Những khó khăn khi áp dụng ISO 22000 của doanh nghiệp ngành Thực phẩm

Sở hữu chứng nhận ISO 22000 về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm là mong muốn của rất nhiều doanh nghiệp trong ngành thực phẩm. Mặc dù ISO 22000 mang lại nhiều lợi ích nhưng để đạt được chứng nhận này không phải là điều dễ dàng. Doanh nghiệp cần nhận ra và giải quyết những trở ngại ngay từ đầu để giúp quá trình chứng nhận diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây của KNA CERT sẽ giúp quý doanh nghiệp xác định được những khó khăn khi áp dụng ISO 22000 và cung cấp một số giải pháp để khắc phục chúng.

ISO 22000 là gì?

ISO 22000 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS - Food Safety Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO (International Organization for Standardization) phát triển. Tiêu chuẩn này cung cấp một khung làm việc toàn diện để các tổ chức trong chuỗi cung ứng thực phẩm đảm bảo an toàn thực phẩm ở mọi giai đoạn, từ sản xuất, chế biến, phân phối đến tiêu thụ. Doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng thực phẩm khi áp dụng và đạt chứng nhận ISO 22000 sẽ được đánh giá là có hệ thống quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm hiệu quả, đảm bảo cung cấp các sản phẩm an toàn, chất lượng cho người tiêu dùng và các bên liên quan.

ISO 22000 áp dụng cho tất cả các loại tổ chức, bất kể về quy mô hay mức độ phức tạp, tham gia vào bất kỳ khía cạnh nào của chuỗi thực phẩm, từ sản xuất chính đến chế biến, vận chuyển và phân phối. Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp xác định, kiểm soát và giảm thiểu các mối nguy tiềm ẩn liên quan đến thực phẩm. Việc áp dụng ISO 22000 không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn xây dựng lòng tin với khách hàng, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Những khó khăn khi áp dụng ISO 22000

1. Thiếu hiểu biết và nhận thức về ISO 22000

Một trong những thách thức đầu tiên mà các tổ chức phải đối mặt là không hiểu hết được các yêu cầu của ISO 22000. Tiêu chuẩn này bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến quản lý an toàn thực phẩm và doanh nghiệp có thể khó xác định cách thực hiện hiệu quả những hoạt động này. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ không hiểu rõ yêu cầu cụ thể của ISO 22000 dẫn đến việc triển khai thiếu đồng bộ hoặc không đúng mục tiêu.

Nguyên nhân của tình trạng này xuất phát từ nhiều yếu tố. Trước tiên, việc thiếu tài liệu hướng dẫn dễ hiểu và phù hợp với từng ngành nghề khiến doanh nghiệp khó tiếp cận thông tin. Thứ hai, không phải doanh nghiệp nào cũng có nguồn lực để tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên hoặc thuê chuyên gia tư vấn. Thêm vào đó, ở một số nơi sự thiếu quan tâm từ ban lãnh đạo khiến việc triển khai ISO 22000 chỉ mang tính hình thức mà không đi sâu vào thực chất. Nhận thức hạn chế này không chỉ làm tăng nguy cơ sai sót trong việc áp dụng mà còn khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các lợi ích mà ISO 22000 mang lại như cải thiện hiệu quả hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

2. Cản trở từ phía ban lãnh đạo

Đây là một khó khăn lớn trong việc áp dụng ISO 22000, đặc biệt ở những doanh nghiệp chưa có nhận thức rõ ràng về đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Biểu hiện của khó khăn này là sự thiếu cam kết hoặc thiếu ưu tiên từ lãnh đạo làm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả triển khai. Sự cản trở này có thể là do ban lãnh đạo không chủ động tham gia vào quá trình lập kế hoạch, không hỗ trợ đủ nguồn lực như ngân sách, nhân sự và không đưa ra các quyết định kịp thời liên quan đến việc cải tiến hệ thống. Ngoài ra, một số lãnh đạo có thể chỉ coi chứng nhận ISO 22000 là một thủ tục hành chính hoặc một yêu cầu bắt buộc từ khách hàng, thay vì một công cụ để cải thiện hiệu quả quản lý và xây dựng thương hiệu.

