HLS: Cấu trúc cấp cao của ISO là gì? (High Level Structure)

Cấu trúc cấp cao HLS được ISO khởi xướng lần đầu tiên vào năm 2012 là cấu trúc cơ bản của các tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Cấu trúc HLS đưa ra các định nghĩa thống nhất và cấu trúc giống hệt nhau giúp việc áp dụng các tiêu chuẩn khác nhau trở nên dễ dàng hơn. Trong bài viết này, hãy cùng KNA CERT tìm hiểu kỹ hơn Cấu trúc cấp cao HLS là gì và những ưu điểm của nó

HLS là gì?

HLS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “High Level Structure” dịch sang tiếng Việt là “Cấu trúc cấp cao” hoặc “Cấu trúc bậc cao”, ngoài ra nó còn có tên gọi khác là “Phụ lục SL”. Cấu trúc HLS được khởi xướng lần đầu tiên vào năm 2012 với tư cách là một hướng dẫn cho việc phát triển các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO mới nhằm hài hòa cấu trúc và các yêu cầu của chúng ở một mức độ lớn.

Mục tiêu của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) với HLS là đảm bảo sử dụng thống nhất các văn bản, thuật ngữ và định nghĩa cốt lõi. Trên hết, các yêu cầu cơ bản chung của HLS thúc đẩy sự tích hợp của các hệ thống khác nhau trong một tổ chức.

Áp dụng Cấu trúc bậc cao HLS giúp cho hệ thống quản lý tinh gọn và hiệu quả, trong khi vẫn đáp ứng hiệu quả tất cả những mong đợi của các bên quan tâm. Các nội dung liên quan tới Cấu trúc HLS bao gồm: Bối cảnh của tổ chức, lãnh đạo và cam kết, định hướng quy trình và cách tiếp cận dựa trên rủi ro.

Tiêu chuẩn nào áp dụng Cấu trúc bậc cao HLS?

High Level Structure là cấu trúc mà tất cả các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO bắt buộc phải áp dụng trong tương lai. Có thể kể tới các tiêu chuẩn được phát triển dựa trên Cấu trúc cấp cao HLS bao gồm:

ISO 9001:2015: Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
ISO 14001:2015: Hệ thống quản lý môi trường (EMS)
ISO 45001:2018: Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS)
ISO 27001:2022: Hệ thống quản lý an toàn thông tin (ISMS)
ISO 22000:2018: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS)
ISO 50001:2018: Hệ thống quản lý năng lượng (EnMS)
ISO 22301:2019: Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục
….

Ưu điểm của Cấu trúc cấp cao (High Level Structure - HLS)

Cấu trúc thống nhất và việc sử dụng các văn bản, thuật ngữ, định nghĩa cốt lõi giống hệt nhau giúp người dùng hiểu tiêu chuẩn dễ dàng hơn.
Nhờ tiêu chuẩn hóa, các hệ thống quản lý tiếp theo có thể được tích hợp nhanh hơn vào hệ thống hiện có; trong hầu hết các trường hợp, ISO 9001 là điểm khởi đầu.
Với HLS, việc giới thiệu một số hệ thống quản lý, ví dụ như chất lượng, môi trường, bảo mật thông tin, trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều. Sự trùng lặp của công việc và nỗ lực trong tài liệu cũng được giảm bớt.
Với một hệ thống quản lý tích hợp, các cuộc đánh giá (nội bộ và bên ngoài) có thể được thực hiện dễ dàng hơn hoặc theo một số tiêu chuẩn cùng một lúc và có thể sử dụng đồng thời

Nội dung của Cấu trúc cấp cao HLS là gì?

Cấu trúc cấp cao (HLS) bao gồm 10 điều khoản:

Điều khoản 1: Phạm vi

Nội dung này nói về phạm vi của tiêu chuẩn ISO, không phải về phạm vi của hệ thống quản lý. Cụ thể xác định tiêu chuẩn ISO đề cập tới vấn đề gì và tiêu chuẩn này hữu ích cho ai. Ví dụ: ISO 9001 liên quan đến khách hàng, ISO 45001 liên quan đến nhân viên/con người, ISO 27001 liên quan đến bảo mật tài sản thông tin và dữ liệu.

Điều khoản này cũng nêu rõ rằng các tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu luật định và chế định cũng như phải liên tục cải tiến, đồng thời tất cả các yêu cầu đều mang tính chung và nhằm mục đích áp dụng cho tất cả các tổ chức, bất kể loại hình, quy mô và sản phẩm/dịch vụ được cung cấp.

