Sự không phù hợp theo ISO 22000 & Cách khắc phục

ISO 22000 là một tiêu chuẩn Quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các rủi ro về thực phẩm trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn này, các doanh nghiệp thường gặp phải sự không phù hợp liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây KNA CERT sẽ giúp quý doanh nghiệp tìm hiểu về sự không phù hợp theo ISO 22000 và cách khắc phục.

Sự không phù hợp theo ISO 22000 là gì?

Sự không phù hợp theo ISO 22000:2018 được hiểu là sự không tuân thủ hoặc sự sai lệch so với yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc các quy định đã được xác định trước đó liên quan đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Đây là tình trạng mà một hoạt động, sản phẩm, dịch vụ, quy trình không đáp ứng được các tiêu chí đã đặt ra, dẫn đến nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn thực phẩm. Việc hiểu được sự không phù hợp trong bối cảnh này là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn đảm bảo an toàn cho các sản phẩm thực phẩm của mình và tuân thủ các tiêu chuẩn Quốc tế.

Sự không phù hợp xảy ra khi một tổ chức không đáp ứng được một hoặc nhiều yêu cầu đã đặt ra. Điều này được thể hiện bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm tài liệu không đầy đủ, triển khai đánh giá rủi ro không hiệu quả hoặc không tuân thủ các quy định đã thiết lập. Doanh nghiệp không kiểm soát đúng các mối nguy an toàn thực phẩm sẽ dẫn đến việc sản phẩm chứa tác nhân gây hại làm ảnh hưởng lớn tới sức khỏe người tiêu dùng cũng như danh tiếng của tổ chức.

Sự không phù hợp thường được phát hiện thông qua các hoạt động kiểm tra, đánh giá hoặc phản hồi từ khách hàng và việc kiểm soát sự không phù hợp là một yêu cầu bắt buộc trong tiêu chuẩn ISO 22000. Việc giải quyết các vấn đề không tuân thủ ISO 22000:2018 là rất quan trọng. Các tổ chức phải tiến hành kiểm tra nội bộ kỹ lưỡng và nhanh chóng thực hiện các hành động khắc phục. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ mà còn tăng cường hiệu quả quản lý, đảm bảo sản phẩm an toàn và đạt chất lượng cao hơn.

Một số lý do dẫn đến sự không phù hợp ISO 22000

Việc xuất hiện sự không phù hợp theo ISO 22000 phản ánh những điểm yếu trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của doanh nghiệp. Các nguyên nhân sâu xa có thể đến từ các yếu tố con người, quy trình, thiết bị, hoặc cả từ môi trường quản lý chung. Sau đây là một số nguyên nhân chính gây ra sự không phù hợp trong ISO 22000:2018:

1. Phân tích mối nguy không đầy đủ

Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự không phù hợp theo ISO 22000 là việc phân tích mối nguy không đầy đủ. Phân tích mối nguy là bước quan trọng để xác định, đánh giá và kiểm soát các mối nguy tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng thực phẩm. Khi thực hiện không đầy đủ hoặc sai sót trong bước này, doanh nghiệp có thể bỏ sót các yếu tố nguy cơ như vi sinh vật gây hại, hóa chất độc hại, hoặc vật lý lạ, dẫn đến việc không thiết lập được các biện pháp kiểm soát hiệu quả.

2. Thiếu tài liệu phù hợp

Tài liệu đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Hệ thống tài liệu có thể bao gồm quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu và hồ sơ,... Chúng đóng vai trò nền tảng để hướng dẫn, kiểm soát và minh chứng cho việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Khi tài liệu bị thiếu, không đầy đủ hoặc không được cập nhật kịp thời, nhân viên có thể không hiểu rõ cách thực hiện đúng quy trình, dẫn đến sai lệch trong thực tiễn vận hành.Trong nhiều trường hợp, một số quy trình như quy trình vận hành hay chính sách kiểm soát tài liệu về các hành động phòng ngừa và khắc phục không được kiểm soát đúng cách cũng dẫn đến sự không phù hợp theo ISO 22000.

3. Đào tạo và nhận thức không đầy đủ 

ISO 22000 yêu cầu tất cả các nhân viên, từ cấp lãnh đạo đến người trực tiếp vận hành, phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm. Khi nhân viên không được đào tạo đầy đủ hoặc không nhận thức được tầm quan trọng của tiêu chuẩn, họ dễ dàng thực hiện sai lệch hoặc không tuân thủ các quy trình đã thiết lập. Điều này có thể tạo ra sự không phù hợp dẫn đến việc xử lý thực phẩm không đúng cách hoặc không tuân thủ các quy định về an toàn.

