Điều khoản 10 về Cải tiến trong ISO 14001:2015

Điều khoản 10 về Cải tiến là một phần quan trọng trong tiêu chuẩn ISO 14001:2015 về quản lý môi trường. Điều này nhấn mạnh vào việc phát triển và thực hiện các biện pháp để liên tục cải thiện hiệu suất môi trường của tổ chức. Bài viết dưới đây của KNA CERT đề cập tới những nội dung chính của điều khoản này.

Điều khoản 10.1 Khái quát

Tổ chức phải xác định các cơ hội cải tiến (xem 9.1, 9.2, 9.3) và thực hiện các hành động cần thiết để đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường của mình.

Phụ lục A - Hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn ISO 14001:2015 có giải thích thêm:

Tổ chức nên xem xét các kết quả từ việc phân tích và đánh giá kết quả hoạt động môi trường, đánh giá sự tuân thủ qua đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo khi thực hiện hành động cải tiến. Ví dụ cải tiến bao gồm hành động khắc phục, cải tiến liên tục, thay đổi mang tính đột phá, đổi mới và tái cấu trúc

Giải thích điều khoản 10.1:

Điều khoản này yêu cầu các tổ chức xác định các cơ hội cải tiến EMS. Yêu cầu cải tiến liên tục đã được mở rộng để đảm bảo tính phù hợp và đầy đủ của EMS cũng như tính hiệu quả của nó.

Có một số hành động được yêu cầu bao gồm xử lý các hành động khắc phục. Đầu tiên các tổ chức cần phản ứng với sự không phù hợp và hành động. Thứ hai, họ cần xác định liệu sự không phù hợp tương tự có tồn tại hoặc có khả năng xảy ra hay không.

Điều khoản 10.1 của ISO 14001:2015 yêu cầu các tổ chức xác định và nhận biết các cơ hội để cải tiến liên tục EMS. Phải tích cực tìm kiếm cơ hội cải tiến quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ; đặc biệt là có lưu ý đến các yêu cầu của khách hàng trong tương lai.

Một số yếu tố ảnh hưởng đến sự cải tiến bao gồm:

• Cam kết của lãnh đạo cấp cao về quản lý môi trường – Thiết lập tầm nhìn về môi trường hoặc chính sách của công ty
• Sự tham gia toàn diện của nhân viên – Các nhóm được thành lập để giải quyết các vấn đề môi trường
• Đào tạo – Nhân viên được đào tạo về các kỹ năng cần thiết để thực hiện trách nhiệm môi trường và đạt được các mục tiêu về môi trường của họ
• Thiết kế quy trình/sản phẩm xanh – Thiết kế quy trình sản xuất và sản phẩm theo cách tác động tiêu cực tối thiểu đến môi trường
• Quản lý nhà cung cấp – Hiệu quả môi trường được sử dụng như một trong những tiêu chí khi lựa chọn nhà cung cấp
• Đo lường – Các phép đo khách quan được thiết lập để đánh giá mức độ hoạt động môi trường
• Quản lý thông tin – Thông tin môi trường phải đáp ứng bốn tiêu chí chính là tính kịp thời, khả năng tiếp cận, độ chính xác và mức độ phù hợp.

Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến việc cải thiện EMS phù hợp với các yêu cầu của ISO 14001 như sau:

• Ý kiến và kết luận của các bên liên quan về hoạt động môi trường cùng với khiếu nại của cộng đồng
• Áp lực từ cạnh tranh
• Yêu cầu của thị trường và khiếu nại của khách hàng
• Yêu cầu pháp lý về bảo vệ môi trường
• Khả năng nhận được hỗ trợ hoặc trợ cấp tài chính không hoàn lại một phần hoặc toàn bộ để cải thiện EMS
• Các yêu cầu pháp lý mới có hiệu lực
• Yêu cầu của đơn vị hành chính
• Yêu cầu của tổ chức chứng nhận ISO 14001

Điều khoản 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Khi sự không phù hợp xảy ra, tổ chức phải phản ứng với sự không phù hợp và thực hiện hành động để kiểm soát và khắc phục nó. Phải giải quyết các hậu quả, bao gồm giảm thiểu các tác động tiêu cực đến môi trường. Tổ chức phải đánh giá nhu cầu hành động để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp, để nó không tái diễn hoặc xảy ra ở nơi khác, bằng cách xem xét sự không phù hợp, xác định nguyên nhân của sự không phù hợp và xác định xem sự không phù hợp tương tự có tồn tại hay có khả năng xảy ra hay không. Nó phải thực hiện hành động cần thiết và xem xét tính hiệu quả của bất kỳ hành động khắc phục nào được thực hiện.

Nếu cần thiết phải thực hiện những thay đổi đối với hệ thố ng quản lý môi trường. Hành động khắc phục phải phù hợp với tác động của sự không phù hợp gặp phải, bao gồm cả tác động môi trường. Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng về bản chất của sự không phù hợp, mọi hành động được thực hiện và kết quả của mọi hành động khắc phục.

Phụ lục A của tiêu chuẩn ISO 14001:2015 giải thích thêm

Một trong những mục đích chính của hệ thống quản lý môi trường là hoạt động như một công cụ phòng ngừa. Khái niệm về hành động phòng ngừa hiện được nêu trong Điều 4.1 (Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức) và Điều 6.1 (Hành động để giải quyết trủi ro và cơ hội).

