[Điều khoản 7.2 của ISO 22000] Năng lực trong FSMS

Điều khoản 7.2 của tiêu chuẩn ISO 22000:2018 là một trong những yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS - Food Safety Management System). Trong bài viết này, mời bạn đọc cùng KNA CERT tìm hiểu về các nội dung cơ bản nhất về Điều khoản 7.2 của ISO 22000.

Điều khoản 7.2 trong ISO 22000 là gì?

Điều khoản 7.2 có tên đầy đủ là “Năng lực", nằm ở Điều 7 (Hỗ trợ) trong bộ tiêu chuẩn hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000:2018. Điều khoản 7.2 của tiêu chuẩn ISO 22000 yêu cầu tổ chức xác định các yêu cầu về năng lực đối với những người thực hiện công việc cần thiết dưới sự kiểm soát của tổ chức. Nhằm đảm bảo rằng mọi người có đủ năng lực để thực hiện vai trò của họ trong tổ chức của bạn một cách hiệu quả là điều cần thiết để duy trì an toàn thực phẩm. Nội dung của Điều khoản 7.2 trong ISO 22000:2018 bao gồm:

“Tổ chức phải:

•  xác định năng lực cần thiết của những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, kể cả các nhà cung cấp bên ngoài, mà có tác động đến kết quả thực hiện về an toàn thực phẩm và hiệu lực của HTQL ATTP;

•  đảm bảo rằng những người này, bao gồm cả nhóm an toàn thực phẩm và những người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kiểm soát mối nguy đều có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo và/hoặc có kinh nghiệm thích hợp;

•  đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm có kiến thức đa ngành và kinh nghiệm trong việc xây dựng và áp dụng HTQL ATTP (bao gồm nhưng không giới hạn đến các sản phẩm, quá trình, thiết bị và các mối nguy về an toàn thực phẩm trong phạm vi HTQL ATTP);

•  khi có thể, cần có hành động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu lực của các hành động đã thực hiện;

•  lưu thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về năng lực,

CHÚ THÍCH: Ví dụ về các hành động thích hợp có thể bao gồm: việc cung cấp đào tạo, tư vấn hoặc sắp xếp lại những người đang làm việc; thuê hoặc ký hợp đồng với người có năng lực.”

Phân tích yêu cầu của Điều khoản 7.2 theo ISO 22000:2018

1. Xác định năng lực cần thiết

Tổ chức cần tiến hành xác định một cách rõ ràng năng lực cần thiết của tất cả các cá nhân làm việc dưới sự kiểm soát của mình, bao gồm cả nhân viên nội bộ và các nhà cung cấp bên ngoài. Đây là bước nền tảng quan trọng nhằm đảm bảo rằng mỗi cá nhân đều có đủ khả năng để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả, góp phần đảm bảo an toàn thực phẩm và duy trì hệ thống FSMS.

Trong quá trình này, tổ chức cần xác định chính xác các kỹ năng, kiến thức, và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí hoặc vai trò. Điều này không chỉ bao gồm các năng lực chuyên môn, như hiểu biết về quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, hoặc quản lý mối nguy, mà còn cả các năng lực mềm, như khả năng giao tiếp, làm việc nhóm, hoặc ra quyết định trong các tình huống khẩn cấp.

Đối với các nhà cung cấp bên ngoài, việc xác định năng lực không dừng lại ở yêu cầu về chuyên môn mà còn cần đánh giá khả năng của họ trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm mà tổ chức áp dụng. Điều này đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ hoặc nguyên liệu mà nhà cung cấp cung cấp không gây ảnh hưởng tiêu cực đến Hệ thống FSMS.

Tóm lại, xác định năng lực cần thiết một cách kỹ lưỡng giúp tổ chức tạo cơ sở để tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự và các bên liên quan. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro tiềm tàng trong chuỗi cung ứng và sản xuất, tăng cường khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế và quy định pháp lý về an toàn thực phẩm.

