[Cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000] Xử lý các tình huống khẩn cấp và sự cố

ISO 22000 là một tiêu chuẩn quốc tế được sử dụng rộng rãi về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp các tổ chức xây dựng, duy trì một môi trường sản xuất thực phẩm an toàn và hiệu quả. Trong đó, điều khoản 8.4.2 ISO 22000 đóng vai trò quan trọng trong việc ứng phó với các tình huống khẩn cấp và sự cố có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Bài viết này của KNA CERT sẽ hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000, đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể áp dụng một cách hiệu quả điều khoản này.

Điều khoản 8.4.2 ISO 22000 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 22000 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS - Food Safety Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên Toàn cầu.

Tiêu chuẩn ISO 22000:2018 là phiên bản mới nhất của bộ tiêu chuẩn ISO 22000, được ban hành vào tháng 6 năm 2018. Tiêu chuẩn ISO 22000:2018 có 10 điều khoản thì Điều khoản 8.4.2 ISO 22000 thuộc Điều 8 (Thực hiện) đề cập tới nội dung: “Xử lý các tình huống khẩn cấp và sự cố”. 

Điều khoản 8.4.2 của ISO 22000 quy định các yêu cầu về việc ứng phó với các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Theo điều khoản này, các tổ chức cần thiết lập một hệ thống và quy trình rõ ràng để nhận diện, ứng phó, và giảm thiểu tác động của các tình huống khẩn cấp. Việc thực hiện điều khoản này không chỉ giúp bảo vệ an toàn thực phẩm mà còn bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và duy trì uy tín của tổ chức.

Nội dung của điều khoản 8.4.2 ISO 22000:2018

Điều khoản 8.4.2 ISO 22000:2018 yêu cầu tổ chức phải thực hiện một loạt các hành động để đảm bảo ứng phó kịp thời với các tình huống khẩn cấp và sự cố ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Cụ thể, điều khoản này bao gồm các nội dung  sau:

Doanh nghiệp/tổ chức cần phải ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế thông qua các cách sau:

• Đảm bảo xác định được các yêu cầu luật định và chế định hiện hành: Tổ chức cần phải nắm bắt và tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan đến an toàn thực phẩm, bao gồm các quy định của các cơ quan chức năng, luật pháp quốc gia và quốc tế về an toàn thực phẩm. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải có hệ thống theo dõi các thay đổi trong quy định và hành động kịp thời để đảm bảo rằng tổ chức luôn tuân thủ các yêu cầu này trong mọi tình huống.
• Trao đổi thông tin nội bộ: Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận và nhân viên trong tổ chức là cực kỳ quan trọng trong việc ứng phó với các tình huống khẩn cấp. Các thông tin liên quan đến sự cố, các biện pháp xử lý, và các thông tin cần thiết khác cần được truyền tải một cách rõ ràng và kịp thời đến tất cả các cá nhân có liên quan trong tổ chức để đảm bảo rằng họ có thể hành động nhanh chóng và chính xác.
• Trao đổi thông tin với bên ngoài (ví dụ: nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan chức năng, cơ quan truyền thông): Tổ chức cũng cần phải có một cơ chế để trao đổi thông tin với các bên ngoài tổ chức như nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan chức năng và truyền thông. Việc trao đổi thông tin này giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan có đủ thông tin để đưa ra các quyết định và hành động thích hợp trong tình huống khẩn cấp.

Nội dung tiếp theo của điều khoản này là tổ chức phải thực hiện các hành động nhằm giảm thiểu hậu quả của sự cố hoặc tình huống khẩn cấp. Các hành động này phải được triển khai ngay lập tức và phù hợp với mức độ của sự cố để giảm thiểu tác động tiêu cực đến an toàn thực phẩm và bảo vệ sức khỏe cộng đồng. Điều này bao gồm việc ngừng hoặc điều chỉnh các quy trình sản xuất, thu hồi sản phẩm, hoặc thông báo cho các cơ quan chức năng nếu cần thiết.

Tổ chức cũng cần thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ đối với các thủ tục và quy trình ứng phó với tình huống khẩn cấp. Việc này giúp đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp đã được triển khai và đảm bảo rằng tất cả các nhân viên trong tổ chức đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc xử lý sự cố.

Sau khi xảy ra sự cố thực tế, tổ chức cần phải xem xét lại các thông tin và tài liệu liên quan đến tình huống khẩn cấp, đồng thời cập nhật các tài liệu này để cải thiện quy trình ứng phó trong tương lai. Điều này giúp tổ chức luôn duy trì một hệ thống ứng phó linh hoạt và hiệu quả, sẵn sàng đối phó với các tình huống khẩn cấp trong tương lai.

Hướng dẫn cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000

Để thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000 một cách hiệu quả, các tổ chức cần thực hiện theo một quy trình rõ ràng và chi tiết. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể để thực hiện điều khoản này:

Bước 1: Nhận diện các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra

Bước đầu tiên, tổ chức cần tiến hành một quá trình đánh giá rủi ro nhằm nhận diện tất cả các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra cũng như có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn thực phẩm. Tình huống khẩn cấp có thể bao gồm:

• Các sự cố tự nhiên như: thiên tai, lũ lụt, động đất, hạn hán 
• Sự cố môi trường: ô nhiễm môi trường, cháy nổ,..
• Sự cố thiết bị: hư hỏng máy móc, thiết bị chế biến thực phẩm,.. 
• Sự cố liên quan đến sức khỏe cộng đồng như: Dịch bệnh, khủng hoảng sức khỏe,..
• …

Việc nhận diện chính xác các tình huống khẩn cấp này giúp tổ chức chuẩn bị sẵn sàng để đối phó và giảm thiểu ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động sản xuất thực phẩm.

