Chính sách chất lượng là gì? Ví dụ về Chính sách chất lượng ISO 9001

Chính sách chất lượng là tài liệu cần thiết giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Chính sách chất lượng có mối quan hệ mật thiết với tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu Chính sách chất lượng là gì và cách thiết lập chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015.

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ?

Chính sách chất lượng là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực quản lý chất lượng. Nó đại diện cho tập hợp các nguyên tắc, mục tiêu và cam kết của một tổ chức trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp. Chính sách chất lượng nhằm tạo ra một khung pháp lý và hướng dẫn cho hoạt động quản lý chất lượng của tổ chức.

MỐI LIÊN HỆ GIỮA CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG VÀ ISO 9001:2015

Chính sách chất lượng là một khía cạnh cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9001 (Tiêu chuẩn Quốc tế về về Hệ thống quản lý chất lượng - QMS)

Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, điều khoản 5.2.1 đã đề cập tới yêu cầu về thiết lập chính sách chất lượng. Cụ thể như sau:

“Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng, đảm bảo rằng:

a) phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức và hỗ trợ các định hướng chiến lược của tổ chức;

b) cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu chất lượng;

c) bao gồm cam kết thỏa mãn các yêu cầu thích hợp;

d) bao gồm cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.”

Ngoài ra, điều khoản 5.2.2 trong ISO 9001:2015 cũng đề cập tới yêu cầu truyền đạt chính sách chất lượng như sau:

“Chính sách chất lượng phải:

a) sẵn có và được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản;

b) được truyền đạt, thấu hiểu và được áp dụng trong tổ chức;

c) sẵn có cho các bên liên quan khi thích hợp.”

AI CHỊU TRÁCH NHIỆM XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG?

Nói về người chịu trách nhiệm thiết lập chính sách chất lượng trong doanh nghiệp, tiêu chuẩn ISO 9001 đã trả lời rất rõ ràng: Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm xây dựng, lập thành văn bản, truyền đạt và duy trì chính sách chất lượng trong tổ chức

THẾ NÀO LÀ CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG PHÙ HỢP VỚI ISO 9001?

1. Phù hợp với chiến lược tổ chức

Chính sách chất lượng phải phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức, đảm bảo rằng nó hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Để đạt được sự liên kết này, ban lãnh đạo cấp cao nên cộng tác với các bên liên quan để xác định các mục tiêu chiến lược và kết hợp chúng vào chính sách.

2. Kết hợp các yêu cầu của khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng là một khía cạnh quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Chính sách chất lượng phải thể hiện cam kết hiểu, đáp ứng và vượt quá yêu cầu của khách hàng. Điều này có thể đạt được bằng cách xác định nhu cầu cụ thể của khách hàng, đặt ra các mục tiêu liên quan và thực hiện các quy trình để đáp ứng các mục tiêu đó.

3. Bao gồm các yêu cầu của ISO 9001

Chính sách chất lượng cũng phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể được nêu trong tiêu chuẩn ISO 9001. Điều này bao gồm cam kết đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định, liên tục cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng

4. Hướng tới thiết lập mục tiêu chất lượng

Chính sách chất lượng phải cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng. Khung này sẽ hướng dẫn tổ chức thiết lập các mục tiêu có thể đo lường được và có thể đạt được để hỗ trợ các mục tiêu chung của chính sách.

5. Phản ánh cam kết cải tiến liên tục

Cam kết cải tiến liên tục là trọng tâm của tiêu chuẩn ISO 9001. Chính sách chất lượng phải phản ánh cam kết này, khuyến khích tổ chức tìm kiếm cơ hội cải tiến và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết.

QUY TRÌNH VIẾT CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001 HIỆU QUẢ

Việc xây dựng Chính sách chất lượng đòi hỏi sự tham gia của tất cả các cấp quản lý và nhân viên trong tổ chức. Quy trình xây dựng bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Tổ chức cần xác định mục tiêu chất lượng mà họ muốn đạt được. Mục tiêu này phải rõ ràng, đo lường được và có thể đạt được trong thực tế.

Bước 2: Xác định yêu cầu pháp lý và chuẩn mực

Tổ chức cần tìm hiểu và hiểu rõ các yêu cầu pháp lý liên quan đến lĩnh vực hoạt động của mình. Họ cũng cần xác định các chuẩn mực quốc tế mà họ muốn tuân thủ hoặc các yêu cầu cụ thể trong ngành nghề hoạt động, trong đó có tính đến yêu cầu của khách hàng

Bước 3: Đánh giá và phân tích rủi ro

Tổ chức cần đánh giá và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách nhận diện các rủi ro này, tổ chức có thể lập kế hoạch để giảm thiểu chúng và đảm bảo chất lượng.

Bước 4: Xây dựng Chính sách chất lượng

Dựa trên các thông tin đã thu thập, tổ chức có thể bắt đầu xây dựng Chính sách chất lượng. Chính sách này nên bao gồm các nguyên tắc và cam kết cụ thể về chất lượng, cùng với các biện pháp để đạt được mục tiêu chất lượng.

Bước 5: Phê duyệt Chính sách chất lượng

Sau khi hoàn thành việc xây dựng Chính sách chất lượng, tổ chức cần đưa nó vào quy trình phê duyệt. Quy trình này thường bao gồm việc tiếp xúc với các bên liên quan, như lãnh đạo cấp cao và các bộ phận chịu trách nhiệm khác, để đảm bảo Chính sách chất lượng phù hợp và đáp ứng được mục tiêu của tổ chức.

