Thực tiễn áp dụng ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính

Theo thống kê có hơn 6.000 cơ quan hành chính nhà nước đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Vậy việc áp dụng ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính diễn ra thực tế như thế nào và đem lại hiệu quả gì, hãy cùng KNA CERT đọc và tìm hiểu.

Tình hình áp dụng ISO 9001 trong hành chính

Tiêu chuẩn ISO 9001 là công cụ hữu hiệu trong hành chính công. ISO 9001 là tập hợp các tiêu chí của một hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn. Bất cứ tổ chức, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực nào cũng đều có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO để tối ưu hóa hiệu quả quản lý, từ đó tạo ra các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Chủ trương triển khai tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống hành chính công đã được nhà nước quan tâm từ sớm thông qua việc xây dựng bộ TCVN ISO 9001:2008 và Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước vào ngày 5/3/2014 do Thủ tướng Chính phủ ban hành.

Khi tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ra đời thay thế cho phiên bản cũ thì TCVN ISO 9001:2015 cũng được ban hành tại Việt Nam. Điều đó cho thấy Nhà nước luôn theo dõi, chú trọng và đề cao tiêu chuẩn quản lý hiện đại này. Ngày 9/4/2021, Hội nghị sơ kết tình hình triển khai Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg được Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN) tổ chức tại Hà Nội. Hội nghị nhằm tổng kết, đánh giá các kết quả đã đạt được trong việc triển khai tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống hành chính công. Đồng thời trao đổi, thảo luận về các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện. Trên cơ sở đó đề xuất kiến nghị để nâng cao hiêu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của cơ quan nhà nước.

Tại hội nghị, ông Huỳnh Thành Đạt - Ủy viên BCH Trung ương Đảng, Bộ trưởng Bộ KH&CN nhận định, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước là nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt, góp phần xây dựng một Chính phủ “liêm chính, tận tâm, tận lực, phục vụ nhân nhân”.

Dưới sự chỉ đạo của Chính phủ trong suốt thời gian qua, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã được áp dụng một cách mạnh mẽ, quyết liệt, đồng bộ và thống nhất trên phạm vi cả nước. Cụ thể:

• 20/22 bộ, ngành thuộc đối tượng bắt buộc phải áp dụng đủ điều kiện đạt chứng chỉ ISO 9001:2015 theo quy định
• 74/98 cơ quan thuộc đối tượng khuyến khích áp dụng cũng đẩy mạnh xây dựng ISO 9001 trong nội bộ
• 62/63 địa phương tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001

Hệ thống văn bản, tài liệu liên quan cũng được chú trọng biên soạn như: Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 cho các cơ quan cấp cao và địa phương. Các cơ sở đào tạo, tư vấn ISO 9001 với những chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá và các tổ chức chứng nhận ISO 9001 cũng được hình thành nhằm đáp ứng yêu cầu tư vấn, kiểm tra, chứng nhận của các đơn vị.

Đánh giá việc áp dụng ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính

Hạn chế

Đa số các đơn vị đã xây dựng, áp dụng ISO 9001 đều thực hiện tốt việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng, tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có những điểm không phù hợp, cụ thể:

• Một số cơ quan đã xây dựng, áp dụng và được chứng nhận ISO 9001 nhưng không thực hiện duy trì hoặc duy trì ở mức độ hình thức
• Chưa thực hiện thường xuyên việc rà soát, sửa đổi thủ tục hành chính, cập nhật văn bản quy phạm pháp luật vào hệ thống quản lý chất lượng
• Chưa thực hiện việc niêm yết quyết định công bố, bản công bố, danh mục thủ tục hành chính, các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
• ...

Nguyên nhân của những điểm không phù hợp này là do cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ đa số là cán bộ kiêm nhiệm, thường xuyên thay đổi; sự thay đổi của một số văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến các quy trình được xây dựng, áp dụng; việc đánh giá nội bộ còn mang tính hình thức, nội dung và chất lượng đánh giá còn hạn chế...

KNA Cert Đào tạo nhận thức Tiêu Chuẩn ISO 9001:2015 cho Bệnh viện Đại Học Y Hà Nội

Ưu điểm

Nhờ nỗ lực của Chính phủ và các cấp mà thủ tục hành chính đã được cải cách theo hướng minh bạch và tinh gọn hơn. Cụ thể, hệ thống quản lý chất lượng đòi hỏi cơ quan nhà nước khi giải quyết thủ tục hành chính phải:

• Công khai các loại giấy tờ mà người dân phải nộp
• Nêu rõ quy trình giải quyết và kết quả, thời gian hoàn thành, đơn giản hóa thủ tục hành chính
• Phân định rõ công việc giữa các phòng, ban, tránh chồng chéo, bất hợp lý
• Hoàn thiện điều kiện vật chất, cơ sở hạ tầng tại nơi làm việc
• Đẩy mạnh công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ
• Tạo điều kiện để người dân giám sát thủ tục hành chính theo đúng quy định
• Thực hiện sửa đổi, chỉnh lý quy phạm cho phù hợp với thực tiễn khi cần thiết.