4. Thực hiện kém các Chương trình tiên quyết (PRPs)

PRPs bao gồm các hoạt động cơ bản như vệ sinh, bảo trì thiết bị, kiểm soát dịch hại, và quản lý chất lượng nước, đóng vai trò nền tảng để duy trì môi trường sản xuất an toàn và kiểm soát các mối nguy tiềm ẩn. Khi các PRPs không được thực hiện đúng cách hoặc không được giám sát chặt chẽ, nguy cơ ô nhiễm thực phẩm hoặc mất kiểm soát an toàn thực phẩm sẽ tăng cao. Hậu quả của việc này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm mà còn làm suy yếu hiệu quả của hệ thống quản lý ISO 22000, dẫn đến sự không phù hợp về quy trình và tiêu chuẩn.

5. Giám sát và đo lường không nhất quán

Giám sát và đo lường các điểm kiểm soát tới hạn (CCP) là hoạt động quan trọng để giảm rủi ro về an toàn thực phẩm. Khi thực hiện không nhất quán, không ghi nhận dữ liệu đầy đủ hoặc không kiểm tra theo tần suất quy định, các mối nguy có thể không được phát hiện kịp thời, làm tăng nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Điều này gây ra sự thiếu tin cậy đối với hệ thống quản lý, làm tăng nguy cơ xảy ra sự cố, đồng thời khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc truy xuất nguyên nhân gốc rễ khi có vấn đề.

6. Hành động khắc phục không hiệu quả

Khi có sự không phù hợp xảy ra trong ISO 22000, hành động khắc phục là bước cần thiết để giải quyết vấn đề và ngăn ngừa tái diễn. Tuy nhiên, nếu hành động khắc phục không được thực hiện triệt để, không xử lý tận gốc nguyên nhân, hoặc chỉ tập trung vào triệu chứng thay vì vấn đề cốt lõi, sự không phù hợp sẽ tiếp tục tái diễn và làm suy yếu hiệu quả của hệ thống.

7. Thiếu sự cam kết từ lãnh đạo

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng, cung cấp nguồn lực và tạo động lực để xây dựng và duy trì hiệu quả hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Khi lãnh đạo không cam kết đầy đủ, doanh nghiệp thường thiếu các chính sách rõ ràng, phân bổ nguồn lực không hợp lý hoặc không thực hiện các hoạt động giám sát và cải tiến hệ thống. Điều này tạo ra lỗ hổng trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm và dễ dẫn đến sự không phù hợp.

8. Không tuân thủ luật pháp và quy định ngành

Mỗi quốc gia hoặc khu vực đều có các quy định cụ thể về an toàn thực phẩm. Khi doanh nghiệp không tuân thủ các yêu cầu này, ví dụ như không kiểm nghiệm vi sinh định kỳ hoặc không ghi nhận hồ sơ đầy đủ, không chỉ dẫn đến sự không phù hợp mà còn gây rủi ro pháp lý.

9. Nhà cung cấp và chuỗi cung ứng không được kiểm soát chặt chẽ 

Các nhà cung cấp và các bên trong chuỗi cung ứng đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp nguyên liệu và dịch vụ liên quan đến sản xuất thực phẩm. Một số doanh nghiệp có thể bỏ qua việc kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào hoặc không theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp định kỳ dẫn đến việc nhận hàng hóa không đảm bảo an toàn hoặc không đúng tiêu chuẩn. Do đó, nếu không kiểm soát chặt chẽ chất lượng và an toàn của các nguyên liệu đầu vào, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp nhận các sản phẩm không đạt yêu cầu, gây nguy cơ cho an toàn thực phẩm và làm giảm chất lượng sản phẩm cuối cùng.

>>> Điểm mới của ISO 22000:2018 [Thông tin về ISO 22000 phiên bản mới nhất]

Cách phát hiện sự không phù hợp theo ISO 22000

Phát hiện sự không phù hợp theo ISO 22000 là một bước quan trọng trong quy trình và một tổ chức có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xác định sự không phù hợp. Đó là:

1. Đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phát hiện các sự không phù hợp trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo ISO 22000. Thông qua các cuộc đánh giá định kỳ, doanh nghiệp có thể kiểm tra mức độ tuân thủ giữa thực tế thực hiện so với các yêu cầu trong tài liệu hoặc tiêu chuẩn. Việc này giúp tổ chức xác định các sai lệch như thực hiện sai quy trình, hồ sơ không đầy đủ, hoặc thiếu tuân thủ các bước kiểm soát.

2. Kiểm tra giám sát và đo lường

Giám sát và đo lường là hoạt động theo dõi liên tục để phát hiện các sai lệch. Phương pháp này tập trung vào việc đo lường các thông số như nhiệt độ, độ ẩm, nồng độ hóa chất hoặc các chỉ tiêu vi sinh rồi so sánh kết quả thu được với các giới hạn đã thiết lập. Khi kết quả đo lường vượt ra ngoài giới hạn, đó là dấu hiệu rõ ràng của sự không phù hợp và cần được xử lý ngay lập tức.