Nguyên nhân chính của khó khăn này bắt nguồn từ việc ban lãnh đạo nhận thức chưa đầy đủ về lợi ích lâu dài của ISO 22000. Họ có thể đánh giá thấp lợi ích mà tiêu chuẩn này mang lại. Ngoài ra, cũng có thể do nhà quản lý chưa thực  hiểu biết hoặc thiếu kinh nghiệm trong việc triển khai các hệ thống quản lý phức tạp. Một nguyên nhân khác là lãnh đạo không nắm rõ bối cảnh của tổ chức, thiếu tầm nhìn  khiến việc triển khai ISO 22000 bị coi là thứ yếu so với các mục tiêu lợi nhuận trước mắt. Hậu quả của khó khăn này là hệ thống quản lý an toàn thực phẩm không được triển khai hoặc vận hành hiệu quả, dễ dẫn đến rủi ro không đạt chứng nhận hoặc không duy trì được tiêu chuẩn.

3. Thiếu nhân lực hoặc nhân sự không hợp tác

Khó khăn khi áp dụng ISO 22000:2018 tiếp theo mà doanh nghiệp có thể gặp phải liên quan đến nhân lực. Biểu hiện rõ nhất của vấn đề này là sự thiếu hụt nhân sự có chuyên môn về an toàn thực phẩm và hệ thống quản lý chất lượng. Các vị trí quan trọng như nhóm an toàn thực phẩm phụ trách triển khai hệ thống bị thiếu hoặc phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác dẫn đến quá tải và giảm hiệu quả công việc. Ngoài ra, việc nhân sự không hợp tác, tỏ thái độ thờ ơ, miễn cưỡng tham gia các chương trình đào tạo hoặc thực hiện không đầy đủ các quy trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn cũng là vấn đề nan giải của tổ chức.

Nguyên nhân của tình trạng này chủ yếu xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa đầu tư đúng mức vào đào tạo nhân sự dẫn đến đội ngũ hiện tại không đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết. Đồng thời, tâm lý e ngại thay đổi hoặc sợ tăng khối lượng công việc khiến nhiều nhân viên không tích cực hỗ trợ trong quá trình triển khai. Một nguyên nhân khác là sự thiếu giao tiếp và định hướng rõ ràng từ ban lãnh đạo khiến nhân viên không hiểu được vai trò của họ trong ISO 22000 cũng như lợi ích mà tiêu chuẩn này mang lại. Tình trạng thiếu nhân lực và nhân sự không hợp tác không chỉ làm chậm tiến độ triển khai ISO 22000 mà còn gây ra lỗ hổng trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm dẫn đến các nguy cơ về chất lượng sản phẩm. 

4. Thiếu kinh phí

Thiếu kinh phí là một trong những khó khăn hàng đầu mà doanh nghiệp phải đối mặt khi áp dụng ISO 22000, đặc biệt là với các doanh nghiệp mới thành lập. Khó khăn này bao gồm việc doanh nghiệp không đủ ngân sách để đầu tư vào các hoạt động cần thiết như nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua sắm thiết bị phục vụ sản xuất an toàn, tổ chức đào tạo nhân sự hoặc thuê các chuyên gia tư vấn để hỗ trợ quá trình triển khai. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp không đủ tài chính để chi trả chi phí chứng nhận ban đầu và các khoản phí duy trì hàng năm dẫn đến việc trì hoãn hoặc từ bỏ việc triển khai tiêu chuẩn ISO 22000.

