Hướng dẫn xác định Bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001:2015

Xác định bối cảnh của tổ chức là một yêu cầu mới trong ISO 9001:2015. Vậy tại sao yêu cầu này lại được thêm vào trong phiên bản mới của tiêu chuẩn và nó đóng vai trò gì trong Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Hãy cùng KNA CERT đọc và tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC LÀ GÌ?

Bối cảnh của tổ chức đề cập tới các yếu tố bên trong và bên ngoài, thông qua đó xác định các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hướng đến Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

ĐIỀU KHOẢN NÀO TRONG ISO 9001 YÊU CẦU TÌM HIỂU BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC?

Phiên bản mới nhất ISO 9001:2015 được ban hành vào ngày 23/09/2015 đã đề cập tới bối cảnh của tổ chức ở Điều khoản 4. Trong đó có 4 nội dung nhỏ bao gồm:

• Điều 4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức
• Điều 4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
• Điều 4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
• Điều 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH BỐI CẢNH NỘI BỘ CỦA TỔ CHỨC THEO ISO 9001

Bối cảnh nội bộ của tổ chức là gi?

Bối cảnh nội bộ của tổ chức là môi trường mà bạn hướng tới để đạt được mục tiêu của mình. Bối cảnh nội bộ có thể bao gồm cách tiếp cận quản trị, mối quan hệ hợp đồng với khách hàng và các bên quan tâm. Những điều cần được xem xét có liên quan đến văn hóa, niềm tin, giá trị hoặc nguyên tắc bên trong tổ chức, cũng như mức độ phức tạp của các quy trình và cơ cấu tổ chức.

Hướng dẫn xác định bối cảnh nội bộ

Để hiểu các vấn đề nội bộ của tổ chức, ở cấp độ vi mô, bạn cần hiểu điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp cũng như có thể xác định các cơ hội và mối đe dọa liên quan. Thực hiện phân tích SWOT để xem xét và đánh giá các chiến lược kinh doanh hiện tại, vị trí và định hướng của tổ chức, các đề xuất kinh doanh và các đầu mối thương mại khác.

Phân tích SWOT nên được phát triển theo cách sao cho các điểm yếu và mối đe dọa trở thành đầu vào để xác định rủi ro và cơ hội.

Tiêu chuẩn ISO 9001 không bắt doanh nghiệp phải ghi lại các vấn đề nội bộ, do đó doanh nghiệp có thể không cần có "Danh sách các vấn đề nội bộ" hoặc "Hồ sơ đánh giá các vấn đề nội bộ". Tuy nhiên, việc này vẫn có thể được xác định thông qua các cuộc phỏng vấn với lãnh đạo cao nhất có liên quan liên quan đến bối cảnh và định hướng chiến lược của tổ chức, các vấn đề và điều kiện đã xác định cũng như cách thức thực hiện những điều này có thể ảnh hưởng tới kết quả dự kiến ​​của hệ thống quản lý chất lượng

Những yếu tố ảnh hưởng tới vấn đề nội bộ của tổ chức

Các vấn đề nội bộ thường có thể bị ảnh hưởng bởi những điều sau:

• Hoạt động tổ chức
• Các loại sản phẩm và dịch vụ
• Định hướng chiến lược
• Năng lực (con người, kiến ​​thức, quy trình, hệ thống)
• Thực hành làm việc
• Cách thức làm việc
• Vị trí và điều kiện
• Kiến thức của người lao động
• Cơ cấu tổ chức
• Chính sách và mục tiêu
• Giá trị
• Chiến lược
• Năng lực
• Văn hoá
• Kiến thức
• Hiệu suất
• Các điều kiện về chất lượng, an toàn và môi trường có khả năng ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi tổ chức của bạn

Nguồn thông tin để xác định các vấn đề nội bộ của doanh nghiệp

Nguồn thông tin liên quan đến các vấn đề nội bộ của tổ chức có thể bao gồm:

• Cơ cấu tổ chức (bao gồm việc xác định vai trò, trách nhiệm và cơ chế quản trị)
• Các báo cáo bên ngoài cho thấy doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt như thế nào
• Các tuyên bố liên quan đến sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của tổ chức bạn
• Đạo đức kinh doanh và quy tắc ứng xử của tổ chức
• Phản hồi thu được từ nhân viên thông qua khảo sát ý kiến
• Hệ thống và quy trình quản lý thông tin để nắm bắt và triển khai kiến ​​thức cùng các bài học kinh nghiệm
• Nghiên cứu năng lực tổ chức, xác định các yêu cầu về tải trọng/công suất và nguồn lực để đạt được nhu cầu
• Hồ sơ rủi ro nội bộ được xác định và cách xử lý chúng.

KNA Cert chứng nhận ISO 9001 cho Ban quản lý dự án - Chi nhánh Tổng công ty Điện lực Miền Bắc

XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH BỐI CẢNH BÊN NGOÀI TỔ CHỨC

Bối cảnh bên ngoài tổ chức là gì?

Bối cảnh bên ngoài tổ chức đề cập tới các yếu tố khách quan có liên quan hoặc tác động đến tổ chức. Các vấn đề bên ngoài có thể bao gồm các xu hướng chính trị, tài chính hoặc kinh tế, nhân khẩu học của khách hàng hoặc sự phát triển sản phẩm mới nổi.