3. Phân tích dữ liệu và hồ sơ

Dựa vào dữ liệu và hồ sơ, doanh nghiệp có thể phát hiện các hành động bất thường hoặc các sai lệch so với tiêu chuẩn. Việc rà soát báo cáo, kết quả kiểm tra chất lượng giúp doanh nghiệp phát hiện sự không phù hợp một cách hệ thống. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi phải việc ghi chép đầy đủ, chính xác và nhân sự có khả năng phân tích dữ liệu hiệu quả.

4. Khiếu nại và phản hồi

Khiếu nại và phản hồi từ khách hàng hoặc các bên liên quan là một nguồn thông tin giúp doanh nghiệp phát hiện sự không phù hợp trong hệ thống. Những phản ánh về chất lượng sản phẩm, sự không đảm bảo vệ sinh hoặc vấn đề an toàn thực phẩm đều là dấu hiệu cảnh báo về các điểm yếu trong hệ thống. Việc tiếp nhận và phân tích các khiếu nại này không chỉ giúp phát hiện ra nguyên nhân gốc rễ mà còn tạo cơ hội để cải tiến hệ thống và ngăn ngừa sự tái diễn lại.

Các hành động khắc phục để giải quyết sự không phù hợp theo ISO 22000

Các tổ chức có thể thực hiện các biện pháp sau để giải quyết sự không phù hợp theo ISO 22000:

1. Xác định nguyên nhân của sự không phù hợp theo ISO 22000

Việc phân tích các nguyên nhân giúp các tổ chức phát hiện nguồn gốc của sự không phù hợp. Hơn nữa, nó cũng giúp doanh nghiệp ngăn ngừa sự tái diễn của các vấn đề tương tự trong tương lai. 

2. Kiểm tra và đánh giá thường xuyên

Kiểm tra và đánh giá thường xuyên đảm bảo rằng các biện pháp đã thực hiện để giải quyết sự không phù hợp thực sự hiệu quả và có thể ngăn ngừa tái diễn. Sau khi triển khai các biện pháp sửa chữa và phòng ngừa, việc kiểm tra định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem các thay đổi đã được thực hiện có đang mang lại kết quả như mong đợi hay không. Ngoài ra, kiểm tra và đánh giá thường xuyên không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của ISO 22000 mà còn thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục, giúp hệ thống an toàn thực phẩm ngày càng hiệu quả và bền vững hơn.

3. Đào tạo và nâng cao nhận thức

Khi sự không phù hợp theo ISO 22000 được phát hiện, việc đào tạo lại đội ngũ nhân viên là cần thiết để đảm bảo họ nhận thức đầy đủ về các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm và cách thực hiện đúng quy trình. Đào tạo không chỉ giới hạn ở những kỹ năng chuyên môn mà còn phải bao gồm cả nâng cao nhận thức về các tác động khi không tuân thủ tới sức khỏe người tiêu dùng cũng như uy tín của doanh nghiệp. Việc này giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa các sự cố không mong muốn. Các tổ chức nên thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo mở rộng để giáo dục nhân viên về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

4. Xây dựng hệ thống tài liệu đầy đủ

Hệ thống tài liệu này bao gồm các quy trình, hướng dẫn, sổ tay và hồ sơ giám sát là cơ sở để hướng dẫn nhân viên thực hiện đúng quy trình và ghi nhận các hoạt động liên quan đến an toàn thực phẩm. Khi sự không phù hợp ISO 22000 xảy ra, nguyên nhân có thể là thiếu hoặc không đầy đủ tài liệu khiến nhân viên không thể thực hiện các thao tác đúng quy trình. Do đó, việc xây dựng và cập nhật hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ ràng và dễ tiếp cận là cần thiết để ngăn ngừa sự không phù hợp tái diễn. Bên cạnh đó, hệ thống tài liệu cũng phải được duy trì cũng như kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với các yêu cầu của ISO 22000. 

5. Cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục nhằm đảm bảo nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý an toàn thực phẩm và khả năng đáp ứng các yêu cầu của ISO 22000. Cải tiến liên tục không chỉ giới hạn ở việc sửa chữa sự cố mà còn bao gồm việc cải tiến các quy trình, phương pháp làm việc và công nghệ sử dụng. Bằng cách áp dụng cải tiến liên tục, doanh nghiệp không chỉ củng cố được hệ thống quản lý mà còn đảm bảo đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, các yêu cầu pháp lý và nâng cao sự cạnh tranh trên thị trường.

>>> Làm ISO 22000 có cần làm HACCP không? Tích hợp ISO 22000 và HACCP

Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về các sự không phù hợp theo ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 22000:2018 hiệu quả. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận ISO 22000, vui lòng liên hệ với KNA CERT để được hỗ trợ tốt nhất.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com