2. Đảm bảo năng lực qua giáo dục, đào tạo, và/hoặc kinh nghiệm thích hợp

Điều khoản này yêu cầu tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả các cá nhân làm việc dưới sự kiểm soát của mình, đặc biệt là nhóm an toàn thực phẩm và những người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kiểm soát mối nguy, đều có năng lực phù hợp. Năng lực này phải được xác định và đánh giá dựa trên các yếu tố như trình độ giáo dục, chương trình đào tạo chuyên sâu, hoặc kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực an toàn thực phẩm.

Những cá nhân này đóng vai trò quan trọng trong việc nhận diện, đánh giá, và kiểm soát các mối nguy tiềm tàng liên quan đến an toàn thực phẩm. Do đó, họ cần có hiểu biết sâu rộng về các yêu cầu pháp lý, tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, và các quy trình kiểm soát phù hợp. Nếu chỉ dựa vào giáo dục mà thiếu kinh nghiệm thực tiễn hoặc ngược lại, việc thực hiện các nhiệm vụ có thể không đạt hiệu quả tối ưu. Vì vậy, một sự kết hợp giữa kiến thức lý thuyết và thực hành là điều cần thiết để đảm bảo các hoạt động quản lý an toàn thực phẩm được thực hiện một cách nhất quán và chính xác. 

Việc đảm bảo năng lực không chỉ là yêu cầu nội tại của tổ chức mà còn là yêu cầu quan trọng để duy trì hệ thống FSMS. Điều này đòi hỏi tổ chức thường xuyên đánh giá trình độ của nhân sự, cung cấp các chương trình đào tạo liên tục, và khuyến khích tích lũy kinh nghiệm thực tế để đáp ứng nhu cầu công việc trong bối cảnh các tiêu chuẩn và quy định an toàn thực phẩm ngày càng cao.

3. Đảm bảo kiến thức đa ngành và kinh nghiệm của nhóm an toàn thực phẩm

Nhóm an toàn thực phẩm là bộ phận nòng cốt trong việc xây dựng và duy trì hệ thống FSMS. Điều khoản 7.2 của ISO 22000 yêu cầu tổ chức phải đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm có đủ kiến thức đa ngành và kinh nghiệm thực tế cần thiết để xây dựng, triển khai, và duy trì hệ thống FSMS một cách hiệu quả. Kiến thức đa ngành ở đây bao gồm các lĩnh vực như công nghệ thực phẩm, hóa học, vi sinh học, quản lý chất lượng, và các quy định pháp lý liên quan. Những lĩnh vực này đóng vai trò bổ trợ, giúp nhóm an toàn thực phẩm có cái nhìn toàn diện về các khía cạnh của sản phẩm, quá trình sản xuất, thiết bị sử dụng, cũng như các mối nguy tiềm tàng có thể phát sinh trong phạm vi quản lý của hệ thống.

Kinh nghiệm thực tế cũng là yếu tố quan trọng, bởi việc áp dụng Hệ thống FSMS không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn đòi hỏi sự nhạy bén trong nhận diện rủi ro, đánh giá mối nguy, và triển khai các biện pháp kiểm soát phù hợp. Điều này đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải từng tham gia vào các hoạt động liên quan đến sản xuất, vận hành thiết bị, hoặc xử lý các tình huống khẩn cấp để tích lũy được khả năng ứng phó với các vấn đề thực tế. Bên cạnh đó, tổ chức có thể nâng cao kiến thức của nhóm an toàn thực phẩm thông qua các chương trình đào tạo chuyên sâu, trao đổi kinh nghiệm thực tế, hoặc mời các chuyên gia để hỗ trợ nhóm cập nhật kiến thức mới. Điều này không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn quốc tế mà còn đảm bảo an toàn thực phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng và sản xuất.

