Giải mã chu trình PDCA trong Hệ thống ISO 9001

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) phù hợp với nguyên tắc và nội dung mà tiêu chuẩn ISO 9001 đặt ra. Hiểu và áp dụng tốt chu trình PDCA sẽ giúp bạn trở thành bậc thầy của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Hãy cùng KNA CERT giải mã quy trình PDCA trong ISO 9001:2015.

CHU TRÌNH PDCA LÀ GÌ?

Định nghĩa chu trình PDCA

PDCA là một chu trình với 4 bước tương ứng với 4 chữ cái:

• P (Plan-Lập kế hoạch): Ở bước này, bạn xác định chính sách dựa trên các cơ hội, rủi ro và đặt ra mục tiêu. Xây dựng các mục tiêu THÔNG MINH của bạn (Cụ thể, Có thể đo lường được, Có thể chấp nhận được, Thực tế và Có giới hạn thời gian), đồng thời tính đến lợi ích của các bên liên quan khác nhau;
• D (Do-Thực hiện): Bước này xoay quanh việc thực hiện các biện pháp tổ chức, kỹ thuật để đạt được mục tiêu đã xác định
• C (Check-Kiểm tra): Ở bước này, bạn cần kiểm tra hành động của mình. Cụ thể là theo dõi tiến trình để đạt được các mục tiêu. Tiến hành đánh giá sự khác biệt giữa kết quả thực tế và kết quả mà tổ chức mong đợi đạt được, đồng thời tìm ra nguyên nhân của sự khác biệt là gì.
• A (Act-Hành động): Ở bước này, bạn điều chỉnh kết quả trên cơ sở dữ liệu thu thập được từ quá trình giám sát. Khi cần thiết, tiến hành điều chỉnh chính sách và đặt ra các mục tiêu mới.

Chu trình này được lặp đi lặp lại liên tục để mang lại hiệu quả lâu dài.

Ví dụ chu trình PDCA

Một ví dụ về chu trình PDCA liên quan đến chọn nhà cung cấp dịch vụ không dây như sau: bạn dự định sẽ không gặp vấn đề gì với các cuộc gọi của mình, giai đoạn Thực hiện là khi bạn bắt đầu sử dụng dịch vụ; giai đoạn Kiểm tra là khi bạn theo dõi hiệu suất thực tế và nhận thấy một số cuộc gọi bị gián đoạn; và giai đoạn Hành động là khi bạn quyết định phải làm gì - bạn có thể: chấp nhận số lượng cuộc gọi bị rớt, gọi cho nhà cung cấp để cố gắng khắc phục tình huống hoặc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ không dây.

LỊCH SỬ CỦA CHU TRÌNH PDCA

Chu trình PDCA được khởi xướng lần đầu tiên vào năm 1920 bởi Walter Shewhart và được phổ biến bởi Edward Deming. Đây được xem là hai trong số những cha đẻ của kiểm soát chất lượng hiện đại.

PDCA là một chu trình thực hiện thay đổi mà khi được tuân thủ và lặp lại nhiều lần sẽ dẫn đến những cải tiến liên tục trong quy trình áp dụng thay đổi đó. Đây là mô hình cải tiến cần được duy trì lâu dài chứ không chỉ dừng lại ở sửa chữa nhanh chóng một lần. Đó chính là vì lý do tại sao chu trình PDCA được áp dụng cho ISO 9001 - một tiêu chuẩn Quốc tế có mục tiêu chính là cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng.

QUY TRÌNH PDCA TRONG ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng theo chu trình PDCA với các nội dung cụ thể như sau:

Kế hoạch (P-Plan)

Doanh nghiệp của bạn nên có chu kỳ lập kế hoạch hàng năm để tạo ra các kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch đó phải bao gồm:

• Các bên quan tâm
• Chính sách tầm nhìn/sứ mệnh/chất lượng
• Mục tiêu hoạt động
• Ngân sách
• Hành động quản lý rủi ro
• Tiêu chí thông tin dạng văn bản
• Các mốc quan trọng và giới thiệu sản phẩm/thị trường/quy trình mới. Lập kế hoạch theo ISO 9001 có thể giúp công ty của bạn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Các điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 phản ánh yếu tố hoạch định này bao gồm:

