COA là gì? Mục đích và điều kiện cấp giấy COA trong xuất nhập khẩu

Chuẩn bị đủ các loại chứng từ là điều kiện quan trọng trong xuất nhập khẩu và lưu thông hàng hóa trong nước cũng như Quốc tế. Trong bài viết này hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về Giấy chứng nhận phân tích COA là gì, tại sao doanh nghiệp cần sở hữu giấy COA và điều kiện gì để được cấp chứng nhận COA.

COA là gì?

COA hay hay C/A là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Certificate of Analysis”, dịch sang tiếng Việt là “Giấy chứng nhận Phân tích”. Giấy chứng nhận COA là chứng từ phân tích thành phần và đặc tính của sản phẩm để xác minh một sản phẩm nào đó có phù hợp với yêu cầu của khách hàng hay có đáp ứng các thông số kỹ thuật nhất định hay không.

Tại sao doanh nghiệp cần có chứng nhận COA (Certificate of Analysis)?

• Doanh nghiệp, khách hàng và các bên liên quan có thể nhìn vào bảng phân tích chất lượng trong giấy COA để đánh giá về chất lượng của sản phẩm

• Giấy chứng nhận phân tích COA là tài liệu xác nhận rằng sản phẩm đã qua xét nghiệm và có kết quả cụ thể để quản lý được chất lượng đầu ra của sản phẩm.

• Người tiêu dùng nhìn vào sẽ biết được cấu tạo thành phần lý hóa của sản phẩm.
• Có giấy chứng nhận COA thì doanh nghiệp mới xin được giấy phép công bố tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm.
• Certificate Of Analysis là chứng từ bắt buộc phải có để thông quan được hàng hóa nhập khẩu

Mục đích sử dụng của Giấy chứng nhận COA là gì?

Mục đích chính của chưng nhận COA là đảm bảo với khách hàng, nhà sản xuất và nhà cung cấp rằng sản phẩm họ đang phân phối đáp ứng các tiêu chuẩn đã thỏa thuận giữa các bên. COA do nhà sản xuất cung cấp dựa trên năng lực cũng như tiêu chuẩn chất lượng nội bộ của họ, nhu cầu và mục tiêu của khách hàng, và nếu có, tiêu chuẩn chất lượng quản lý của quốc gia, khu vực của nhà sản xuất. Hầu hết các quốc gia đều yêu cầu giấy chứng nhận COA khi xuất nhập khẩu thực phẩm, trong khi đối với các sản phẩm khác như dược phẩm, hóa chất thì cần có các quy trình phân tích chặt chẽ hơn. Một số quốc gia áp dụng yêu cầu này là Ả Rập Saudi và Hoa Kỳ.

Mặc dù chứng chỉ COA thường được sử dụng để kiểm tra sản phẩm nhưng việc có giấy COA cũng rất quan trọng đối với việc sản xuất và giao sản phẩm của nhà cung cấp. COA có thể đóng vai trò là tài liệu nhận dạng cho sản phẩm, hỗ trợ các nhãn dán đi kèm vì giấy COA chứa nhiều thông tin chi tiết, chẳng hạn như thành phần, chất lượng và độ tinh khiết của của sản phẩm.

Khi giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp có thể sử dụng chứng chỉ COA của sản phẩm tương ứng để giải thích cho khách hàng về loại sản phẩm họ đang nhận. Trong trường hợp này, giấy COA cũng có thể giúp khách hàng so sánh sản phẩm họ nhận được với yêu cầu ban đầu họ đưa ra để kiểm tra xem sản phẩm đó có đáp ứng các tiêu chuẩn hoặc quy định hay không.

Những sản phẩm cần có giấy COA là gì?

Hầu như sản phẩm nào cũng cần có Giấy chứng nhận phân tích COA để đảm bảo khâu kiểm tra chất lượng và đủ điều kiện, tiêu chuẩn được phân phối, lưu hành trên thị trường hiện nay. Có thể kể tới những sản phẩm như:

• Thực phẩm
• Rượu vang
• Rượu mạnh
• Gia vị
• Hoá chất
• Mỹ phẩm
• Dược phẩm
• Sản phẩm từ động vật
• Sản phẩm từ thực vật
• …

Giấy chứng nhận phân tích COA chứa những thông tin gì?

Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA - Food and Drug Administration) yêu cầu giấy chứng nhận COA phải chứa những thông tin sau:

• Thông tin nhà cung cấp: Phần này chứa dữ liệu về nhà cung cấp nguyên liệu, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ khác của họ.
• Nhận dạng vật liệu: Nội dung trong phần này xác định vật liệu đang được COA này xác minh. Và nó thường chứa các thông tin phổ biến như số lô, mã sản phẩm và mô tả.
• Dữ liệu vận chuyển: Khu vực này thường bao gồm tên và địa chỉ của khách hàng, đơn đặt hàng ban đầu hoặc các chi tiết khác như điểm đến của mặt hàng. Nội dung này được cung cấp để đáp ứng các yêu cầu vận chuyển và giúp người nhận xác nhận tài liệu đã được ủy quyền và việc giao hàng được dự kiến.
• Bằng chứng về sự phù hợp: Phần này chứa thông tin quan trọng nhất trong chứng nhận COA. Nó nêu các đặc điểm cụ thể, kết quả thử nghiệm hoặc bằng chứng khác về tiêu chuẩn ngành, yêu cầu quy định hoặc yêu cầu cụ thể của khách hàng. Trong một số trường hợp, các tiêu chuẩn thực hiện dự kiến ​​cũng sẽ được ghi lại để tham khảo.
• Dữ liệu chữ ký: Phần cuối cùng này của COA bao gồm chữ ký cho biết rằng bằng chứng được đưa ra đã được xem xét bởi người kiểm tra sản phẩm có trình độ và được ủy quyền.

Lưu ý: Nếu không có đủ từng phần và dữ liệu này, giấy chứng nhận COA của bạn sẽ không được coi là đã kiểm tra hợp pháp đối với sản phẩm của bạn và bạn có thể gặp phải một số hậu quả pháp lý hoặc kinh doanh.

Một số quy định đối với COA của sản phẩm là gì?

COA phải được cấp bởi các trung tâm thử nghiệm độc lập, các phòng thí nghiệm đạt chứng nhận ISO 17025 hoặc được công nhận ở nước xuất khẩu.

Thông thường, việc phân tích các chỉ số về sản phẩm được thực hiện trên các mẫu đại diện trong tổng số hàng hóa được bán ra.

Phân tích sản phẩm có thể được thực hiện tại nhà máy/nhà kho của bên xuất khẩu, hoặc nơi vận chuyển quốc tế sản phẩm.

Nguyên tắc để phân tích một sản phẩm cần đảm bảo theo quy trình sau:

• Bước 1: Tiếp nhận mẫu sản phẩm cần kiểm nghiệm
• Bước 2: Quản lý mẫu
• Bước 3: Kiểm tra
• Bước 4: Thu thập kết quả
• Bước 5: Báo cáo kết luận.

→ Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Chứng nhận ISO 17025

Giới thiệu một số trung tâm kiểm nghiệm sản phẩm uy tín

Như đã nói ở trên, để lấy được giấy chứng nhận COA, các doanh nghiệp cần đến các trung tâm kiểm nghiệm có thẩm quyền để tiến hành kiểm tra sản phẩm. Dưới đây là danh sách một số trung tâm kiểm nghiệm sản phẩm uy tín tại Việt Nam hiện nay mà các doanh nghiệp có thể tới để làm thủ tục cấp COA:

• Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự (VAST): Trung tâm kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo chất lượng và tính chính xác trong việc phân tích mẫu sản phẩm.
• Trung tâm Kiểm định chất lượng sản phẩm nông nghiệp (AgroLab): Được quản lý bởi Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, AgroLab cung cấp dịch vụ kiểm nghiệm chất lượng cho các sản phẩm nông nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy định và tiêu chuẩn chất lượng.
• Trung tâm Kiểm định Chất lượng Hàng hải Việt Nam (VMSA): Đây là trung tâm kiểm định uy tín trong lĩnh vực hàng hải, cung cấp dịch vụ kiểm tra và chứng nhận chất lượng cho các sản phẩm liên quan đến ngành hàng hải.
• Trung tâm Kiểm nghiệm Chất lượng Sản phẩm Công nghệ thông tin và truyền thông (ICTL): Được quản lý bởi Bộ Thông tin và Truyền thông, ICTL đáp ứng nhu cầu kiểm tra chất lượng trong lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông.
• Viện Khoa học và Công nghệ Tài nguyên biển (INRES): Chuyên về kiểm nghiệm chất lượng các sản phẩm liên quan đến tài nguyên biển, INRES đáng tin cậy trong việc xác nhận chất lượng và tính chính xác của mẫu hàng hóa.

Lưu ý: Các doanh nghiệp nên tìm hiểu và lựa chọn trung tâm phù hợp với ngành hàng hóa và yêu cầu của mình để đảm bảo giấy chứng nhận COA được cấp đúng quy trình và có giá trị pháp lý.

Mẫu COA mới nhất

Hy vọng bài viết này đã giúp người đọc hiểu COA là gì? Mọi thắc mắc liên quan tới Giấy chứng nhận phân tích COA, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ giải đáp sớm nhất!