Nguyên nhân chính đến từ việc doanh nghiệp chưa lập kế hoạch tài chính dài hạn cho việc triển khai ISO 22000. Thay vì coi đây là một khoản đầu tư chiến lược, nhiều doanh nghiệp chỉ xem tiêu chuẩn này như một chi phí phát sinh, dẫn đến việc không chuẩn bị ngân sách phù hợp. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc huy động vốn hoặc tiếp cận các chương trình hỗ trợ tài chính từ chính phủ, tổ chức quốc tế. Áp lực từ các chi phí vận hành khác như tiền lương, nguyên liệu và chi phí marketing cũng khiến việc đầu tư cho ISO 22000 bị cắt giảm.

5. Vướng mắc khi xây dựng hệ thống tài liệu và triển khai thực hiện

ISO 22000 không chỉ yêu cầu về cách triển khai hệ thống mà còn yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập và quản lý một hệ thống tài liệu phức tạp, đồng bộ. Do đó doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định và lập danh sách các hồ sơ, tài liệu cần thiết để xây dựng hệ thống. Ngoài ra, việc triển khai thực hiện thường không được đồng bộ giữa các phòng ban dẫn đến tình trạng phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, hợp lý. Đồng thời, việc cập nhật cũng như lưu trữ tài liệu để thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi hệ thống hồ sơ và quá trình triển khai thực hiện không rõ ràng.

Nguyên nhân của vấn đề này bắt nguồn từ việc thiếu kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống tài liệu. Nhiều doanh nghiệp chưa có đội ngũ chuyên trách để thực hiện công việc này hoặc không biết cách chuẩn hóa tài liệu sao cho phù hợp với các yêu cầu cụ thể của ISO 22000. Bên cạnh đó, sự thiếu phối hợp giữa các phòng ban cũng khiến việc thu thập thông tin và xây dựng tài liệu gặp khó khăn. Một số doanh nghiệp còn đối mặt với tâm lý e ngại thay đổi hoặc xem nhẹ vai trò của hệ thống tài liệu dẫn đến việc triển khai chỉ mang tính hình thức. Những vướng mắc này không chỉ gây lãng phí thời gian và nguồn lực mà còn làm giảm hiệu quả thực thi tiêu chuẩn ISO 22000.

6. Lựa chọn đơn vị tư vấn ISO 22000 không phù hợp

Biểu hiện rõ nhất của khó khăn này là các đơn vị tư vấn không cung cấp được giải pháp thực tế, không hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm phù hợp với đặc thù ngành nghề. Một số đơn vị thiếu chuyên môn hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực ISO 22000 dẫn đến việc thiết lập tài liệu và quy trình không đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc không mang lại hiệu quả như mong muốn. Thậm chí, có những trường hợp doanh nghiệp phải sửa đổi nhiều lần gây tốn thời gian mà khi triển khai thực tế lại không khả thi hoặc có kết quả thiết thực.

Nguyên nhân chính của khó khăn này xuất phát từ việc doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn đơn vị tư vấn. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới tiếp cận ISO 22000 chỉ tập trung vào chi phí thấp mà không tìm hiểu kỹ năng lực và uy tín của đối tác tư vấn. Bên cạnh đó, một số đơn vị tư vấn không có đội ngũ chuyên gia đủ trình độ, không cập nhật các yêu cầu mới nhất của tiêu chuẩn dẫn đến việc tư vấn không đáp ứng được nhu cầu thực tế.

Hậu quả của việc lựa chọn đơn vị tư vấn không phù hợp là doanh nghiệp phải đối mặt với hệ thống không hiệu quả, mất thêm thời gian và chi phí để sửa chữa, thậm chí không đạt được chứng nhận ISO 22000.

7. Khó khăn trong việc duy trì và cải tiến hệ thống

Sau khi đạt chứng nhận, việc duy trì và cải tiến liên tục hệ thống ISO 22000 có thể là một thách thức. Doanh nghiệp không vận hành hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo đúng quy định của tiêu chuẩn hoặc chỉ duy trì ở mức chống đối vì đã sở hữu chứng chỉ là những biểu hiện phổ biến. Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc cập nhật hệ thống tài liệu và quy trình khi có sự thay đổi về yêu cầu pháp lý, công nghệ hoặc sản phẩm. Ngoài ra, việc giám sát và đánh giá nội bộ định kỳ thường không được thực hiện đầy đủ hoặc bị xem nhẹ dẫn đến sự suy giảm hiệu quả của hệ thống.