• Chiến lược hóa môi trường của QMS (Điều khoản 4)
• Lãnh đạo QMS (Điều khoản 5)
• Lập kế hoạch QMS (Điều khoản 6)
• Lập tài liệu QMS (Điều khoản7.5)
• Quản lý tài nguyên QMS (Điều khoản7)
• Lập kế hoạch hiện thực hóa sản phẩm (Điều khoản 8.1)

Thực hiện (D-Do)

Khác với việc lập kế hoạch, các bước thực hiện sẽ diễn ra thường xuyên hơn, có thể diễn ra theo chu kỳ hàng tháng nhằm tạo ra các bản ghi dữ liệu để đo lường và phân tích kết quả thực hiện các kế hoạch hàng năm. Phần lớn công việc của bạn tập trung của bạn sẽ tập trung vào các yêu cầu trong những điều khoản sau của ISO 9001:2015:

• Năng lực (Điều khoản 7.2)
• Thiết kế, phát triển, hiện thực hóa (Điều khoản 8)
• Mua hàng (Điều khoản 8.4)
• Cung cấp sản phẩm và dịch vụ (Điều khoản 8.5)
• Ghi lại sản phẩm không phù hợp (Điều khoản 8.7)

Kiểm tra (C-Check)

Sau khi có dữ liệu từ các bước thực hiện của mình, bạn cần phân tích hoặc nghiên cứu dữ liệu đó. Nó không chỉ đơn giản là kiểm tra xem một bước đã được thực hiện hay chưa hoặc kiểm tra xem liệu dữ liệu đã được tạo hay chưa. Bạn cần phân tích và tìm hiểu dữ liệu đang phản ánh điều gì với chúng ta. Hiểu một cách đơn giản, bạn cần chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 xác định rõ ràng các quy trình kiểm tra khác nhau, đó là những chu kỳ đo lường và phân tích để xác định xem tổ chức đang thực hiện kế hoạch hàng năm tốt như thế nào. Các điều khoản của tiêu chuẩn thể hiện nội dung này bao gồm:

• Giám sát & Đo lường (Điều khoản 9.1)
• Sự hài lòng của khách hàng (Điều khoản 9.1.2)
• Phân tích dữ liệu (Điều khoản 9.1.3)
• Kiểm toán nội bộ (Điều khoản 9.2)
• Đánh giá của lãnh đạo (Điều khoản 9.3)

Đây không phải là những sự kiện xảy ra một lần. Quá trình kiểm tra này cần diễn ra liên tục. Việc tiến hành kiểm tra hàng tháng hoặc hàng quý là rất cần thiết. Nếu bạn có một mô hình kinh doanh cực kỳ ổn định, ít hoặc không có cạnh tranh và môi trường, ngành hoặc thị trường tĩnh thì bạn có thể lựa chọn đánh giá hàng năm hoặc khảo sát sự hài lòng của khách hàng. Nhưng nếu thị trường đang thay đổi nhanh chóng thì bạn nên kiểm tra Hệ thống quản lý chất lượng của mình thường xuyên (hàng tháng) và thực hiện những hành động khắc phục thích hợp.

Hành động (A-Act)

Các hành động cần được thực hiện kịp thời để thu hẹp khoảng cách được xác định trong quá trình đo lường và phân tích giữa kế hoạch hàng năm và hồ sơ dữ liệu được tạo ra trong quá trình thực hiện. Tất nhiên, có yếu tố hành động trong đánh giá của ban quản lý vì sau khi xem xét các đầu vào bắt buộc, bạn phải chỉ định các cá nhân thực hiện những hành động khắc phục cần thiết (và có thể cả các hành động phòng ngừa). Hành động là chìa khóa để tuân thủ ISO 9001.