Bên cạnh việc triển khai áp dụng ISO 9001:2015 theo cách “truyền thống”, một số đơn vị đã xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý chất lượng, tập trung ở các khu vực Hà Nội, TP. Hồ Chính Minh, Cà Mau, Long An... Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp các hoạt động ISO của cơ quan hành chính được thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian cũng như công sức làm việc của đội ngũ cán bộ, chuyên viên phụ trách quản lý ISO.

Có thể nói, việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước đã giúp:

• Thiết lập quy trình giải quyết công việc một cách khoa học
• Từng bước cải tiến phương pháp làm việc hiệu quả
• Tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức, phòng ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời hiệu quả
• Hạn chế đến mức thấp nhất tiêu cực có thể xảy ra trong thực thi nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức
• Góp phần tích cực trong việc thực hiện cơ chế "một cửa; một cửa liên thông" theo quy định của Chính phủ
• Là công cụ hỗ trợ đắc lực phục vụ công tác cải cách hành chính đối với các cơ quan hành chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay.

Có thể thấy việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 ban đầu khá khó khăn nhưng cho tới nay ISO 9001 đã trở thành công cụ hữu hiệu để xây dựng nền hành chính hiện đại.

Các điển hình áp dụng ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính

Áp dụng ISO 9001 trong cơ quan hành chính tại Bình Thuận

Ngày 15/6/2021 Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận đã ban hành Kế hoạch số 2145/KH-UBND về việc triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước của tỉnh giai đoạn 2021 – 2025. Theo đó, Bình Thuận phấn đấu đến năm 2025 có trên 90% UBND cấp xã hoàn thành việc xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. Đồng thời thực hiện có hiệu quả việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Từ đó, nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công, thúc đẩy cải cách hành chính của cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương.

Để đạt được kế hoạch đã đề ra, Sở Khoa học và Công nghệ Bình Thuận chủ trì tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện các nhiệm vụ trong giai đoạn 2021-2025 cụ thể như sau:

• Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các chủ trương, quy định, chính sách, hướng dẫn của Trung ương và tỉnh trong việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thông qua nhiều hình thức khác nhau, biểu dương những cơ quan, cá nhân tiêu biểu có giải pháp, cách làm hay, thực hiện có kết quả, hiệu quả Hệ thống quản lý chất lượng.
• Mở rộng xây dựng và triển khai Hệ thống quản lý chất lượng cho 10 UBND cấp xã.Khuyến khích những đơn vị sự nghiệp công lập xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.
• Tổ chức 20 lớp đào tạo, hướng dẫn xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng cho cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh Bình Thuận. Bồi dưỡng, huấn luyện đội ngũ công chức, viên chức thuộc Sở Khoa học và Công nghệ đảm bảo năng lực chuyên môn, quản lý để: hỗ trợ triển khai Hệ thống quản lý chất lượng, tham mưu, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
• Tổ chức kiểm tra hàng năm việc áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, đánh giá, chấm điểm việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng trong nội dung cải cách hành chính.

Áp dụng ISO 9001 trong hành chính công tại tỉnh Yên Bái

Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước; Kế hoạch số 90/KH-SKHCN ngày 01/10/2021 của Sở Khoa học và Công nghệ về kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 đối với các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Yên Bái năm 2021, Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh đã thành lập đoàn kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Theo đó, Đoàn đã tiến hành kiểm tra trực tiếp tại 52 cơ quan, đơn vị (Trong đó có 05 sở ban, ngành và 05 Chi cục; 04 huyện và 38 xã thuộc các huyện Mù Cang Chải, Lục Yên, Yên Bình và Văn Chấn). Kiểm tra gián tiếp trên trang thông tin điện tử đối với 161 cơ quan hành chính nhà nước (Trong đó có 26 cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và 135 xã, phường và thị trấn).

Qua kiểm tra trực tiếp 52 đơn vị cho thấy nhìn chung các cơ quan đã triển khai tốt hoạt động xây dựng áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đã kịp thời kiện toàn lại Ban chỉ đạo ISO, trong đó lãnh đạo cao nhất làm Trưởng ban, thường xuyên chỉ đạo, điều hành, đôn đốc các phòng, ban và toàn thể cán bộ công chức trong đơn vị áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, đảm bảo tiến độ theo kế hoạch đã được phê duyệt.

Có 50/52 cơ quan hành chính nhà nước (chiếm 96,1%) đã xây dựng, đưa vào áp dụng thực tế đầy đủ các quy trình hệ thống quản lý chất lượng theo Quyết định 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ và 100% thủ tục hành chính được UBND tỉnh công bố thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị.

Tại thời điểm kiểm tra có 19/52 cơ quan (chiếm 36,5%) đã tiến hành đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng theo đúng quy định; 32/52 cơ quan (chiếm 61,5%) đã tiến hành đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng. Nhìn chung việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị gọn gàng, ngăn nắp, khoa học theo đúng quy định của ISO 9001:2015.

Việc kiểm tra tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái năm 2021 giúp đảm bảo thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính Nhà nước của tỉnh đúng theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng cán bộ, công chức làm việc theo hướng chuyên nghiệp, tiến tới nền hành chính hiện đại.

Trên đây là các thông tin về thực tiễn áp dụng ISO 9001 trong cơ quan hành chính. Nếu Quý Khách hàng đang có nhu cầu tìm hiểu và chứng nhận ISO 9001, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.