Cách xác định bối cảnh bên ngoài

Doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích PESTLE:

• Political (Chính trị)
• Economic (Kinh tế)
• Sociocultural (Văn hóa xã hội)
• Technological (Công nghệ)
• Environmental (Môi trường)
• Legal (Pháp lý)

Thông qua việc phân tích 6 yếu tố kinh doanh quan trọng trên, doanh nghiệp có thể phân tích bối cảnh bên ngoài tổ chức ở cấp độ vĩ mô.

Phân tích PESTLE cung cấp một khuôn khổ để đo lường thị trường và tiềm năng tăng trưởng.

Những yếu tố thuộc vấn đề bên ngoài tổ chức

Các vấn đề bên ngoài thường có thể tác động tới tổ chức bao gồm:

• Văn hóa, xã hội, chính trị và pháp lý
• Đổi mới, công nghệ, yêu cầu của ngành, yêu cầu của thị trường, nhà cung cấp và đối tác
• Các vấn đề tài chính, kinh tế, tự nhiên và cạnh tranh, dù là quốc tế, quốc gia, khu vực hay địa phương
• Các điều kiện về chất lượng, an toàn và môi trường có khả năng ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi tổ chức của bạn

Nguồn thông tin liên quan đến các vấn đề bên ngoài

Doanh nghiệp có thể dựa vào các thông tin dưới đây để xác định bối cảnh bên ngoài tổ chức:

• Các báo cáo liên quan đến môi trường, thị trường, điều kiện kinh tế, công nghệ mới, thị trường mới, mong đợi của khách hàng
• Các báo cáo liên quan đến thông tin về nhà cung cấp, các cân nhắc về chính trị, cơ hội đầu tư, các yếu tố xã hội, ....
• Xác định các yếu tố liên quan đến những thay đổi trong luật pháp và quy định, bao gồm tác động đến môi trường và H&S
• Phản hồi liên quan đến hiệu suất sản phẩm/dịch vụ và bài học kinh nghiệm
• Hồ sơ rủi ro bên ngoài được xác định và cách xử lý chúng

>>>> Giải mã chu trình PDCA trong Hệ thống ISO 9001

XÁC ĐỊNH NHU CẦU VÀ MONG ĐỢI CỦA CÁC BÊN QUAN TÂM

Các bên quan tâm có thể bao gồm:

• Khách hàng
• Đối tác
• Nhân viên
• Nhà cung cấp
• …

Khi phát triển hệ thống quản lý chất lượng, bạn chỉ cần xem xét các bên quan tâm có thể ảnh hưởng đến:

• Khả năng cung cấp một cách nhất quán sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như mọi yêu cầu và quy định theo luật định
• Quá trình cải tiến liên tục
• Khả năng nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc áp dụng hiệu quả hệ thống của bạn
• Quy trình của bạn nhằm đảm bảo bạn tuân thủ các yêu cầu của khách hàng cũng như mọi đạo luật hoặc quy định áp dụng

LỜI KHUYÊN KHI XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC ISO 9001:2015

Mặc dù không có yêu cầu nào trong các tiêu chuẩn ISO 9001 đối với thông tin dạng văn bản nhằm xác định bối cảnh của tổ chức, nhưng tổ chức của bạn sẽ thấy hữu ích khi lưu giữ lại các loại thông tin dạng văn bản được liệt kê dưới đây để giúp chứng minh sự tuân thủ:

• Đánh giá kế hoạch và chiến lược kinh doanh
• Phân tích đối thủ cạnh tranh
• Báo cáo kinh tế các lĩnh vực kinh doanh hoặc báo cáo của chuyên gia tư vấn
• Phân tích SWOT cho các vấn đề nội bộ
• Phân tích PESTLE cho các vấn đề bên ngoài
• Danh sách các vấn đề và điều kiện bên ngoài và bên trong
• Kế hoạch và mục tiêu hành động QMS
• Báo cáo thường niên
• Biên bản cuộc họp (xem xét của lãnh đạo hoặc biên bản xem xét thiết kế)
• Xử lý bản đồ, bảng biểu, bảng tính, sơ đồ tư duy

Việc xem xét bối cảnh của tổ chức của bạn có thể bao gồm các cuộc phỏng vấn với quản lý cấp cao, bảng câu hỏi, khảo sát, nghiên cứu, động lực và xu hướng, chỉ số hiệu suất, kiểm toán nội bộ, phân tích lỗ hổng và các công cụ phân tích, hành động khắc phục và cải tiến liên tục khác.

KNA Cert chứng nhận ISO 9001 cho Công ty cổ phần Xây lắp An Giang

Đầu vào đa chức năng là cần thiết cho chuyên môn cụ thể cần thiết để xác định toàn bộ các vấn đề, chẳng hạn như tài chính, đào tạo, nguồn nhân lực.  thương mại, kỹ thuật và thiết kế, v.v.

Điều này không chỉ đảm bảo sự đánh giá rộng hơn về bối cảnh mà còn có sự tham gia rộng rãi hơn, đặc biệt với những chức năng trước đây không liên quan đến QMS.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và giám sát các vấn đề nội bộ, vấn đề bên ngoài và các bên quan tâm mà bạn đã xác định.

>> Xem thêm: 7 Nội dung cốt lõi của ISO 9001:2015

Nếu bạn đang gặp khó khắn trong quá trình xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001 hoặc muốn chứng nhận ISO 9001 vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn cụ thể.