19 bước áp dụng ISO 45001 cho doanh nghiệp mới nhất

ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS), Áp dụng ISO 45001 giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cho nhân viên. Hệ thống ISO 45001 không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong bài viết này, KNA CERT sẽ hướng dẫn áp dụng ISO 45001 một cách hiệu quả thông qua 18 bước cụ thể dành cho doanh nghiệp.

19 bước hướng dẫn áp dụng ISO 45001

Bước 1: Khởi động dự án

Điều quan trọng là xác định mục tiêu và phạm vi của dự án áp dụng ISO 45001. Điều này bao gồm việc xác định các bộ phận chịu trách nhiệm và tạo kế hoạch dự án chi tiết.

Bước 2: Thành lập bộ phận chuyên trách

Xác định và thành lập bộ phận chịu trách nhiệm cho việc áp dụng ISO 45001. Điều này đảm bảo rằng các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến Hệ thống OHSMS được phân chia một cách rõ ràng.

Bước 3: Khảo sát thực trạng

Tiến hành khảo sát thực trạng về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong doanh nghiệp. Điều này giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn cũng như các vấn đề đang tồn tại và khả năng cải thiện chúng.

Khảo sát thực trạng là bước vô cùng quan trọng trong việc áp dụng ISO 45001

Bước 4: Thu thập dữ liệu về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hiện tại

Tiến hành đo đạc các thông số liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp như số vụ tai nạn lao động, tỷ lệ nhân sự mắc bệnh nghề nghiệp, tỷ lệ nhân sự nghỉ làm việc, …

Bước 5: Đào tạo nhận thức ISO 45001:2018

Tổ chức đào tạo ISO 45001 và tầm quan trọng của việc tuân thủ các yêu cầu về an toàn vệ sinh lao động để nâng cao nhận thức cho nhân viên và phổ biến nội dung tiêu chuẩn.

Bước 6: Hoàn thiện hạ tầng, trang bị thiết bị (nếu cần)

Rà soát lại cơ sở hạ tầng và kiểm tra các trang thiết bị để đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện trong môi trường an toàn và lành mạnh, hạn chế bớt các rủi ro an toàn và nguy cơ tiềm ẩn.

Bước 7: Lập kế hoạch xây dựng Hệ thống OHSMS

Xác định và lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp dựa trên các yêu cầu của ISO 45001. Trong đó phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, bộ phận liên quan, đồng thời thiết lập tiến độ hoàn thành cho từng đầu mục công việc.

Bước 8: Soạn thảo quy trình, tài liệu ISO 45001

Soạn thảo các tài liệu, quy trình liên quan đến việc xây dựng Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, bao gồm cả chính sách, kế hoạch, thủ tục và hướng dẫn công việc.

Bước 9: Triển khai thực hiện ISO 45001

Triển khai Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo kế hoạch, quy trình, tài liệu và biểu mẫu đã thiết lập.

Bước 10: Đào tạo đánh giá nội bộ Hệ thống OHSMS

Lựa chọn nhân viên có năng lực để đào tạo đánh giá nội bộ về việc xây dựng Hệ thống OHSMS, kiểm tra việc thực hiện các quy trình và tuân thủ ISO 45001 trong tổ chức

KNA Cert hỗ trợ Công ty TNHH Innovation Tương Lai Việt Nam đạt chứng nhận ISO 45001 

Bước 11: Đánh giá nội bộ

Thực hiện đánh giá nội bộ để xác định mức độ tuân thủ của Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp trong doanh nghiệp. Quá trình đánh giá phải được tiến hành một cách chính xác và khách quan. Lưu ý quá trình đánh giá nội bộ cần được tiến hành định kỳ để kiểm tra hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Bước 12: Hành động khắc phục

Dựa trên kết quả đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần thực hiện các hành động cần thiết để khắc phục những vấn đề tồn đọng và cải thiện Hệ thống OHSMS.

Bước 13: Xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện xem xét toàn diện về Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, trong đó cần xem xét cả các báo cáo đánh giá nội bộ, đảm bảo rằng Hệ thống OHSMS đã đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.

Bước 14: Đăng ký chứng nhận ISO 45001

Doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết để đăng ký chứng nhận ISO 45001 với một tổ chức ISO 45001 uy tín có thẩm quyền để xác minh tính hiệu lực của Hệ thống OHSMS.

