) hoặc dịch vụ cho một tổ chức/doanh nghiệp khác.

Quy trình đánh giá nhà cung ứng theo ISO 9001:2015

ISO 9001 là tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), trong đó yêu cầu doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá nhà cung cấp.

Theo tiêu chuẩn ISO, nhà cung cấp được phân loại theo 3 hình thức sau:

• Nhà cung cấp nguyên liệu, vật tư, thiết bị.
• Nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
• Nhà cung cấp dịch vụ gia công.

Yêu cầu cụ thể được nêu trong những điều khoản sau của ISO 9001:2015:

Điều khoản 8.4 - Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp

Điều khoản 8.4 của ISO 9001:2015 nêu rõ việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp chỉ dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm/dịch vụ của họ cho doanh nghiệp của bạn. ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp xác định các tiêu chí để lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại nhà cung cấp, đồng thời ghi lại hồ sơ, kết quả và hành động của mình.

Điều khoản phụ 9.1 - Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Điều khoản 9.1 của ISO 9001:2015 nhấn mạnh doanh nghiệp phải xác định, thu thập và phân tích dữ liệu liên quan về các nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả của QMS và giám sát việc cải tiến liên tục.

Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO kèm ví dụ cụ thể

Mặc dù đặt ra yêu cầu đánh giá nhà cung cấp nhưng ISO 9001 lại không đưa ra Quy trình tìm kiếm nhà cung cấp cụ thể. Việc không đưa ra quy trình đánh giá nhà cung cấp chi tiết giúp các doanh nghiệp linh hoạt trong việc đưa ra quy trình riêng phù hợp với điều kiện và ngành nghề của mình nhưng cũng có thể gây bối rối cho đơn vị triển khai.

Để giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho việc đánh giá nhà cung cấp, KNA CERT xin được chia sẻ quy trình 9 bước đánh giá nhà cung cấp theo ISO để doanh nghiệp tham khảo

Bước 1: Xác định nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp

Các yêu cầu và nhu cầu của doanh nghiệp giống như “đề bài” và bạn cần phải tìm ra nhà cung cấp có thể cung ứng hàng hóa/dịch vụ giải quyết, đáp ứng được đề bài đó. Đề bài đúng và rõ ràng thì bạn mới có thể tìm được những lời giải chuẩn xác.

Việc xác định cụ thể những yêu cầu, nhu cầu này cũng giúp bạn có thêm căn cứ để cân nhắc sẽ tận dụng nguồn lực của tổ chức để giải quyết hay thuê ngoài (outsource) nhà cung cấp bên ngoài xử lý.

Ví dụ: Nếu một công ty công nghệ đang cần cod lại website với ngôn ngữ PHP mà năng lực nhân sự trong công ty có thể làm được thì không cần thuê  ngoài.

Ở bước 1 của Quy trình đánh giá nhà cung ứng theo ISO, bạn cần xác định một số thông tin chính sau:

• Sản phẩm, vật liệu hay dịch vụ cần cung cấp là gì?
• Các tiêu chuẩn kỹ thuật hay quy chuẩn gồm những gì?
• Thời hạn cần cung ứng sản phẩm, dịch vụ?

Bước 2: Lập danh sách các nhà cung cấp

Từ yêu cầu kinh doanh, nhu cầu doanh nghiệp đã được xác định ở bước 1, bạn hãy lên danh sách các nhà cung cấp có thể đáp ứng những yêu cầu, nhu cầu đó. Với các dự án hay yêu cầu quá lớn, phạm vi rộng, nhiều hạng mục, bạn thậm chí có thể cần phải lên danh sách nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Ví dụ: Ban Lãnh đạo yêu cầu chuyển văn phòng công ty sang địa điểm mới, khi đó bạn có thể phải lên danh sách các nhà cung cấp ở một số hạng mục như:

• Cho thuê mặt bằng văn phòng.
• Thiết kế, thi công lắp đặt nội thất văn phòng.
• Cung cấp dịch vụ Internet.
• Cung cấp dịch vụ cây xanh văn phòng…

Nguyên tắc để nhà cung cấp được lựa chọn vào danh sách này là nhà cung cấp đó phải có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của công ty bạn. Mặt khác, giá cả nhà cung cấp đưa ra cũng phải phù hợp với khoảng ngân sách của công ty bạn.

Để biết được những thông tin này, doanh nghiệp cần liên hệ để yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực. Ngoài ra thì doanh nghiệp cũng có thể tìm hiểu và hỏi thêm về những yêu cầu đặc biệt khác. Những thông tin này sẽ được dùng trong phần lớn quá trình đánh giá nhà cung cấp.

Việc lên danh sách các nhà cung cấp phù hợp có thể giải quyết bài toán cung ứng cho doanh nghiệp ngay từ đầu, giúp bạn có thêm nhiều sự lựa chọn, tăng khả năng tìm được nhà cung cấp tốt nhất.