Giải thích điều khoản 10.2:

Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để kiểm soát sự không phù hợp và thực hiện hành động khắc phục để giảm thiểu mọi tác động gây ra. Không có EMS nào là hoàn hảo. Bạn có thể sẽ gặp vấn đề với hệ thống của mình, đặc biệt là trong giai đoạn đầu thông qua kiểm tra, đo lường hoặc các hoạt động khác. EMS của bạn cũng sẽ cần thay đổi khi tổ chức của bạn thay đổi và phát triển. Khi gặp phải những thiếu sót trong hệ thống, tổ chức của bạn sẽ cần một quy trình để đảm bảo rằng:

• Các vấn đề bao gồm cả sự không phù hợp đều được điều tra

• Nguyên nhân gốc rễ được xác định
• Hành động khắc phục được xác định và thực hiện
• Hành động khắc phục được theo dõi và ghi lại

Sự không phù hợp lớn và nhỏ

Sự không phù hợp lớn và nhỏ có thể khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực mà tổ chức bạn hoạt động. KNA CERT sẽ nêu ra một số ví dụ về từng sự không phù hợp để giúp bạn liên hệ điều này với hoạt động kinh doanh của mình và hiểu những điểm không phù họp lớn và nhỏ có thể biểu hiện như thế nào trong công ty của bạn.

Sự không phù hợp nhỏ là thiếu sót nhỏ không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả của EMS). Ví dụ:

• Giả sử tổ chức của bạn có một quy trình và thủ tục, nhưng trong quá trình kiểm tra, người ta phát hiện ra rằng một người không sử dụng quy trình này một cách chính xác hoặc hoàn toàn không sử dụng. Điều này có thể được nêu ra như một sự không phù hợp nhỏ.
• Tổ chức của bạn lưu giữ hồ sơ bảo trì để chứng minh máy móc được bảo trì. Điều này thường được thực hiện nhưng một hoặc hai trường hợp đã bị bỏ sót.
• Có một quy trình tổn tại nhưng không được coi là chính xác và cần được sửa đổi để đảm bảo quy trình có thể được thực hiện chính xác.

Những điểm không phù hợp nghiêm trọng là một thiếu sót lớn làm suy giảm nghiêm trọng tính hiệu quả của EMS. Ví dụ:

• Tổ chức không tuân thủ hoặc thực hiện điều khoản của ISO 14001:2015.
• Không có bằng chứng hoặc bằng chứng không đủ đáng kể về hành động khắc phục.
• Thủ tục còn thiếu.

Những sự không phù hợp nhỏ và lớn có thể được xử lý khác nhau, vì một số lỗi nhỏ gần như có thể khắc phục ngay tại chỗ. Tuy nhiên, cách tốt nhất là sử dụng quy trình hành động khắc phục đã được thiết lập của bạn để đảm bảo sự không phù hợp được xử lý theo cách chính xác, phân tích nguyên nhân gốc rễ, giám sát và ngăn ngừa tái diễn.

Hãy nhớ rằng điều khoản 10.2 của tiêu chuẩn 14001 nêu rõ cách giải quyết sự không phù hợp và hành động khắc phục, đồng thời ghi lại mọi thay đổi có thể xảy ra trong EMS của bạn.

Điều khoản 10.3 Cải tiến liên tục

Tổ chức phải cải tiến liên tục sự phù hợp, sự thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường nhằm nâng cao kết quả hoạt động môi trường.

Theo Phụ lục A giải thích thêm:

Tỷ lệ, mức độ và khung thời gian của các hành động hỗ trợ cải tiến liên tục do tổ chức xác định. Kết quả hoạt động môi trường có thể được nâng cao bằng cách áp dụng toàn bộ hệ thống quản lý môi trường hoặc cải tiến một hoặc nhiều yếu tố của hệ thổng

Giải thích điều khoản 10.3:

Thuật ngữ cải tiến liên tục được sử dụng để xác định nhu cầu cải tiến một cách có hệ thống các quy trình khác nhau trong EMS nhằm mang lại những cải tiến tổng thể.

Ví dụ: Một tổ chức có mục tiêu giảm 50% lượng chất thải đưa vào bãi chôn lấp và đã đạt được trong khoảng 3 năm, đây là một thành tựa môi trường đáng khen ngợi. Tuy nhiên, vẫn có thể giảm thêm trên mức này (để chứng tỏ sự cải tiến liên tục). Tổ chức có thể gặp khó khăn về mặt tài chính nếu tiếp tục đi theo hướng này. Thay vào đó, Ban quản lý có thể tìm kiếm sự cải tiến ở nơi khác trong quy trình của mình. Tổ chức có thể chứng minh sự cải tiến qua từng năm, mặc dù tất nhiên những cải tiến sẽ diễn ra ở các khu vực hoặc phòng ban khác nhau của tổ chức.

Tổ chức có thể:

• Sử dụng Mục tiêu Môi trường để cải tiến liên tục: Các mục tiêu về môi trường nhằm mục đích cải tiến theo kế hoạch đối với các quy trình EMS của bạn, yếu tố đóng góp chính cho việc cải tiến liên tục.
• Sử dụng tư duy dựa trên rủi ro để cải tiến liên tục: Khi bạn xác định được một sự cố có thể xảy ra và khắc phục quy trình trước khi sự cố đó xảy ra đồng nghĩa với việc bạn cũng đang cải thiện EMS

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về Điều khoản 10 Cải tiến trong ISO 14001:2015, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được giải đáp cụ thể.