Nguyên nhân chính đến từ việc thiếu cam kết liên tục từ ban lãnh đạo và nhân sự sau khi đã đạt chứng nhận. Nhiều doanh nghiệp xem việc duy trì và cải tiến hệ thống là không cấp thiết, đặc biệt trong giai đoạn không có áp lực kiểm tra hoặc đánh giá từ bên ngoài. Thêm vào đó, thiếu nguồn lực, bao gồm tài chính, nhân sự chuyên môn và công cụ hỗ trợ cũng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả. Sự thiếu đào tạo định kỳ và không có chiến lược cải tiến rõ ràng cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng hệ thống bị trì trệ.

Một số giải pháp để khắc phục khó khăn khi áp dụng ISO 22000

1. Đào tạo và nâng cao nhận thức về ISO 22000

Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên và ban quản lý để giải thích nguyên tắc của ISO 22000 bao gồm những yêu cầu, lợi ích và các bước triển khai. Các khóa đào tạo cần được thiết kế phù hợp với từng đối tượng, từ cơ bản cho nhân viên, đến chuyên sâu cho đội ngũ quản lý và những người chịu trách nhiệm chính trong hệ thống. Nội dung đào tạo không chỉ bao gồm lý thuyết mà cần gắn liền với thực tế sản xuất, giúp nhân viên áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày. Việc tổ chức các chương trình đào tạo bài bản sẽ giúp các thành viên của tổ chức hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu và vai trò của họ trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, từ đó giảm tâm lý lo ngại và tăng cường sự hợp tác.

2. Tăng cường vai trò, trách nhiệm của ban lãnh đạo

Sự cam kết và chỉ đạo từ lãnh đạo đóng vai trò quyết định đối với thành công của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Do đó, ban lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết mạnh mẽ bằng cách đưa ISO 22000 vào chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp, chủ động tìm hiểu về thực trạng để triển khai.

Ban lãnh đạo cần chủ động tham gia vào mọi giai đoạn từ lập kế hoạch, giám sát thực hiện, đến duy trì và cải tiến hệ thống. Đồng thời, lãnh đạo cần phân bổ nguồn lực đầy đủ, bao gồm tài chính, nhân sự và thời gian để đảm bảo hệ thống được triển khai đúng tiến độ và chất lượng. Ngoài ra, ban lãnh đạo cần không ngừng học hỏi nâng cao năng lực và tham gia các khóa đào tạo ISO 22000 nếu cần thiết. Thái độ gương mẫu của lãnh đạo trong việc tuân thủ và thúc đẩy các yêu cầu của ISO 22000 sẽ truyền cảm hứng cũng như tạo động lực cho nhân viên, giúp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và trách nhiệm.

3. Xây dựng một chiến lược quản lý nhân sự toàn diện

Trước hết, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nguồn nhân lực hiện có để xác định các khoảng trống về chuyên môn, từ đó lập kế hoạch tuyển dụng hoặc thuê chuyên gia bên ngoài để hỗ trợ triển khai tiêu chuẩn. Việc tuyển dụng cần tập trung vào những ứng viên có kinh nghiệm hoặc có kiến thức liên quan đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu để nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự hiện tại đặc biệt là về các yêu cầu của ISO 22000, vai trò của họ trong hệ thống và lợi ích lâu dài mà tiêu chuẩn mang lại.

