Điều khoản 5 trong ISO 14001:2015 về Sự lãnh đạo

Yếu tố về lãnh đạo là một trong những trụ cột chính làm nên thành công của hệ thống quản lý môi trường (EMS) khi một tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001. Trong bài viết này, hãy cùng KNA CERT đi sâu khám phá Điều khoản 5 trong ISO 14001:2015.

Điều khoản 5 trong ISO 14001:2015 là gì?

Điều khoản 5 trong ISO 14001:2015 thiết lập những kỳ vọng rõ ràng đối với lãnh đạo cấp cao. Các nhà điều hành không chỉ chịu trách nhiệm về tính hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường (EMS) mà họ còn có các nhiệm vụ cụ thể từ thiết lập mục tiêu môi trường đến hỗ trợ các nhà quản lý có liên quan trong vai trò của họ.

Điều khoản 5 của ISO 14001:2015 yêu cầu các nhà quản lý tích hợp những yêu cầu vào quy trình kinh doanh của tổ chức. Quản lý cấp cao cần tập trung vào quá trình lập kế hoạch để đảm bảo rằng EMS đáp ứng các kết quả dự kiến, cũng như thiết lập các mục tiêu hiệu suất. Đối với những công ty xây dựng EMS, tiêu chuẩn ISO 14001 mong muốn tổ chức không chỉ thực hiện các hành động ngăn ngừa ô nhiễm mà còn bảo vệ môi trường.

Điều này đòi hỏi ban lãnh đạo cấp cao phải hiểu ý nghĩa của tiêu chuẩn khi đề cập tới “bảo vệ môi trường”. Các chủ đề như tính bền vững, giảm thiểu biến đổi khí hậu, bảo vệ đa dạng sinh học cũng như hệ sinh thái được đề xuất theo ISO 14001 trong một ghi chú.

Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 nêu rõ rằng ban lãnh đạo cấp cao phải chịu trách nhiệm về “tính hiệu quả của EMS”. Tuyên bố này tạo nên định hướng cho toàn bộ các yêu cầu của Điều khoản 5.

Nội dung chi tiết Điều khoản 5 của tiêu chuẩn ISO 14001:2015

Điều 5.1: Sự lãnh đạo và cam kết

Sự lãnh đạo, cam kết và hỗ trợ tích cực từ lãnh đạo cao nhất quyết định tới sự thành công của EMS, từ đó đạt được các kết quả dự kiến. Việc ban lãnh đạo cấp cao thực hiện trách nhiệm môi trường một cách nghiêm túc sẽ hỗ trợ rất nhiều cho quá trình thiết lập văn hóa môi trường tích cực trong toàn tổ chức.

Khả năng lãnh đạo và cam kết có thể được thể hiện thông qua:

• Điều chỉnh hệ thống quản lý môi trường với các mục tiêu kinh doanh của tổ chức
• Đảm bảo có sẵn các nguồn lực cần thiết
• Khuyến khích nhân viên và các bên quan tâm có liên quan khác tham gia tích cực vào việc cải thiện kết quả hoạt động môi trường
• Thu hút mọi người tham gia vào các quyết định về môi trường có ảnh hưởng đến họ
• Thúc đẩy thảo luận cởi mở về các vấn đề môi trường

Tổ chức có thể cải thiện văn hóa môi trường bằng cách:

• Cung cấp sự lãnh đạo rõ ràng và nhất quán
• Thúc đẩy sự tham gia chính thức và không chính thức của nhân viên

Lãnh đạo cao nhất phải truyền đạt tầm quan trọng của việc quản lý môi trường hiệu quả và sự phù hợp với các yêu cầu của EMS bằng cách tham gia trực tiếp hoặc thông qua ủy quyền (nếu phù hợp). Việc giao tiếp này có thể chính thức hoặc không chính thức.

Lãnh đạo cao nhất cần hỗ trợ những người khác trong tổ chức trong các vai trò quản lý liên quan để họ có thể chứng tỏ khả năng lãnh đạo trong lĩnh vực trách nhiệm của mình. Thông qua phương tiện này, sự lãnh đạo và cam kết của lãnh đạo cấp cao sẽ được truyền xuống xuyên suốt tổ chức. Bằng cách thể hiện sự lãnh đạo và cam kết, lãnh đạo cao nhất có thể chỉ đạo và hỗ trợ nhân viên của tổ chức cũng như những người khác làm việc thay mặt tổ chức để đạt được các kết quả dự kiến ​​của EMS.

Điều 5.2: Chính sách môi trường

Chính sách môi trường là cơ chế qua đó lãnh đạo cấp cao chính thức thể hiện cam kết của mình trong việc cải thiện kết quả hoạt động môi trường của mình.

