QMS là gì? Lợi ích và hướng dẫn triển khai Hệ thống quản lý chất lượng QMS

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS - Quality Management System) là một trong những hệ thống tiên tiến được sử dụng phổ biến nhất hiện nay để nâng cao chất lượng của sản phẩm/dịch vụ. Trong bài viết này hãy cùng KNA CERT tìm hiểu chi tiết QMS là gì? Lợi ích và hướng dẫn triển khai Hệ thống quản lý chất lượng QMS mới nhất.

QMS là gì?

"QMS" là viết tắt của cụm từ tiếng Anh "Quality Management System", dịch sang tiếng Việt là "Hệ thống quản lý chất lượng". QMS là một hệ thống có cấu trúc ghi lại các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để liên tục cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao, phù hợp với các quy định pháp lý, đáp ứng hoặc vượt quá sự mong đợi của khách hàng.

Hệ thống QMS là gì ?

Mục tiêu của Hệ thống quản lý chất lượng QMS là cung cấp một khuôn khổ giúp cải thiện giao tiếp, hợp tác và tính nhất quán trong toàn tổ chức của bạn, đồng thời giảm lãng phí và thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục.

Việc xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng có thể giúp tổ chức của bạn cải thiện chất lượng và sự tuân thủ các quy định, đồng thời giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động. QMS có thể được sử dụng trong toàn bộ tổ chức hoặc trong các bộ phận cụ thể của tổ chức như quản lý chất lượng,sản xuất , phát triển sản phẩm và các bộ phận khác.

Nguyên tắc của Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Nhìn chung, một hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn phải đáp ứng 7 nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Lấy Khách hàng làm trọng tâm

Nếu tổ chức của bạn đang cố gắng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì trước tiên bạn cần xác định xem khách hàng của mình có những nhu cầu gì. Việc tập trung vào khách hàng là nền tảng cốt lõi để cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Để QMS hoạt động hiệu quả, lãnh đạo cao nhất cần cung cấp nguồn lực và xem xét liên tục toàn diện hệ thống. Người đứng đầu phải có tầm nhìn xa và chiến lược đúng đắn để định hướng cho sự phát triển của Hệ thống quản lý chất lượng.

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Những cá nhân làm việc tại tổ chức của bạn là nguồn lực quan trọng nhất, quyết định sự thành bại khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức cần biết cách tận dụng kiến ​​thức cũng như kinh nghiệm của họ trong quá trình vận hành QMS. Nhân sự cần được bố trí công việc và bổ nhiệm chức vụ phù hợp với khả năng và năng lực của họ, có như vậy thì mới đảm bảo hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao.

Để hoàn thiện QMS cần có sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quy trình

Quy trình là bất kỳ hoạt động nào lấy đầu vào và tạo ra đầu ra. Những đầu vào và đầu ra ở đây không nhất thiết chỉ đơn giản là vật chất; một số là thông tin hoặc nguồn năng lượng. Mọi thứ bạn làm trong tổ chức đều có quy trình riêng. Đầu vào cho một quy trình sẽ luôn đến từ một quy trình khác và chính trong những tương tác này, bạn cần đặc biệt chú ý tới những yếu tố có sự tương tác qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau.

Nguyên tắc 5: Cải tiến

Một công ty sẽ chỉ tồn tại nếu nó trở nên tốt hơn theo thời gian, vì vậy QMS cần tập trung vào việc tìm cách làm mọi việc trở nên hiệu quả hơn. Đó là lý do tại sao tổ chức cần liên tục đánh giá kết quả thực hiện sau mỗi một giai đoạn, tìm ra những hạn chế và có phương án cải tiến để khắc phục và nâng cao.

Nguyên tắc 6: Ra quyết định dựa trên bằng chứng

Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp không thể được thực hiện nếu chúng ta không biết quy trình thực sự hoạt động như thế nào. Bằng cách đưa ra quyết định dựa trên thực tế, tổ chức của bạn có thể quản lý và cải thiện QMS tốt hơn. Bằng chứng ở đây được hiệu là những thông tin, dữ liệu, kết quả đánh giá, bối cảnh thực trạng cũng như ý kiến đóng góp của nhân sự trong tổ chức và những bên liên quan.

Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ

Việc cải thiện chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ không chỉ dựa vào bản thân tổ chức mà đôi khi cần có sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp liên quan. Để làm được được điều này, tổ chức của bạn cần quản lý tốt mối quan hệ giữa tổ chức với các nhà cung cấp. Ngoài ra, thúc đẩy mối quan hệ nội bộ giữa nhân viên với nhân viên, liên kết chặt chẽ các bộ phận với nhau cũng là một trong những nguyên tắc để tạo nên sức mạnh cho Hệ thống quản lý chất lượng QMS.

Lợi ích của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Tầm quan trọng của Hệ thống quản lý chất lượng QMS với một số người chưa được đánh giá cao. Nhiều công ty cho rằng Hệ thống quản lý chất lượng chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, nhưng thực tế không phải vậy. Một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp có thể mang lại lợi ích cho mọi loại hình kinh doanh và quy mô doanh nghiệp trong bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào.

Việc sử dụng hệ thống QMS giúp tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý chất lượng giúp các tổ chức thúc đẩy cải tiến liên tục, thiết lập sự tuân thủ với các cơ quan quản lý và đảm bảo rằng chất lượng được tích hợp vào mọi khía cạnh của sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhờ vậy, sự tin tưởng và lòng trung thành của khách hàng tăng lên, hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp tục phát triển.

Dưới đây là một số lợi ích chính của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (QMS):

• Tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng: QMS giúp tổ chức của bạn đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định chất lượng hiện hành
• Chất lượng được cải thiện: Bằng cách hợp lý hóa các quy trình chất lượng và thúc đẩy cải tiến liên tục, QMS giúp tổ chức bạn cải thiện chất lượng tổng thể của sản phẩm hoặc dịch vụ
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khi khách hàng hài lòng với chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, họ có nhiều khả năng sẽ tiếp tục gắn bó với tổ chức của bạn, thậm chí có xu hướng giới thiệu và quảng bá về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cho người khác.
• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Hệ thống quản lý chất lượng có thể giúp tổ chức của bạn loại bỏ lãng phí và chuẩn hóa các quy trình, điều này dẫn đến tăng hiệu quả và năng suất.
• Giảm chi phí: Bằng cách tuân thủ và cải thiện chất lượng, QMS có thể giúp tổ chức của bạn giảm các chi phí liên quan đến việc làm lại, thu hồi sản phẩm và xử lý khiếu nại của khách hàng, nghiêm trọng hơn là chi phí để khắc phục những hậu quả đáng tiếc có thể xảy ra với khách hàng do chất lượng của sản phẩm/dịch vụ không đảm bảo.
• Cải thiện giao tiếp và hợp tác: Hệ thống quản lý chất lượng có thể giúp cải thiện hoạt động giao tiếp giữa các phòng ban và giữa các nhân viên trong toàn tổ chức, cũng như sự hợp tác giữa tổ chức của bạn với các tổ chức liên quan.

Các yếu tố cốt lõi của QMS là gì?

Mặc dù Hệ thống quản lý chất lượng có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình tổ chức và lĩnh vực hoạt động của tổ chức nhưng có một số yếu tố cốt lõi chung cho tất cả các hệ thống quản lý chất lượng.

11 yếu tố cốt lõi của Hệ thống quản lý chất lượng QMS bao gồm:

• Chính sách và mục tiêu chất lượng: Chính sách chất lượng là tuyên bố cấp cao của ban quản lý nhằm đưa ra định hướng cho QMS. Mục tiêu chất lượng là những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được nhằm hỗ trợ chính sách chất lượng.
• Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng là tài liệu cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng. Nó bao gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và các thông tin khác về QMS.
• Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm: Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ cho hệ thống quản lý chất lượng. Nó xác định vai trò và trách nhiệm của các cá nhân trong tổ chức trong việc xây dựng, vận hành và duy trì QMS
• Quản lý dữ liệu: Đây là quá trình thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu. Dữ liệu có thể được sử dụng để hỗ trợ các nỗ lực cải tiến chất lượng hoặc đưa ra quyết định.
• Quy trình: Quy trình là các hoạt động được thực hiện để đạt được mục tiêu chất lượng.
• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Chất lượng sản phẩm/dịch vụ là các đặc điểm, tính chất, hiệu quả mà sản phẩm/dịch vụ đáp ứng được so với các mục tiêu chất lượng đã đề ra
• Sự hài lòng của khách hàng: Đây là mức độ yêu thích và thỏa mãn của khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ
• Hành động khắc phục và phòng ngừa: Đây là một quy trình nhằm giải quyết các vấn đề về chất lượng và ngăn ngừa các rủi ro làm ảnh hưởng đến chất lượng có thể xảy ra trong tương lai.
• Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục là quá trình liên tục cải thiện, đổi mới và nâng cao chất lượng bằng cách thực hiện những thay đổi nhỏ, tăng dần.
• Dụng cụ chất lượng: Dụng cụ chất lượng là công cụ được sử dụng để đo lường chất lượng sản phẩm/dịch vụ, bao gồm thiết bị hiệu chuẩn và kiểm tra phải đảm bảo độ chính xác, khách quan.
• Kiểm soát tài liệu: Kiểm soát tài liệu là quá trình xây dựng, xem xét và phê duyệt tài liệu. Các tài liệu phải được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng chính xác, thống nhất và được cập nhật bản mới nhất.