VÍ DỤ VỀ CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY

Lấy ví dụ về một công ty sản xuất có tên XYZ:

Đầu tiên, họ xác định mục đích, bối cảnh và định hướng chiến lược của mình:

• Mục đích: Sản xuất các sản phẩm chất lượng cao
• Bối cảnh: Lực lượng lao động nhỏ, đối thủ cạnh tranh khốc liệt mới gia nhập thị trường
• Định hướng chiến lược: Duy trì và mở rộng thị phần và cung cấp các sản phẩm mới, sáng tạo

Từ những thông tin cơ bản này, công ty đưa ra tuyên bố về chính sách chất lượng như sau:

 “XYZ cam kết sản xuất các sản phẩm tiên tiến có chất lượng cao cho khách hàng một cách chính xác và kịp thời. Chúng tôi đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng và tuân thủ yêu cầu của ISO 9001:2015, đồng thời liên tục cải tiến các quy trình của mình để nâng cao sự hài lòng và gắn bó của khách hàng.”

CÁC BƯỚC TRUYỀN ĐẠT VÀ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

1. Truyền đạt chính sách chất lượng

Giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên hiểu và cam kết thực hiện chính sách chất lượng. Lãnh đạo cao nhất nên phổ biến chính sách thông qua nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như các cuộc họp nhân viên, bản tin nội bộ hoặc nền tảng kỹ thuật số. Ngoài ra, chính sách này cần được trưng bày rõ ràng tại nơi làm việc để đóng vai trò như một lời nhắc nhở thường xuyên về cam kết chất lượng của tổ chức.

2. Đào tạo và gắn kết nhân viên

Nhân viên cần được đào tạo về chính sách chất lượng và sự liên quan của nó với vai trò và trách nhiệm của họ. Khóa đào tạo này cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ chính sách và khuyến khích nhân viên tích cực tham gia vào quá trình cải tiến liên tục của QMS.

3. Liên lạc với các bên quan tâm có liên quan

Tổ chức phải cung cấp chính sách chất lượng của mình cho các bên quan tâm có liên quan, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp hoặc cơ quan quản lý. Điều này có thể đạt được bằng cách đưa chính sách này lên trang web của công ty, trong các tài liệu tiếp thị hoặc thông qua liên lạc trực tiếp với các bên liên quan.

HƯỚNG DẪN DUY TRÌ CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG TRONG DOANH NGHIỆP

1. Đánh giá thường xuyên về tuyên bố chính sách chất lượng

Tuyên bố về chính sách chất lượng cần được lãnh đạo cấp cao xem xét định kỳ để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả liên tục của nó. Những đánh giá này cần xem xét những thay đổi trong định hướng chiến lược, yêu cầu của khách hàng hoặc bối cảnh pháp lý của tổ chức. Nếu cần thiết, chính sách cần được cập nhật để phản ánh những ưu tiên hoặc mục tiêu mới.

2. Giám sát và đo lường hiệu suất

Các tổ chức nên thiết lập các chỉ số hoạt động để theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu chất lượng được nêu trong chính sách. Việc theo dõi và đo lường các chỉ số này có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải tiến, thông báo các hành động khắc phục và thể hiện cam kết của tổ chức đối với việc cải tiến liên tục.

3. Kiểm toán nội bộ và đánh giá quản lý

Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo là những thành phần thiết yếu của một QMS hiệu quả. Chúng tạo cơ hội để đánh giá việc thực hiện và hiệu quả của chính sách chất lượng, xác định các lĩnh vực cần cải tiến và đảm bảo rằng tổ chức vẫn phù hợp với các mục tiêu chất lượng của mình.

LỢI ÍCH KHI CÓ CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG PHÙ HỢP

Một chính sách chất lượng phù hợp mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng:

1. Đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ

Chính sách chất lượng giúp tổ chức đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của họ đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Điều này tạo lòng tin và tăng cường uy tín của tổ chức trên thị trường.

2. Nâng cao hiệu quả hoạt động

Chính sách chất lượng giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình và quản lý hoạt động của mình. Điều này dẫn đến sự nâng cao hiệu suất, giảm thiểu lỗi và phát hiện các cơ hội cải tiến.

3. Tuân thủ yêu cầu pháp lý

Chính sách chất lượng giúp tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này giúp tổ chức tránh các vấn đề pháp lý và tiếp cận thị trường quốc tế.

4. Tăng cường hài lòng khách hàng

Chính sách chất lượng đảm bảo rằng tổ chức đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Điều này tạo điều kiện để cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Khách hàng hài lòng sẽ tạo ra sự tín nhiệm và trung thành, đồng thời mang lại cơ hội tăng doanh số và mở rộng thị trường.

5. Tăng cường quản lý chất lượng

Chính sách chất lượng giúp tổ chức xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ và có cơ sở khoa học. Điều này bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn, quy trình và phương pháp kiểm soát chất lượng để đảm bảo sự nhất quán và liên tục trong hoạt động của tổ chức.

Chính sách chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của một tổ chức. Nó không chỉ định hướng và hướng dẫn hoạt động quản lý chất lượng, mà còn tạo ra lợi ích lớn như đáp ứng yêu cầu khách hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường uy tín của tổ chức trên thị trường.

Hi vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Chính sách chất lượng là gì và nắm được cách xây dựng, truyền đạt, duy trì chính sách chất lượng theo ISO 9001 2015. Để được hướng dẫn cụ thể hơn hoặc làm chứng nhận ISO 9001, Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.