Tóm tắt 10 Điều khoản của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Các điều khoản ISO 9001:2015 là thông tin các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải tìm hiểu khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng (QMS).

CÁC ĐIỀU KHOẢN TRONG ISO 9001 CUNG CẤP THÔNG TIN NỀN TẢNG VỀ TIÊU CHUẨN

Điều khoản 1: Phạm vi của tiêu chuẩn

Nêu bật hai nguyên lý cơ bản về mục tiêu mà quản lý chất lượng hướng tới. Tiêu chuẩn ISO 9001 khuyến khích doanh nghiệp thực hiện các quy trình và hệ thống để đảm bảo đầu ra sản phẩm và dịch vụ nhất quán, đồng thời đảm bảo rằng sự hài lòng của khách hàng được nâng cao thông qua sự phù hợp và cải tiến.

Điều khoản 2: Tài liệu tham khảo

Các tài liệu tham khảo mang tính quy chuẩn giúp hiểu rõ hơn về những thuật ngữ được sử dụng trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thông qua các so sánh có liên quan với từ vựng được sử dụng trong tiêu chuẩn ISO 9000:2015.

Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Tài liệu tham khảo để hiểu rõ hơn về các thuật ngữ cơ bản bằng cách làm rõ cơ sở từ vựng và định nghĩa trong ISO 9000:2015. Tham khảo Từ vựng và nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9000:2015.

→ Đây là những điều khoản cung cấp thông tin chứ không phải là những điều khoản phác thảo bất kỳ loại hành động hoặc yêu cầu nào. Phần sau đây sẽ tập trung thảo luận chi tiết hơn về các yêu cầu.

CÁC ĐIỀU KHOẢN ISO 9001:2015 VỀ YÊU CẦU HÀNH ĐỘNG

Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức

Xác định cụ thể về bối cảnh tổ chức, bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến mục tiêu và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

Xác định cụ thể mong đợi của các bên liên quan để thiết lập hành động phù hợp nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.

4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

Xác định phạm vi của QMS là không thể thiếu khi triển khai tiêu chuẩn ISO 9001. Phạm vi nên được cân nhắc và xác định một cách hợp lý, đồng thời cần lưu trữ như các thông tin, tài liệu quan trọng liên quan

4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

Lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo các quy trình được thực hiện phù hợp với yêu cầu của chứng nhận ISO 9001.

Điều khoản 5: Sự lãnh đạo

5.1 Sự lãnh đạo và cam kết

Lãnh đạo phải đưa ra cam kết nghiêm túc thì quá trình thực thi mới mang đến hiệu quả cao. Cam kết sẽ được thực hiện thông qua việc thông báo cho doanh nghiệp về việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, đối tác về các sản phẩm, dịch vụ, tuân thủ yêu cầu về mặt pháp lý, thiết lập các chính sách, mục tiêu, cách thức vận hành cũng như thực hiện đánh giá giám sát cụ thể.

5.2 Thiết lập chính sách chất lượng và trao đổi thông tin về chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng là tài liệu quan trọng chứa các tuyên bố của tổ chức về định hướng chung cũng như cam kết về chất lượng. Chính sách chất lượng cần được lưu trữ dưới dạng văn bản có sẵn để truyền đạt trong nội bộ cũng như đáp ứng kịp thời khi các bên quan tâm có nhu cầu.

5.3 Vai trò trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức

Định nghĩa về quyền hạn và trách nhiệm tại nơi làm việc là một khía cạnh quan trọng khác của ISO 9001. Trách nhiệm và quyền hạn cần được xác định rõ ràng, phù hợp và phổ biến cho các bộ phận, cá nhân để họ biết được mình cần làm gì, có trách nhiệm ra sao, cần hợp tác với bộ phận nào để hoạt động hiệu quả.

Điều khoản 6: Hoạch định

6.1 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Mục đích chính của việc giải quyết các rủi ro, nắm bắt các cơ hội là để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng sẽ đạt hiệu quả cao nhất. Các hành động cần được lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cũng như được đánh giá chính xác về hiệu quả khi triển khai để có phương hướng giải quyết kịp thời.

6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Cần thiết lập mục tiêu chất lượng cụ thể cho từng bộ phận để đảm bảo kết quả mang lại đáp ứng với tiêu chí được đề ra. Mục tiêu cần được đo lường, định lượng và có thời gian thực hiện cụ thể, phù hợp với chính sách và năng lực của doanh nghiệp.

6.3 Hoạch định các thay đổi

Đôi khi cần có sự thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng để mang lại hiệu quả tốt hơn. Những thay đổi này cần phù hợp với tổ chức và có thể đạt được.

Điều khoản 7: Hỗ trợ

7.1 Nguồn lực

Các nguồn lực bao gồm: con người, cơ sở hạ tầng, môi trường hoạt động, giám sát và đo lường nguồn lực và tri thức.

Xác định và đáp ứng các nguồn lực để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Nguồn lực có sẵn trong nội bộ hoặc lấy từ bên ngoài.

7.2 Năng lực

Nhân viên, đặc biệt là những nhân viên nắm giữ các chức vụ quan trọng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm. Doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá năng lực của mỗi cá nhân trong tổ chức.