Bước 2: Thiết lập kế hoạch ứng phó với tình huống khẩn cấp

Sau khi đã xác định được các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn, tổ chức cần thiết lập một kế hoạch ứng phó chi tiết. Kế hoạch này phải bao gồm các bước hành động cụ thể để giảm thiểu tác động tiêu cực đến an toàn thực phẩm. Mỗi tình huống khẩn cấp cần có một phương án xử lý riêng biệt, trong đó xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong tổ chức. 

Đồng thời, kế hoạch cũng cần chỉ ra các biện pháp phòng ngừa và các bước cần thực hiện để ngừng hoặc giảm thiểu sự cố có thể xảy ta. Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần xác định nguồn lực cần thiết trong kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp. Các nguồn lực cần thiết bao gồm nhân lực, thiết bị, vật tư dự trữ và các hỗ trợ từ bên ngoài (như các cơ quan chức năng, nhà cung cấp,...).

Bước 3: Đảm bảo truyền thông hiệu quả

Truyền đạt thông tin tới tất cả mọi người trong tổ chức là một việc không thể thiếu khi tiến hành thực hiện điều khoản 8.4.2 theo ISO 22000 cũng như trong việc ứng phó với các tình huống khẩn cấp. Chính vì vậy, tổ chức cần thiết lập một cơ chế thông tin liên lạc rõ ràng giữa các bộ phận trong nội bộ. Đồng thời, tổ chức cũng phải có một kế hoạch giao tiếp rõ ràng với cơ quan chức năng, khách hàng, và nhà cung cấp. Việc trao đổi thông tin kịp thời và chính xác sẽ giúp các bên liên quan có đủ dữ liệu và thông tin để đưa ra các quyết định phù hợp.

Bước 4: Đào tạo nhân viên về quy trình ứng phó

Đào tạo nhân viên là một yếu tố then chốt trong cách thực hiện điều khoản 8.4.2 theo ISO 22000. Tổ chức cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên, từ các nhân viên sản xuất đến bộ phận quản lý, đều được huấn luyện đầy đủ về nhận diện tình huống khẩn cấp, cũng như quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp. Việc đào tạo này giúp nhân viên không chỉ hiểu rõ các bước hành động cần thiết khi xảy ra sự cố, mà còn giúp họ phản ứng nhanh chóng và chính xác để ngăn chặn các rủi ro đối với an toàn thực phẩm. Quá trình đào tạo cần được tổ chức định kỳ để đảm bảo tất cả nhân viên đều có khả năng ứng phó hiệu quả trong mọi tình huống.

Bước 5: Kiểm tra và đánh giá định kỳ

Tổ chức cần tổ chức các cuộc kiểm tra, diễn tập và đánh giá định kỳ về tính hiệu quả của các thủ tục ứng phó đã được thiết lập. Việc kiểm tra này giúp tổ chức xác định các điểm yếu trong quy trình, từ đó cải tiến và điều chỉnh lại kế hoạch ứng phó cho phù hợp với các tình huống thực tế. Các cuộc kiểm tra có thể bao gồm các bài kiểm tra giả định hoặc tình huống thực tế nhằm đánh giá khả năng ứng phó của nhân viên và hệ thống.

Bước 6: Cập nhật các tài liệu sau sự cố

Sau khi xảy ra sự cố khẩn cấp hoặc sau mỗi cuộc kiểm tra, tổ chức cần xem xét và cập nhật các tài liệu liên quan đến tình huống khẩn cấp. Điều này giúp cải thiện quy trình ứng phó, cũng như tăng cường khả năng chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp trong tương lai. Việc cập nhật tài liệu có thể bao gồm việc điều chỉnh các biện pháp kiểm soát, thay đổi các bước trong quy trình hoặc cập nhật các thông tin liên quan đến cơ quan chức năng, nhà cung cấp và khách hàng. Quá trình này sẽ giúp tổ chức duy trì một hệ thống ứng phó khẩn cấp linh hoạt và hiệu quả, luôn sẵn sàng cho những tình huống không lường trước.

Những lưu ý trước khi tiến hành thực hiện điều khoản 8.4.2 theo ISO 22000

Trước khi thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000, tổ chức cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Dưới đây là những lưu ý cần thiết:

• Đánh giá tình hình thực tế: Kiểm tra các nguồn lực và quy trình hiện có để xây dựng kế hoạch ứng phó hiệu quả.
• Phân loại tình huống khẩn cấp: Phân loại các tình huống khẩn cấp theo mức độ nghiêm trọng và tác động đến an toàn thực phẩm.
• Xác định trách nhiệm rõ ràng: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
• Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan: Cập nhật thông tin và phối hợp với nhà cung cấp, khách hàng và cơ quan chức năng.
• Linh hoạt trong kế hoạch: Đảm bảo kế hoạch ứng phó có thể điều chỉnh khi cần thiết.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo tất cả nhân viên được huấn luyện về quy trình ứng phó khẩn cấp.
• Chuẩn bị tài liệu cần thiết: Sắp xếp các tài liệu, quy trình và hướng dẫn rõ ràng.
• Xem xét yêu cầu pháp lý: Tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn ISO 22000
• Kiểm tra và đánh giá: Thực hiện kiểm tra định kỳ để đánh giá hiệu quả kế hoạch.

Hy vọng sau khi đọc bài viết trên Quý Doanh nghiệp đã hiểu hơn về cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000. Nếu doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc gì về chứng nhận ISO 22000. Hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được giải đáp.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com