Điều khoản 2: Tài liệu tham khảo

Chứa danh sách các tiêu chuẩn liên quan, ngày tháng, tài liệu cần thiết cho việc thực hiện tiêu chuẩn. Ví dụ: ISO 9001:2015 đề cập đến ISO 9000:2015 về các nguyên tắc và từ vựng được sử dụng trong tiêu chuẩn.

Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Danh sách các định nghĩa hữu ích cho việc hiểu và áp dụng tiêu chuẩn. Mỗi tiêu chuẩn sẽ bao gồm một số thuật ngữ và định nghĩa chung về hệ thống quản lý (ví dụ: tổ chức, quản lý, hoạt động, hành động khắc phục…), cùng với một số thuật ngữ dành riêng cho từng lĩnh vực (ví dụ: sự hài lòng của khách hàng trong ISO 9001, chính sách môi trường trong ISO 14001).

Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

Điều khoản này nêu ra các vấn đề bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến tổ chức và khả năng đạt được kết quả dự kiến của tổ chức.

Các vấn đề bên ngoài sẽ bao gồm những vấn đề như pháp lý, công nghệ hoặc văn hóa và có thể mang tính quốc tế, quốc gia hoặc địa phương.
Các vấn đề nội bộ sẽ bao gồm những thứ như giá trị, văn hóa, kiến thức, nguồn lực.
Nhu cầu của các bên quan tâm cũng phải được hiểu cùng với phạm vi của hệ thống quản lý, tức là nó bao gồm những gì.

Ngoài ra, các quy trình, cùng với đầu vào và đầu ra của chúng phải được xác định. Thông tin dạng văn bản sẽ được yêu cầu khi thích hợp.

Điều khoản 5: Lãnh đạo

Điều khoản này xác định vai trò của lãnh đạo cấp cao và trách nhiệm giải trình của lãnh đạo cấp cao. Lãnh đạo cấp cao phải thể hiện khả năng lãnh đạo. Để làm được điều này, họ cần thiết lập các chính sách và đảm bảo trách nhiệm cũng như quyền hạn được truyền đạt và hiểu rõ. Ban quản lý cũng phải thúc đẩy kỷ luật trong toàn tổ chức, cho dù đó là chất lượng (ISO 9001), môi trường (ISO 14001) hay OHS (ISO 45001).

Điều khoản 6: Lập kế hoạch

Các tổ chức hiện cần sử dụng cách tiếp cận dựa trên rủi ro để giải quyết các mối đe dọa và cơ hội, đồng thời để đảm bảo hệ thống quản lý thực sự thực hiện những gì được yêu cầu – rằng nó có thể ngăn ngừa hoặc giảm thiểu những ảnh hưởng không mong muốn và đạt được sự cải thiện.

Các mục tiêu và kế hoạch cần được xây dựng để đáp ứng những mục tiêu này; những điều này cần được thực hiện xuyên suốt tổ chức và bao gồm các trách nhiệm cũng như khung thời gian. Ngoài ra, những thay đổi cần phải được lên kế hoạch và cần phải biết những hậu quả tiềm ẩn (tích cực hoặc tiêu cực) của bất kỳ thay đổi nào.

Điều khoản 7: Hỗ trợ

Cần có sẵn các nguồn lực và hỗ trợ liên quan để đảm bảo hệ thống quản lý vận hành trơn tru; điều này sẽ bao gồm nhân sự có tay nghề cao và cơ sở hạ tầng/môi trường được bảo trì phù hợp cũng như thiết bị giám sát và đo lường. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn về chủ đề phải được xác định, duy trì và sẵn có.

Việc kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ trước đây đã được thay thế bằng thông tin dạng văn bản, trong đó tổ chức xác định tài liệu nào là cần thiết và định dạng nào là phù hợp nhất.

Điều khoản 8: Vận hành

Một sự thay thế đơn giản, duy nhất cho Tạo sản phẩm, Kiểm soát vận hành, Xác định mối nguy, Đánh giá rủi ro và Kiểm soát rủi ro trong ISO 9001 và ISO 14001.

Yêu cầu tập trung nhiều hơn vào việc tổ chức xác định các quy trình cần thiết cho hoạt động của mình, cùng với các tiêu chí chấp nhận phù hợp và kế hoạch dự phòng, ví dụ như sự không phù hợp, sự cố và ứng phó khẩn cấp. Cấu trúc HLS hiện cũng có các yêu cầu về quản lý thay đổi và kiểm soát các nhà cung cấp bên ngoài, ví dụ: nhà thầu, quy trình thuê ngoài, mua sắm, ....