7.3 Nhận thức

Để làm đúng thì cần có nhận thức đúng. Nhân viên cần hiểu rõ công việc họ cần làm và cách làm cũng như một số yếu tố khác. Nhận thức sai có thể gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống quản lý chất lượng nếu nhân viên thực hiện sai.

7.4 Trao đổi thông tin

Giao tiếp là chìa khóa thành công. Cần truyền đạt mục tiêu, kế hoạch, tiến độ và các cột mốc quan trọng. Lắng nghe trước sau đó yêu cầu phản hồi. Thiếu giao tiếp dường như là một trong những nguyên nhân chính gây ra sai sót trong kinh doanh.

7.5 Tạo lập và cập nhật, kiểm soát thông tin dạng văn bản

Một quy trình kiểm soát tài liệu mạnh mẽ luôn là trọng tâm của bất kỳ hệ thống quản lý nào. Hầu hết mọi khía cạnh của việc kiểm tra và xác minh tuân thủ đều được xác định thông qua việc xem xét kỹ lưỡng các thông tin dạng văn bản.

Điều khoản 8: Thực hiện

8.1 Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện

Để đạt được hiệu quả, doanh nghiệp phải lập kế hoạch cụ thể trước khi thực hiện và triển khai các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra.

8.2 Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ

Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, bao gồm:

• Thông tin về sản phẩm, dịch vụ
• Xử lý các yêu cầu chung của khách hàng, đơn đặt hàng, phản hồi của khách hàng
• Xử lý và kiểm soát tài sản
• Dự phòng

8.3 Thiết kế phát triển sản phẩm, dịch vụ

Phản ánh sự phát triển của sản phẩm từ giai đoạn thiết kế đến phiên bản cuối cùng được chấp nhận. Trong đó tập trung vào kiểm soát các yếu tố đầu vào, đầu ra, xem xét thiết kế và phát triển.

8.4 Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp

Đề cập đến hoạt động mua nguyên vật liệu và thuê dịch vụ ngoài. Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đề ra để đảm bảo chất lượng và không gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của sản phẩm/dịch vụ.

8.5. Sản xuất và cung cấp dịch vụ

Đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu được đề ra bằng cách sử dụng các phương thức, phương tiện phù hợp nhất và lưu trữ các thông tin có liên quan.

8.6 Thông qua sản phẩm và dịch vụ

Phải có bằng chứng cụ thể chứng minh các sản phẩm/dịch vụ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thì mới được phát hành ra thị trường.

8.7 Kiểm soát đầu ra không phù hợp

Những sản phẩm/dịch vụ đầu ra không đáp ứng yêu cầu cần được xử lý và khắc phục kịp thời.

Điều khoản 9. Đánh giá kết quả thực hiện

9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Giám sát và đo lường các hoạt động và hoạt động của QMS sẽ thiết lập một cơ chế để đảm bảo rằng tổ chức của bạn đang đáp ứng các chính sách, mục tiêu và chỉ tiêu của mình.

9.2 Đánh giá nội bộ

Điều khoản này cung cấp một khuôn khổ rõ ràng cho việc lập kế hoạch và tiến hành đánh giá nội bộ. Quy trình đánh giá nội bộ là công cụ chính đảm bảo QMS hoạt động hiệu quả. Bắt đầu lập trình các cuộc đánh giá nội bộ của bạn bằng cách căn cứ tần suất đánh giá dựa trên dữ liệu hiệu suất quy trình hiện tại, phản hồi từ khách hàng, ...

9.3 Đầu vào và đầu ra xem xét của lãnh đạo

Tối thiểu 12 tháng/lần các lãnh đạo của doanh nghiệp phải xem xét hệ thống quản lý chất lượng để xác định chúng còn phù hợp hay không, có đáp ứng các yêu cầu hay không, hoạt động có thực hiện hiệu quả hay không và có đạt được kết quả như dự kiến hay không.

Các đánh giá này sẽ được thực hiện đầy đủ nhất để giúp nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định về cải tiến hệ thống, cách vận hành hoặc điều chỉnh thay đổi để thích ứng với bối cảnh và thị trường.

Điều khoản 10: Cải tiến

10.1 Khái quát

Doanh nghiệp phải đưa ra biện pháp giải quyết những việc chưa làm tốt, khắc phục những yếu điểm để hệ thống quản lý chất lượng hoàn thiện hơn.

10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Phải có hành động kiểm soát sự không phù hợp để có giải pháp kịp thời và ngăn chặn tình trạng tái diễn trong thời gian sắp tới.

10.3 Cải tiến liên tục

Doanh nghiệp không chỉ duy trình hệ thống quản lý chất lượng mà cần không ngừng cải tiến những yếu tố chưa phù hợp để mang lại hiệu quả tốt hơn, tiết kiệm nguồn lực và tài nguyên cho doanh nghiệp.

>>>> 7 Nội dung cốt lõi của ISO 9001:2015

Để được hỗ trợ áp dụng các điều khoản của Tiêu chuẩn ISO 9001, Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn cụ thể.