Hướng dẫn thiết lập và triển khai Hệ thống quản lý chất lượng QMS

Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả đòi hỏi một quy trình có hệ thống và phải được tiến hành một cách có kế hoạch. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng:

Bước 1: Xác định mục tiêu và cam kết từ lãnh đạo

• Xác định rõ mục tiêu và lợi ích tổ chức của bạn muốn đạt được thông qua Hệ thống quản lý chất lượng.
• Lãnh đạo cấp cao cần thể hiện cam kết và hỗ trợ cho việc xây dựng cũng như triển khai hệ thống.

Bước 2: Thành lập nhóm dự án

• Hình thành một nhóm dự án đa phạm vi với đại diện từ những bộ phận khác nhau trong tổ chức, trong đó chọn là một người có chuyên môn về quản lý chất lượng làm nhóm trưởng.
• Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc phát triển và triển khai hệ thống quản lý chất lượng.

Bước 3: Phân tích bối cảnh cảnh hiện tại

Xem xét và phân tích các quy trình hiện tại của tổ chức để xác định điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội cải tiến QMS

Cần phân tích kỹ bối cảnh hiện tại khi thực hiện triển khai QMS

Bước 4: Xác định yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng

Yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng được xác định căn cứ vào:

• Các yêu cầu pháp lý hiện hành
• Yêu cầu của khách hàng
• Yêu cầu của các bên liên quan
• Tiêu chuẩn ngành
• Tiêu chuẩn chất lượng

Bước 5: Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng

Xác định rõ các quy trình, hoạt động và bộ phận nào sẽ thuộc phạm vi của QMS

Bước 6: Xây dựng kế hoạch

Căn cứ vào những thông tin trên, nhóm dự án sẽ xây dựng một kế hoạch hành động cụ thể, trong đó có các nội dung chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm thực hiện, tiến độ và kết quả mong đợi cho Hệ thống quản lý chất lượng.

Bước 7: Xây dựng quy trình, tài liệu

Xây dựng các quy trình mới hoặc cải tiến những quy trình hiện có dựa trên các yêu cầu QMS, trong đó có cả những tài liệu mô tả công việc.

Bước 8: Đào tạo nhân viên

Đảm bảo rằng nhân viên được phổ biến đầy đủ về kế hoạch và hiểu về các quy trình làm việc mới.

Bước 9: Triển khai thực hiện và theo dõi

Thực hiện theo kế hoạch đã đề ra, áp dụng các quy trình mới và theo dõi sự tuân thủ của các cá nhân, bộ phận

Bước 10: Đánh giá và cải tiến

Định kỳ đánh giá hiệu suất của Hệ thống quản lý chất lượng. Dựa trên kết quả đánh giá, tìm ra nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề tồn đọng và thực hiện các biện pháp cải tiến để cải thiện quy trình.

Bước 11: Chứng nhận (nếu cần)

Nếu tổ chức của bạn có nhu cầu xác minh tính hiệu lực của QMS thì có thể đăng ký chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn hiện hành.

Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi để xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng QMS đạt chuẩn. ISO 9001 hướng dẫn tổ chức thiết lập các nguyên tắc, chính sách, quy trình và thủ tục nhằm cung cấp sản phẩm/dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) này được Quốc tế công nhận và được coi là "tiêu chuẩn vàng" trong việc xây dựng QMS trên toàn Thế giới.

KNA CERT cung cấp dịch vụ hỗ trợ triển khai Hệ thống quản lý chất lượng QMS theo các tiêu chuẩn Quốc tế cho tất cả các tổ chức, doanh nghiệp trong mọi ngành nghề, lĩnh vực. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu xây dựng QMS, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ sớm nhất!