Để khắc phục tình trạng nhân sự không hợp tác, lãnh đạo cần xây dựng môi trường làm việc minh bạch và khuyến khích sự tham gia. Việc thiết lập các chính sách khen thưởng, công nhận đóng góp sẽ tạo động lực cho nhân viên tích cực tham gia vào quá trình triển khai. Đồng thời, cần có các cơ chế xử lý kỷ luật rõ ràng đối với những trường hợp không tuân thủ quy trình hoặc cố tình gây cản trở.

4. Phân bổ nguồn ngân sách và tối ưu hóa chi phí

Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá hiện trạng để xác định các hạng mục quan trọng cần ưu tiên đầu tư, tránh lãng phí vào những hoạt động không cần thiết. Thay vì xây dựng toàn bộ hệ thống cùng một lúc, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp triển khai theo từng giai đoạn giúp phân bổ ngân sách hợp lý hơn. Một cách hiệu quả khác là tìm kiếm các chương trình hỗ trợ tài chính từ các tổ chức chính phủ, quỹ phát triển ngành thực phẩm hoặc các đối tác kinh doanh quan tâm đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo lập một nguồn quỹ riêng dành cho việc áp dụng ISO 22000 và tận dụng các nguồn lực có sẵn.

5. Đầu tư thời gian tìm hiểu và xây dựng quy trình một cách thống nhất

Doanh nghiệp cần dành thời gian để nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của ISO 22000 và đặc thù sản xuất kinh doanh để thiết kế hệ thống tài liệu phù hợp, tránh sao chép hoặc áp dụng máy móc từ các mô hình khác. Doanh nghiệp nên tận dụng các phần mềm quản lý tài liệu hiện đại, giúp tổ chức, lưu trữ và truy xuất thông tin nhanh chóng, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. 

Ngoài ra, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban là yếu tố quan trọng để xây dựng tài liệu và quy trình vận hành thống nhất. Ban lãnh đạo cần khuyến khích các phòng ban cùng tham gia đóng góp ý kiến, giúp tài liệu không chỉ mang tính lý thuyết mà còn khả thi khi áp dụng. Trong quá trình triển khai, cần có đội ngũ giám sát và đánh giá tiến độ thường xuyên để phát hiện kịp thời các vấn đề và điều chỉnh linh hoạt. Việc mời chuyên gia tư vấn hỗ trợ trong giai đoạn đầu cũng là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi phổ biến và tiết kiệm thời gian xây dựng hệ thống tài liệu, hồ sơ.

6. Đưa ra các tiêu chí để lựa chọn đơn vị tư vấn một cách cẩn thận

Trước khi quyết định hợp tác, doanh nghiệp cần đánh giá các yếu tố như uy tín, năng lực thực tế của đơn vị tư vấn, cấp chứng nhận qua các dự án đã triển khai, phản hồi từ khách hàng trước đó và các chứng chỉ chuyên môn mà họ sở hữu. Điều này giúp đảm bảo đơn vị tư vấn có đủ khả năng hỗ trợ doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 22000 một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải có sự so sánh giữa các tổ chức tư vấn bằng các bài kiểm tra đánh giá năng lực, tạo kế hoạch triển khai cũng như chi phí dự kiến cho doanh nghiệp.

7. Sử dụng các phần mềm quản lý chất lượng để tự động hóa các quy trình giám sát

Đây là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì và cải tiến hệ thống ISO 22000 một cách liên tục và chính xác. Các phần mềm quản lý chất lượng có thể theo dõi các chỉ số quan trọng như mức độ tuân thủ các quy trình, số liệu về an toàn thực phẩm và các chỉ tiêu chất lượng giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện sớm những sai sót hoặc sự không tuân thủ. Điều này sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công, nâng cao hiệu quả quản lý và kịp thời phát hiện các điểm yếu cần cải thiện.

Bài viết trên đây của KNA CERT đã cung cấp thông tin chi tiết về những khó khăn khi áp dụng ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 22000:2018 hiệu quả. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận ISO 22000, vui lòng liên hệ với KNA CERT để được hỗ trợ tốt nhất.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com