Đại diện lãnh đạo trong ISO 9001:2015 có nhiệm vụ gì?

Các yêu cầu về sự lãnh đạo có thể được tìm thấy trong điều khoản 5 của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về nhiệm vụ của lãnh đạo trong ISO 9001:2015 và cách để chứng minh sự tuân thủ.

ISO 9001:2015 KHƠI DẬY SỰ CAM KẾT VÀ HỢP TÁC CỦA LÃNH ĐẠO

ISO 9001:2015 mở ra một cuộc cách mạng về vai trò của người lãnh đạo trong quản lý chất lượng. Điểm đặc biệt trong phiên bản mới là là đã loại bỏ vị trí "đại diện lãnh đạo", thay bằng ban lãnh đạo cấp cao. Ban lãnh đạo giờ đây phải tích cực tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng để duy trì sự tuân thủ.

Có thể hiểu, trách nhiệm của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hiện thuộc về lãnh đạo. Ban lãnh đạo phải đảm bảo rằng chính sách và mục tiêu chất lượng phải đồng bộ với định hướng chiến lược của tổ chức.

Điều khoản 5 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trao quyền cho các nhà lãnh đạo bằng cách yêu cầu họ chịu trách nhiệm thiết lập và truyền đạt chính sách chất lượng, phân công trách nhiệm và quyền hạn và cuối cùng là đảm bảo tính hiệu quả của QMS. Tất cả các hoạt động đều phải đặt trọng tâm vào khách hàng.

Theo truyền thống xưa, ban lãnh đạo cấp cao thường đứng ở ngoại vi—khen ngợi các cá nhân, phòng ban khi cuộc đánh giá diễn ra suôn sẻ và chỉ trích khi kết quả không như mong đợi—mà không thực sự nắm bắt được tinh thần đồng đội và sự phối hợp liên quan đến việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Giờ đây, người đứng đầu được kỳ vọng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá chứng nhận, tương tác chặt chẽ hơn với các đánh giá viên và giải quyết các câu hỏi hóc búa trong quá trình thực hiện.

Theo đó, quản lý chất lượng sẽ trở thành trách nhiệm của mọi người chứ không chỉ của một vài bộ phận hoặc cá nhân

NHIỆM VỤ CỦA LÃNH ĐẠO TRONG ISO 9001:2015

Yêu cầu về sự lãnh đạo là một yêu cầu mới trong ISO 9001:2015. Doanh nghiệp nên tìm kiếm và ghi lại bằng chứng cho thấy ban lãnh đạo đang thực hiện một cách tiếp cận 'thực tế' để quản lý QMS một cách hiệu quả. Dưới đây là các nhiệm vụ mà lãnh đạo không thể bỏ qua khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng.

Tập trung vào khách hàng

Phiên bản ISO 9001:2008 cũng có đề cập đến tiêu chuẩn này, tuy nhiên trong phiên bản mới năm 2015, yêu cầu Lãnh đạo cao nhất đảm bảo rằng các rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm/dịch vụ hoặc có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng cần được xác định và giải quyết.

Doanh nghiệp nên tìm kiếm và ghi lại bằng chứng cho thấy Ban lãnh đạo cao nhất luôn đảm bảo rằng bất kỳ rủi ro và cơ hội nào có khả năng gây ra ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các sản phẩm/dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định, quy định, hoặc những yếu tố có thể ảnh hưởng bất lợi đến sự hài lòng của khách hàng đều được xác định và giải quyết.

Nhiều lãnh chỉ tập trung tốt vào rủi ro, thậm chí hồ sơ đánh giá rủi ro có thể được ghi chép và lưu giữ, nhưng bạn cũng nên chú ý rằng cơ hội cũng là khía cạnh quan trọng cần được xem xét.

Lãnh đạo cũng nên xác định xem các yêu cầu đã xác định có được xem xét và cập nhật khi xuất hiện sự thay đổi hay không.

Thiết lập chính sách chất lượng

Doanh nghiệp nên kiểm tra xem có bằng chứng nào cho thấy Lãnh đạo cao nhất đã tham gia vào việc xây dựng chính sách chất lượng cũng như đang xem xét và duy trì chính sách đó hay không.

Đồng thời tiến hành xem xét chính sách chất lượng để xác định xem chính sách chất lượng có phù hợp với bối cảnh và mục đích của tổ chức hay không, có cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng và các mục tiêu chất lượng có nhất quán với chính sách chất lượng hay không. Lãnh đạo cao nhất cần chứng minh rằng chính sách chất lượng tương thích với định hướng chiến lược và bối cảnh của tổ chức.

Truyền đạt Chính sách Chất lượng

ISO 9001:2015 yêu cầu chính sách chất lượng phải được duy trì dưới dạng thông tin dạng băn bản. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem chính sách chất lượng đã được áp dụng trong toàn tổ chức hay chưa và chính sách chất lượng đó có sẵn cho bất kỳ bên quan tâm liên quan nào không.

Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức

Yêu cầu này tương đương với các yêu cầu của Điều 5.5 – Trách nhiệm, Quyền hạn và Truyền thông trong ISO 9001:2008. Doanh nghiệp nên tìm kiếm và ghi lại bằng chứng rằng nhân viên của tổ chức của bạn không chỉ được thông báo về nhiệm vụ và quyền hạn QMS của họ mà họ còn hiểu nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong bối cảnh những gì QMS dự định đạt được.