Bước 15: Đánh giá chứng nhận ISO 45001

Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện đánh giá chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp của doanh nghiệp. Quá trình đánh giá chia thành hai giai đoạn. Trong đó giai đoạn 1 tiến hành xem xét tài liệu, rà soát quy trình, giai đoạn 2 đánh giá hiện trường cơ sở và phỏng vấn nhân sự của doanh nghiệp.

Thực hiện đánh giá chứng nhận ISO 45001

Bước 16: Hành động khắc phục

Dựa trên kết quả đánh giá thực tế, doanh nghiệp cần thực hiện các hành động cần thiết để khắc phục bất kỳ điểm chưa phù hợp nào theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận.

Bước 17: Nhận chứng chỉ ISO 45001

Sau khi hoàn thành các yêu cầu khắc phục của tổ chức chứng nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được chứng chỉ ISO 45001 có hiệu lực trong 03 (ba) năm. Đây là bằng chứng chứng minh rằng doanh nghiệp đã đáp ứng các điều khoản và yêu cầu của tiêu chuẩn.

Bước 18: Duy trì chứng nhận ISO 45001

Sauk hi được cấp giấy chứng nhận ISO 45001, doanh nghiệp cần thường xuyên duy trì và cải thiện hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, tiếp tục thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ để kịp thời phát hiện những điểm chưa phù hợp. Đặc biệt trong giai đoạn 03 năm khi chứng chỉ ISO 45001 có hiệu lực, doanh nghiệp sẽ phải trải qua các cuộc đánh giá giám sát định kỳ do tổ chức chứng nhận thực hiện được tiến hành 12 tháng/lần để đảm bảo rằng Hệ thống OHSMS vẫn đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Bước 19: Tái chứng nhận ISO 45001

Sau khi chứng chỉ ISO 45001 hết hiệu lực, nếu vẫn muốn duy trì xác minh tính hiệu quả của Hệ thống OHSMS, doanh nghiệp cần tái chứng nhận. quá trình tái chứng nhận lặp lại y hết những công việc từ bước 14 trở đi.

Đối tượng tham gia áp dụng ISO 45001 trong doanh nghiệp

Để quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 trong một doanh nghiệp thành công cần có sự tham gia của nhiều người. Nhiều vai trò khác nhau sẽ tham gia để đảm bảo rằng Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS) được triển khai một cách hiệu quả.

Dưới đây là những đối tượng sẽ tham gia vào quá trình áp dụng ISO 45001:

Ban lãnh đạo và Quản lý cấp cao

Các nhà lãnh đạo và quản lý cấp cao trong doanh nghiệp phải đảm bảo rằng việc xây dựng OHSMS được hướng dẫn và ủng hộ một cách mạnh mẽ. Đây là những người đứng đầu của một doanh nghiệp, có trách nhiệm đặt ra chiến lược, thể hiện cam kết và phân bổ nguồn lực để đảm bảo an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong nội bộ tổ chức

Công ty Cổ phần Thành Thành Công - Biên Hòa áp dụng tiêu chuẩn ISO 4501

Người quản lý OHSMS

Đây là đối tượng chịu trách nhiệm chính về việc thiết lập, triển khai và duy trì Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo ISO 45001. Họ thường là chuyên gia trong lĩnh vực an toàn lao động, được đào tạo bài bản và có nhiều kinh nghiệm.

Cán bộ an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

Những người này có trách nhiệm giám sát các hoạt động hàng ngày trong doanh nghiệp và đảm bảo rằng các quy định về an toàn lao động được tuân thủ trong mọi hoạt động, quy trình. Họ thường là người có kiến thức chuyên môn về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Người lao động

Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều cần tham gia vào việc áp dụng ISO 45001 bằng cách tuân thủ các quy tắc an toàn, tham gia đào tạo về an toàn lao động và báo cáo những tình huống nguy hiểm hoặc tiềm ẩn nguy cơ cho ban quản lý.

Người lao động chính là đối tượng chính của ISO 45001

Phòng ban liên quan

Các phòng ban liên quan như kỹ thuật, nhân sự, sản xuất, tiếp thị, v.v., đều có vai trò trong việc đảm bảo rằng OHSMS được tích hợp vào quá trình làm việc hàng ngày.