ISO 9001 quy định một số bước hành động rõ ràng như cách ly sản phẩm không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và có thể ngăn ngừa rủi ro như:

• Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội (Điều khoản 6.1)
• Hoạch định các thay đổi (Điều khoản 6.3)
• Hành động khắc phục (Điều khoản 10.2)
• Cải tiến liên tục (Điều khoản 10.3)

QUÁ TRÌNH PDCA CỦA ISO 9001 MANG LẠI LỢI ÍCH GÌ?

Chu trình PDCA mang lại một số lợi ích sau cho tổ chức:

• Cải tiến liên tục: Quá trình PDCA giúp các tổ chức liên tục nâng cao các quy trình và thủ tục.
• Giải quyết vấn đề: PDCA hỗ trợ các tổ chức xác định và giải quyết vấn đề thông qua cách tiếp cận có cấu trúc.
• Tăng cường sự tham gia của nhóm: Quy trình PDCA trong ISO 9001:2015 thúc đẩy tinh thần đồng đội và hợp tác, cho phép nhân viên từ các phòng ban và cấp độ khác nhau làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung.
• Giao tiếp hiệu quả: Chu trình PDCA khuyến khích giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm, cho phép chia sẻ thông tin, ý tưởng và phản hồi.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: PDCA có thể tác động đến sự hài lòng của khách hàng bằng cách đảm bảo rằng các quy trình được xem xét và cải tiến thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Nâng cao hiệu quả: PDCA giúp tăng hiệu quả hoạt động khi các quy trình được cấu trúc, sắp xếp hợp lý và được cải thiện theo thời gian.

Lợi ích của chu trình PDCA đã được ghi nhận ngay cả ở nhiều tổ chức lớn. Ví dụ, việc thực hiện chu trình PDCA cùng với các phương pháp quản lý chất lượng khác đã giúp Nike tăng gấp đôi quy mô của mình từ 100 tỷ USD năm 2015 lên hơn 200 tỷ USD vào năm 2021. Bên cạnh đó, các tổ chức khác, như The Mayo Clinic và Nestle,… cũng được hưởng lợi từ những phương pháp này.

LỜI KHUYÊN VÀ PHƯƠNG PHÁP THỰC HÀNH TỐT NHẤT ĐỂ THỰC HIỆN CHU TRÌNH PDCA

Việc thực hiện chu trình PDCA là một cách hữu ích để cải tiến liên tục trong các tổ chức. Dưới đây là một số mẹo và phương pháp hay nhất mà các tổ chức nên cân nhắc khi triển khai chu trình PDCA:

• Xác định quy trình: Xác định rõ ràng quy trình đang được cải tiến, các bước của quy trình và kết quả mong muốn là gì.
• Thiết lập số liệu: Xác định số liệu để đo lường sự thành công của quá trình cải tiến quy trình.
• Lập kế hoạch và chuẩn bị: Xây dựng kế hoạch thực hiện cải tiến quy trình, bao gồm mọi nguồn lực và mốc thời gian cần thiết.
• Thực hiện và quan sát: Thực hiện cải tiến quy trình, quan sát, ghi lại mọi thay đổi và thu thập dữ liệu để đo lường tác động.
• Đánh giá kết quả: Đánh giá kết quả của việc cải tiến quy trình và thực hiện những điều chỉnh cần thiết.
• Cải tiến liên tục: Liên tục lặp lại chu trình PDCA, sử dụng các bài học rút ra từ mỗi chu kỳ để thúc đẩy cải tiến liên tục.
• Chọn đúng người và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục: Chọn những nhân viên và nhóm có năng lực, trao quyền trực tiếp cho họ tham gia vào quá trình cải tiến.
• Truyền thông và đào tạo: Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều tham gia và nhận thức đúng về chu trình PDCA cũng như vai trò của họ trong đó. Cung cấp đào tạo và hỗ trợ để giúp nhân viên hiểu quy trình và cách họ có thể đóng góp cho quy trình đó.
• Kỷ niệm thành công: Kỷ niệm những thành công và chia sẻ kết quả của chu trình PDCA với nhân viên và các bên liên quan để khuyến khích những nỗ lực cải tiến liên tục.

>>> Tóm tắt 10 Điều khoản của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Để được hướng dẫn vận hành chu trình PDCA, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.