4. Hành động để đạt được năng lực và đánh giá hiệu lực

Điều khoản 7.2 yêu cầu tổ chức phải chủ động thực hiện các hành động cần thiết để đảm bảo rằng tất cả nhân sự và các bên liên quan đạt được năng lực phù hợp theo yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Những hành động này có thể bao gồm tổ chức các khóa đào tạo chuyên môn, xây dựng chương trình hướng dẫn cụ thể, hoặc triển khai kế hoạch phát triển năng lực lâu dài cho nhân sự. Bên cạnh đó, tổ chức cũng nên khuyến khích việc trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận hoặc phối hợp với các chuyên gia trong lĩnh vực an toàn thực phẩm để nâng cao hiệu quả thực hiện.

Không chỉ dừng lại ở việc triển khai, tổ chức cần tiến hành đánh giá hiệu quả của các hành động đã thực hiện. Điều này giúp tổ chức xác định mức độ cải thiện năng lực, đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động đào tạo và phát triển mang lại giá trị thực tiễn. Các phương pháp đánh giá có thể bao gồm kiểm tra kết quả đào tạo, quan sát trực tiếp trong quá trình làm việc, hoặc thực hiện đánh giá năng lực định kỳ để so sánh với các yêu cầu đã đặt ra.

Việc đánh giá hệ thống một cách hiệu quả không chỉ hỗ trợ tổ chức trong việc tối ưu hóa các nguồn lực mà còn là cơ sở để điều chỉnh, cải tiến các chương trình đào tạo, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tế. Đây cũng là một phần quan trọng trong việc duy trì tính hiệu lực và cải tiến liên tục hệ thống FSMS.

5. Lưu trữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về năng lực

Điều khoản 7.2 theo ISO 22000:2018 cũng yêu cầu tổ chức phải lưu trữ đầy đủ và có hệ thống các tài liệu liên quan đến năng lực của nhân sự để làm bằng chứng khi cần. Những tài liệu này bao gồm hồ sơ về bằng cấp, chứng chỉ đào tạo, kết quả đánh giá năng lực, và các báo cáo hiệu suất công việc. Việc lưu giữ tài liệu này không chỉ giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế mà còn hỗ trợ trong quá trình kiểm tra, đánh giá nội bộ hoặc từ các bên thứ ba. Tổ chức có một hệ thống lưu trữ tài liệu hiệu quả cũng tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức có thể rà soát và cải tiến năng lực nhân sự một cách định kỳ, góp phần duy trì và nâng cao chất lượng của hệ thống FSMS.

Tại sao doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu của Điều khoản 7.2 theo ISO 22000?

• Đảm bảo tính hiệu quả của Hệ thống FSMS: Điều khoản 7.2 của ISO 22000 yêu cầu các cá nhân phải có năng lực dựa trên nền tảng giáo dục, đào tạo, hoặc kinh nghiệm thích hợp. Điều này giúp đảm bảo rằng các hoạt động trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Nếu nhân sự không đủ năng lực, việc nhận diện mối nguy, kiểm soát rủi ro, hoặc xử lý sự cố có thể không đạt yêu cầu, dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về an toàn thực phẩm.
• Tăng cường tính nhất quán và giảm thiểu rủi ro: Điều khoản 7.2 yêu cầu tổ chức xác định năng lực cần thiết và thực hiện các hành động để đảm bảo năng lực đó. Việc này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót do con người, và đảm bảo các quyết định liên quan đến an toàn thực phẩm được đưa ra dựa trên kiến thức và kinh nghiệm phù hợp.
• Hỗ trợ cải tiến liên tục và phát triển bền vững: Điều khoản này không chỉ yêu cầu tổ chức đảm bảo năng lực mà còn yêu cầu đánh giá hiệu quả của các hành động đào tạo và phát triển năng lực. Điều này giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến, phát triển đội ngũ nhân sự và nâng cao khả năng cạnh tranh trong ngành thực phẩm.

Trên đây là nội dung về Điều khoản 7.2 Năng lực trong ISO 22000. Hy vọng Quý Doanh nghiệp đã hiểu hơn về các yêu cầu Điều khoản 7.2 của ISO 22000 về năng lực của nhân viên trong quá trình xây dựng Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Nếu doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc gì về chứng nhận ISO 22000, hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được giải đáp.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com