Điều khoản 9: Đánh giá hiệu suất

Giống như Hoạt động, 'Đánh giá hiệu suất' là một sự thay thế đơn giản, duy nhất cho các điều khoản đánh giá, phân tích dữ liệu, giám sát và đo lường. Đây là cơ hội để kiểm tra xem Hệ thống quản lý có hoạt động chính xác hay không. Tổ chức xác định các hoạt động theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá (cái gì, khi nào, như thế nào). Ví dụ: ISO 45001 yêu cầu Đánh giá sự tuân thủ (Pháp lý và các vấn đề khác), ISO 9001 yêu cầu giám sát sự hài lòng của khách hàng.

Đánh giá nội bộ và Xem xét của lãnh đạo cũng được đưa vào đây.

Đánh giá nội bộ được thực hiện để có cái nhìn tốt về hệ thống quản lý (sự phù hợp với yêu cầu, tính hiệu quả…).
Trong các cuộc họp quản lý, ban lãnh đạo xem xét hệ thống quản lý, có tính đến các vấn đề của tổ chức, thông tin về hiệu quả hoạt động, các hành động đang diễn ra…

Điều khoản 10: Cải tiến

Các tổ chức được yêu cầu phản ứng thích hợp với sự không phù hợp và sự cố, đồng thời thực hiện hành động thích hợp hoặc được khuyến nghị để kiểm soát, khắc phục, giải quyết hậu quả và loại bỏ nguyên nhân để sự cố không tái diễn hoặc xảy ra ở nơi khác.

Tổ chức cũng được yêu cầu cải tiến sự phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của hệ thống quản lý. Hành động phòng ngừa không còn nữa – được thay thế bằng cách tiếp cận quy trình dựa trên rủi ro trong điều khoản 4 và các hành động giải quyết rủi ro trong điều khoản 6.

Danh sách tài liệu cần có trong Phụ lục SL

Dưới đây là danh sách thông tin dạng văn bản được yêu cầu trong cấu trúc HLS:

Phạm vi hệ thống quản lý của tổ chức
Chính sách của tổ chức
Mục tiêu của tổ chức
Bằng chứng về năng lực của các nhân sự
Lập kế hoạch và vận hành quy trình
Kết quả hoạt động giám sát, đo lường
Việc thực hiện và kết quả đánh giá nội bộ
Kết luận xem xét của lãnh đạo
Bản chất của sự không phù hợp, hành động khắc phục và kết quả

Mối liên hệ giữa Cấu trúc HLS và Chu trình PDCA

Các điều khoản của Cấu trúc cấp cao HLS dựa trên chu trình PDCA (Kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động), với các điều khoản tương ứng như sau:

Plan - Kế hoạch: Điều khoản 4, 5 và 6
Do - Thực hiện: Điều khoản 7 và 8
Check - Kiểm tra: Điều khoản 9
Act - Hành động: Điều khoản 10

→ Tim hiểu thêm về Chu trình PDCA

CẬP NHẬT MỚI NHẤT: Cấu trúc bậc cao trở thành Cấu trúc hài hòa

Các quy tắc cho Cấu trúc bậc cao (High Level Structure - HLS) và các nội dung cốt lõi được công bố lần đầu tiên vào năm 2012 trong Phụ lục "Phương pháp tiếp cận hài hòa với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý" (Phụ lục SL) của Chỉ thị ISO / IEC. Vào tháng 5 năm 2021, Tổ chức ISO đã xuất bản Phụ lục SL sửa đổi. Với phiên bản sửa đổi này, HLS đã trải qua một lần sửa đổi với nhiều giải thích rõ ràng, bổ sung, và cũng có thể sẽ bị thay thế.

Cụ thể, Cấu trúc bậc cao (HLS) ngày nay được gọi là "Cấu trúc Hài hòa" (Harmonized Structure - HS), và thuật ngữ "Phương pháp Tiếp cận Hài hòa" (Harmonized Approach - HA) cũng được sử dụng. Về nội dung, không có thay đổi lớn; các yêu cầu cốt lõi của HLS phần lớn vẫn được giữ lại. Tuy nhiên, Cấu trúc Hài hòa mới sẽ chỉ có hiệu lực với bản sửa đổi tiếp theo của tiêu chuẩn ISO tương ứng.

Tư vấn từ chuyên gia

Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu Cấu trúc cấp cao HLS (High Level Structure) của ISO là gì. Nểu có bất kỳ vướng mắc gì, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.