Nhà cung cấp và đối tác

Các nhà cung cấp và đối tác cũng có thể tham gia vào việc áp dụng ISO 45001 bằng cách tuân thủ các yêu cầu liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm.

→ Có thể nói việc áp dụng ISO 45001 trong doanh nghiệp đòi hỏi sự phối hợp từ nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức để đảm bảo rằng Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được triển khai một cách thành công và hiệu quả.

Lưu ý khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001

Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 trong doanh nghiệp, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên xem xét để đảm bảo quá trình triển khai và duy trì Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS) diễn ra thành công.

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

Cam kết từ lãnh đạo

Lãnh đạo cấp cao cần đưa ra cam kết mạnh mẽ về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, đồng thời hiểu rõ tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 45001. Sự hỗ trợ và tuyên bố từ phía lãnh đạo là chìa khóa cho thành công của Hệ thống OHSMS.

Xác định rõ phạm vi và mục tiêu của Hệ thống OHSMS

Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng phạm vi của OHSMS và đặt ra mục tiêu cụ thể mà tổ chức muốn đạt được thông qua việc áp dụng ISO 45001. Điều này giúp quá trình áp dụng đi đúng hướng và các nguồn lực được phân bổ hợp lý cho những mục tiêu quan trọng.

Liệt kê các rủi ro và biện pháp kiểm soát

Cần xác định các rủi ro liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong hoạt động của doanh nghiệp. Thực hiện đánh giá rủi ro và phân loại theo cấp độ ưu tiên. Căn cứ vào kết quả đánh giá, tiến hành triển khai những biện pháp kiểm soát để giảm thiểu và ngăn ngừa các rủi ro.

Huy động sự tham gia của nhân viên

Đảm bảo sự tham gia đông đảo và hợp tác của toàn bộ nhân viên là một yếu tố quan trọng. Doanh nghệp cần xây dựng cơ chế phản hồi và nhận đề xuất từ nhân viên về các vấn đề liên quan đến an toàn lao động.

Phổ biến hệ thống OHSMS trong tổ chức

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các kế hoạch, chương trình về OHSMS được phổ biến rộng rãi trong tổ chức, từ việc đề xuất các biện pháp kiểm soát đến việc báo cáo về sự cố và tiến độ đạt được mục tiêu. Bất kỳ thay đổi hay cập nhật nào cũng cần được thông báo tới các thành viên của tổ chức.

Liên tục cải tiến

Hệ thống OHSMS cần được theo dõi và đánh giá thường xuyên để xác định các cơ hội cải tiến. Điều này đòi hỏi việc xem xét và điều chỉnh quy trình dựa trên dữ liệu thực tế.

Đào tạo và nâng cao nhận thức

Đảm bảo rằng tất cả nhân viên, đặc biệt là những nhân viên chủ chốt có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Định kỳ tổ chức các khóa đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên.

Hợp tác với đối tác

Đối tác và nhà cung cấp cũng nên được định rõ vai trò và trách nhiệm của họ liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Các bên có thể phối hợp với nhau để xây dựng môi trường kinh doanh an toàn, bền vững.

Theo dõi và đánh giá việc tuân thủ

Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát và quy trình OHSMS đang được tuân thủ đúng cách. Nếu phát hiện điểm không phù hợp thì cần có sự điều chỉnh kịp thời để không gây ra những sự cố đáng tiếc.

KNA CERT hỗ trợ chứng nhận cho Công ty TNHH Gemtek Việt Nam

Đảm bảo OHSMS phù hợp với bối cảnh

Đảm bảo rằng OHSMS được xây dựng bám sát và phù hợp với tình hình thực tế của thị trường cũng như bối cảnh của doanh nghiệp. Bởi lẽ mỗi một giai đoạn sẽ phát sinh những nguy cơ khác nhau, mỗi doanh nghiệp lại có một đặc điểm khác biệt về quy mô, lĩnh vực, tính chất công việc. Xây dựng OHSMS phù hợp với bối cảnh là điều cần thiết

Việc áp dụng ISO 45001 là một quá trình đầy thách thức nhưng cũng là cơ hội cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ tiêu chuẩn này, doanh nghiệp không chỉ bảo vệ sức khỏe và an toàn cho nhân viên, mà còn tạo dựng một hình ảnh đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu được hướng dẫn áp dụng ISO 45001 hoặc đánh giá chứng nhận ISO 45001, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ sớm nhất.