Đào tạo cho ban lãnh đạo ISO 9001:2015 của Công ty TNHH Valuetronics Việt Nam

Lưu ý rằng tổ chức của bạn không cần phải có Đại diện quản lý nữa. Doanh nghiệp nên xác định cách lãnh đạo cao nhất phân công trách nhiệm và quyền hạn để duy trì tính toàn vẹn của QMS trong quá trình sửa đổi hoặc cập nhật. Xác định xem lãnh đạo cao nhất có phân công trách nhiệm và quyền hạn phù hợp để tìm kiếm các cơ hội cải tiến hay không.

BẰNG CHỨNG VỀ SỰ THAM GIA CỦA LÃNH ĐẠO CẤP CAO TRONG QMS

Dưới đây là một số điều quan trọng để chứng tỏ rằng ban lãnh đạo cấp cao có tham gia vào Hệ thống quản lý chất lượng:

• Hiệu quả của QMS được đo lường và ban quản lý tham gia vào việc đánh giá điều này.
• Chính sách và mục tiêu chất lượng được áp dụng theo chỉ đạo của quản lý, được truyền đạt trong tổ chức và được theo dõi tiến độ.
• QMS là một phần của quy trình kinh doanh, không phải là một dự án phụ.
• Nhu cầu về nguồn lực được xem xét và giải quyết bởi ban lãnh đạo.
• Cải tiến liên tục được thúc đẩy và hỗ trợ bởi ban lãnh đạo.
• Có phương thức để đảm bảo các yêu cầu của khách hàng, quy định của pháp luật và yêu cầu của các bên liên quan, đồng thời mọi người đều hiểu tại sao điều này lại quan trọng.
• Có sự quản lý tập trung hướng tới sự hài lòng của khách hàng .
• Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức được giao cho đúng người có đủ năng lực

Bằng chứng cho những điều trên có thể được tìm thấy trong:

• Đánh giá của lãnh đạo - biên bản cuộc họp
• Các cuộc họp và kế hoạch chiến lược kinh doanh
• Các mục tiêu và thông tin truyền thông
• Thông tin được cung cấp trên website của tổ chức
• Báo cáo thường niên
• Thông tin tài liệu khác

Sự tham gia của ban lãnh đạo trong Hệ thống quản lý chất lượng phải được chứng minh. Điều này không chỉ giới hạn trong các đánh giá quản lý hàng năm mà còn thể hiện cả trong quá trình đánh giá nội bộ định kỳ. Đánh giá viên phải đảm bảo rằng họ được chuẩn bị tốt để phỏng vấn Lãnh đạo cao nhất về cam kết của họ đối với Hệ thống quản lý chất lượng. Hiểu biết tốt về các quy trình liên quan đến hoạt động quản lý.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn xác định Bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001:2015

VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Các nhà lãnh đạo phải áp dụng cách tiếp cận chiến lược khi đánh giá hiệu suất và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Mặc dù không thể yêu cầu ban lãnh đạo biết mọi chi tiết nhưng điều quan trọng là họ phải có quyền truy cập vào dữ liệu kịp thời và chính xác để đưa ra quyết định dựa trên rủi ro và ưu tiên các hành động.

Điều khoản 9 của ISO 9001:2015 nhấn mạnh một số hoạt động đánh giá hiệu quả hoạt động. Mặc dù không mới nhưng những hoạt động này rất cần thiết để đảm bảo sự tham gia của lãnh đạo và tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001.

Đào tạo ISO 9001:2015 cho ban lãnh đạo Công ty TNHH KPEG Việt Nam

Một chương trình phân tích rủi ro mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, đo lường và đánh giá các yếu tố quan trọng để có một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.

Kiểm toán nội bộ cũng là một công cụ hiệu quả để tự đánh giá. Một chương trình đánh giá nội bộ phù hợp sẽ giúp bạn thành công trong việc đánh giá chứng nhận hoặc đánh giá theo quy định. Việc cung cấp dữ liệu kiểm toán nội bộ cho lãnh đạo giúp tạo điều kiện ưu tiên các hành động khắc phục, các dự án cải tiến liên tục và phân bổ nguồn lực.

Đánh giá của lãnh đạo là một hoạt động quan trọng cho phép các nhà lãnh đạo đánh giá dữ liệu từ nhiều đầu vào khác nhau. Những cuộc họp xem xét của lãnh đạo có thể quá tải do lượng thông tin được trình bày quá lớn. Điều cần thiết là phải cung cấp nguồn dữ liệu đáng tin để ban lãnh đạo xem xét thường xuyên.

Sự tham gia nhiều hơn của lãnh đạo vào hệ thống quản lý chất lượng là một bước tiến quan trọng trong ISO 9001. Việc các nhà lãnh đạo cùng tham gia sẽ thúc đẩy sự liên kết giữa các mục tiêu kinh doanh và chất lượng, đồng thời tạo ra một tầm nhìn minh bạch. Với sự giao tiếp và hiểu biết rõ ràng của ban lãnh đạo, các cá nhân trong tổ chức có thể được truyền cảm hứng và động lực để làm việc tốt hơn, hướng tới mục tiêu chung là theo đuổi sự xuất sắc.

Trên đây là những thông tin tóm tắt về lãnh đạo trong ISO 9001:2015. Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc làm chứng nhận ISO 9001:2015, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn cụ thể.