Ở mức tối thiểu, những cam kết này được yêu cầu phải:

• Chính sách môi trường phải phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức, bao gồm tính chất, quy mô và tác động môi trường những các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức
• Cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu môi trường
• Bao gồm cam kết bảo vệ môi trường, ngăn ngừa ô nhiễm và các yêu cầu cụ thể khác liên quan đến bối cảnh của tổ chức
• Bao gồm cam kết thực hiện nghĩa vụ tuân thủ
• Bao gồm cam kết cải tiến liên tục EMS để nâng cao kết quả hoạt động môi trường

Điều quan trọng là chia sẻ các cam kết của tổ chức với nhân viên, nhà thầu và những người khác làm việc thay mặt cho tổ chức để họ hiểu được mong đợi của lãnh đạo cao nhất và có thể thực hiện công việc của mình theo cách góp phần đáp ứng những mong đợi này. Việc công bố chính sách môi trường hoặc sẵn có theo yêu cầu sẽ mang lại sự đảm bảo cho các bên quan tâm rằng tổ chức đang thực hiện phần việc của mình để đạt được kết quả tích cực về môi trường.

Chính sách môi trường cần được xem xét định kỳ để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp với tổ chức.

Điều 5.3: Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan trong EMS được phân công và truyền đạt ở tất cả các cấp trong tổ chức và được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản.

Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm cuối cùng về EMS, ngay cả khi các quyết định hàng ngày liên quan đến kết quả hoạt động môi trường được giao cho người khác. Việc gì được giao và giao cho ai cần được truyền đạt rõ ràng, cụ thể để mọi người hiểu ai chịu trách nhiệm về việc gì.

Lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn để:

• Đảm bảo hệ thống quản lý môi trường phù hợp với các yêu cầu của ISO 14001
• Báo cáo kết quả hoạt động của EMS cho lãnh đạo cao nhất.

Vì các nguồn lực có thể bị hạn chế nên cần tìm kiếm các cơ hội để tích hợp trách nhiệm về môi trường trong các chức năng hiện có của tổ chức. Nếu các hệ thống quản lý khác đã sẵn có, chẳng hạn như hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS), hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hoặc hệ thống quản lý năng lượng (EnMS), thì sự phối hợp có thể tồn tại khi có vai trò và trách nhiệm tương tự. Điều này sẽ nâng cao quyền sở hữu về quản lý môi trường trong toàn tổ chức và có khả năng tạo ra hiệu quả.

ISO 14001 yêu cầu trách nhiệm và quyền hạn của tất cả những người thực hiện nhiệm vụ thuộc hệ thống quản lý môi trường phải được ghi lại. Chúng có thể được mô tả và bao gồm trong:

• Các thủ tục của hệ thống quản lý môi trường
• Quy trình vận hành và sơ đồ quy trình
• Mô tả dự án và/hoặc nhiệm vụ
• Mô tả công việc
• Chương trình đào tạo

Những tài liệu như vậy có thể được yêu cầu đối với những nhân sự sau:

• Quản lý ở tất cả các cấp trong tổ chức, bao gồm cả quản lý cấp cao
• Ủy ban môi trường/đội môi trường
• Người vận hành quy trình và lực lượng lao động nói chung
• Những nhà thầu quản lý
• Những người chịu trách nhiệm đào tạo về môi trường
• Những người chịu trách nhiệm vận hành và bảo trì thiết bị
• Những người chịu trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất
• Nhân viên có trình độ chuyên môn về môi trường hoặc các chuyên gia môi trường khác trong tổ chức

Cần thận trọng trong việc làm rõ trách nhiệm tại các điểm tương tác giữa các chức năng khác nhau (ví dụ giữa các phòng ban, giữa các cấp quản lý khác nhau, giữa các nhân viên, giữa tổ chức và nhà thầu và giữa tổ chức với những người lân cận).

Tổng kết

Tóm lại, căn cứ vào các yêu cầu trong Điều khoản 5 của tiêu chuẩn ISO 14001:2015, lãnh đạo cấp cao có trách nhiệm:

• Đảm bảo rằng các kế hoạch chiến lược của tổ chức và các mục tiêu của EMS là tương thích và tích hợp và trong phạm vi bối cảnh của tổ chức;
• Đảm bảo có sẵn các nguồn lực chính xác và EMS có thể tương tác với các quy trình kinh doanh hiện có;
• Chịu trách nhiệm phân công và chỉ đạo mọi người đảm bảo đạt được các mục tiêu hoạt động;
• Đảm bảo có thể đạt được sự cải tiến liên tục;
• Cung cấp sự lãnh đạo cho các vai trò hỗ trợ khác trong tổ chức để đảm bảo có thể đạt được các mục tiêu chung.

Nếu Quý Doanh Nghiệp đang gặp khó khăn trong việc lý giải Điều khoản 5 của ISO 14001:2015 hoặc chưa thể xác định rõ ràng vai trò cũng như nhiệm vụ của ban lãnh đạo cấp cao khi xây dựng hệ thống quản lý môi trường (EMS), thì KNA CERT luôn sẵn lòng giải đáp các vướng mắc đó. Vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ sớm nhất.