Bước 3: Xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phụ thuộc vào ngành nghề, điều kiện cũng như các yêu cầu của doanh nghiệp. Một số tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phổ biến thường được sử dụng như:

• Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ, hàng hóa nguyên vật liệu cung cấp.
• Mức độ uy tín của nhà cung cấp.
• Giá cả sản phẩm/dịch vụ.
• Phương thức thanh toán.
• Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
• Tính bền vững của nhà cung cấp.
• Rủi ro tài chính của nhà cung cấp
• …

Bạn có thể xây dựng các tiêu chí này gắn với một số thang điểm định lượng cụ thể. Như vậy, quá trình đánh giá nhà cung cấp sẽ cho bạn kết quả rõ ràng, giúp bạn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất nhanh chóng.

→ Xem thêm 10 Tiêu chí Đánh giá nhà cung cấp hiệu quả nhất

Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp

Lúc này, bạn đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp phù hợp và bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp cụ thể. Về bản chất thì việc đánh giá nhà cung cấp là kiểm tra nhà cung cấp có đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp hay không sau đó là so sánh với các nhà cung cấp khác từ đó chọn ra đơn vị phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Yếu tố phù hợp cần được đảm bảo từ cả 2 phía: nhà cung cấp và cả công ty bạn. Do đó, nếu cần, bạn có thể tổ chức buổi trao đổi để lắng nghe các đề xuất của nhà cung cấp và cũng chia sẻ cho họ hiểu rõ yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ của bạn.

• Kết quả của quá trình đánh giá nhà cung cấp là những thông tin sau:
• Nhà cung cấp có điểm mạnh, điểm yếu nào?
• Đâu là nhà cung cấp có số điểm đánh giá cao nhất?
• Đâu là nhà cung cấp có báo giá/cam kết chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất?
• Đâu là nhà cung cấp phù hợp, tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn? Vì sao?

Trong trường hợp danh sách nhà cung cấp của bạn quá nhiều, bạn có thể đánh giá nhà cung cấp thành nhiều vòng khác nhau. Ví dụ như ở vòng 1 là đánh giá qua hồ sơ của nhà cung cấp. Còn các vòng sau là các buổi đánh giá trực tiếp để làm rõ hơn. Bạn thậm chí có thể đề nghị nhà cung cấp tiến hành demo sản phẩm, dịch vụ để chứng minh khả năng đáp ứng, giải quyết của họ đối với nhu cầu công ty bạn.

Bước 5: Lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp

Các thông tin thu nhận được từ bước đánh giá nhà cung cấp cần được lập thành báo cáo chi tiết. Thông tin sẽ không có nhiều ý nghĩa nếu thông tin đó không được sắp xếp, lộn xộn. Lập báo cáo đánh giá là bước bạn tập hợp thông tin lại một cách ngăn nắp thành những dữ liệu có ích giúp lãnh đạo công ty dễ dàng lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Một mẹo nhỏ khi lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp là bạn có thể sắp xếp các nhà cung cấp tốt nhất lên đầu, thậm chí bôi màu khác biệt để lãnh đạo dễ chú ý hơn.

Bước 6: Hoàn thành lựa chọn nhà cung cấp

Đây là lúc bạn cần đưa ra cái tên của nhà cung cấp cuối cùng được lựa chọn và có sự phê duyệt từ lãnh đạo công ty. Để dự phòng rủi ro, bạn có thể đề nghị lãnh đạo lựa chọn 1 nhà cung cấp chính và 1 nhà cung cấp phụ, dự phòng trong trường hợp nhà cung cấp chính có trục trặc trong quá trình cung ứng sản phẩm/dịch vụ. Với các nhà cung cấp không được lựa chọn, bạn cũng nên lưu lại hồ sơ, thông tin liên hệ để dự phòng trường hợp cần thiết sau này.

Bước 7: Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp và đặt hàng

Hợp đồng với nhà cung cấp cần được làm rõ các thông tin sau:

• Mục tiêu cung ứng sản phẩm/dịch vụ là gì?
• Sản phẩm dịch vụ cần đảm bảo các yêu cầu nào?
• Thời gian thực hiện cung ứng?
• Giá thành sản phâm/dịch vụ?

Một hợp đồng cụ thể sẽ giúp cả công ty bạn và nhà cung cấp cùng nhận được những lợi ích, giải quyết được nhu cầu theo mong muốn của hai bên. Thậm chí, nếu bạn khéo léo thiết lập được một hợp đồng công bằng, bình đẳng, giúp cả hai bên cùng hài lòng còn có thể giúp gia tăng động lực làm việc, cung ứng vượt thời hạn đối với nhà cung cấp.

Bước 8. Kiểm soát và giám sát nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát nhà cung cấp cũng như kịp thời đưa ra các hành động khắc phục khi có vấn đề sảy ra. Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn cấp độ kiểm soát nhà cung cấp tùy theo mức độ tác động tiềm ẩn của quá trình sản phẩm/dịch vụ mà nhà cung cấp đó cung ứng.

Bước 9. Tái đánh giá

Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 thì việc tái đánh giá nhà cung cấp cần được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần, tùy vào mức độ kiểm soát nhà cung cấp mà doanh nghiệp ấn định cho nhà cung cấp đó.

Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO PDF

KNA CERT cung cấp tài liệu hướng dẫn Quy trình đánh giá nhà cung cấp PDF. Nếu doanh nghiệp muốn nhận tài liệu MIỄN PHÍ, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.