Tư duy dựa trên rủi ro trong ISO 9001:2015 là gì?

Một trong những thay đổi quan trọng trong phiên bản sửa đổi năm 2015 của ISO 9001 là tư duy dựa trên rủi ro. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu tư duy dựa trên rủi ro là gì và cách áp dụng tư duy dựa trên rủi ro một cách hiệu quả.

Tư duy dựa trên rủi ro là gì?

Rủi ro được xác định là cố hữu trong tất cả các khía cạnh của hệ thống quản lý chất lượng. Rủi ro tồn tại trong tất cả các hệ thống, quy trình và chức năng. Tư duy dựa trên rủi ro đảm bảo những rủi ro này được xác định, xem xét và kiểm soát trong suốt quá trình xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng.

Tư duy dựa trên rủi ro là thiết lập một cách tiếp cận có hệ thống để xem xét rủi ro, thay vì coi “phòng ngừa” như một thành phần riêng biệt của hệ thống quản lý chất lượng.

Tư duy dựa trên rủi ro không hề xa lạ mà xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

Ví dụ: Nếu bạn muốn sang đường, bạn sẽ quan sát giao thông trước khi di chuyển. Bạn sẽ không bước đi trước một chiếc ô tô đang di chuyển.

Tư duy dựa trên rủi ro ISO 9001:2015 là gì?

Trong các phiên bản trước đó của tiêu chuẩn ISO 9001, toàn bộ điều khoản về hành động phòng ngừa được tách biệt. Bằng cách sử dụng tư duy dựa trên rủi ro, việc xem xét rủi ro là không thể bỏ qua. Tư duy dựa trên rủi ro giúp tổ chức chủ động hơn trong việc phản ứng để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu những tác động không mong muốn thông qua việc xác định và hành động sớm. Hành động phòng ngừa được tích hợp trong một hệ thống quản lý dựa trên rủi ro.

Trong ISO 9001:2015, tư duy dựa trên rủi ro cần được xem xét ngay từ đầu và trong toàn bộ hệ thống, thực hiện hành động phòng ngừa gắn liền với các hoạt động lập kế hoạch, vận hành, phân tích và đánh giá.

Tư duy dựa trên rủi ro đã là một phần của cách tiếp cận theo quá trình.

Không phải tất cả các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng đều có cùng mức độ rủi ro về khả năng đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Một số cần lập kế hoạch và kiểm soát cẩn thận hơn một số khác.

Ví dụ: Để sang đường, bạn có thể đi thẳng qua hoặc tôi lựa chọn một cây cầu đi bộ gần đó. Việc đưa ra lựa chọn sẽ được xác định bằng cách xem xét các rủi ro.

Rủi ro thường được hiểu là chỉ có hậu quả tiêu cực; tuy nhiên tác động của rủi ro có thể là tiêu cực hoặc tích cực.

Trong ISO 9001:2015, rủi ro và cơ hội thường được trích dẫn cùng nhau. Cơ hội không phải là mặt tích cực của rủi ro. Cơ hội là tập hợp các hoàn cảnh giúp bạn có thể thực hiện được điều gì đó. Tận dụng hoặc không tận dụng cơ hội dẫn đến mức độ rủi ro khác nhau.

Ví dụ: Việc băng qua đường trực tiếp giúp bạn sang phía bên kia đường nhanh chóng hơn, nhưng nếu bạn tận dụng cơ hội đó thì nguy cơ gặp tai nạn do các phương tiện đang di chuyển sẽ tăng lên.

Tư duy dựa trên rủi ro xem xét cả tình hình hiện tại và khả năng thay đổi. Ngoài ra, phân tích rủi ro cho thấy cơ hội để cải thiện.

Ví dụ: Từ việc xác định các rủi ro từ việc sang đường có thể dẫn tới các cơ hội về:

• Tàu điện ngầm chạy ngay dưới lòng đường
• Đèn giao thông dành cho người đi bộ, hoặc
• Mở ra khu vực không có xe cộ qua lại để sang đường an toàn

Tầm quan trọng của tư duy dựa trên rủi ro?

Bằng cách xem xét các rủi ro và cơ hội trong toàn bộ hệ thống quản lý và tất cả các quy trình, tổ chức có thể tăng cường khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nhờ vậy đầu ra của quá trình sẽ ổn định hơn và khách hàng có thể tin tưởng rằng họ có thể nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ như mong đợi.

Tư duy dựa trên rủi ro giúp:

• Cải thiện hiệu quả quản lý
• Thiết lập văn hóa cải tiến chủ động
• Hỗ trợ tuân thủ luật định và quy định
• Đảm bảo tính nhất quán về chất lượng sản phẩm và dịch vụ
• Cải thiện niềm tin và sự hài lòng của khách hàng

>>>> Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2015 và Cách khắc phục

ISO 9001:2015 áp dụng tư duy dựa trên rủi ro như thế nào?

Khái niệm tư duy dựa trên rủi ro được giải thích trong phần giới thiệu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 như một phần không thể thiếu của cách tiếp cận theo quá trình.

Đào tạo ISO 9001:2015 cho Công ty TNHH Response Việt Nam 

ISO 9001:2015 áp dụng tư duy dựa trên rủi ro trong những nội dung sau:

Phần giới thiệu: Giải thích khái niệm tư duy dựa trên rủi ro

Điều khoản 4: Yêu cầu tổ chức xác định các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng của mình và giải quyết những rủi ro và cơ hội liên quan.

Điều khoản 5: Lãnh đạo cao nhất được yêu cầu:

• Nâng cao nhận thức về tư duy dựa trên rủi ro
• Xác định và giải quyết những rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm/dịch vụ

Điều khoản 6: Yêu cầu tổ chức xác định các rủi ro và cơ hội liên quan đến hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và thực hiện những hành động thích hợp để giải quyết chúng

Điều khoản 7: Yêu cầu tổ chức xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết (Rủi ro có thể tiềm ẩn bất cứ khi nào, ở bất cứ đâu nên cần đề cao sự “phù hợp” hoặc “thích hợp”)

Điều khoản 8: Yêu cầu tổ chức quản lý các quy trình hoạt động của mình (Rủi ro có thể tiềm ẩn bất cứ khi nào, ở bất cứ đâu nên cần đề cao sự “phù hợp” hoặc “thích hợp”)

Điều khoản 9: Yêu cầu tổ chức theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá tính hiệu quả của các hành động được thực hiện để giải quyết các rủi ro và cơ hội

Điều khoản 10: Yêu cầu tổ chức khắc phục, ngăn ngừa hoặc giảm thiểu những tác động không mong muốn và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng cũng như cập nhật các rủi ro và cơ hội mới.

Hướng dẫn triển khai Tư duy dựa trên rủi ro ISO 9001

Dưới đây là các bước mà bạn có thể áp dụng Tư duy dựa trên rủi ro trong tổ chức của mình.

Bước 1: Xác định rủi ro và cơ hội

Doanh nghiệp cần xác định các rủi ro và cơ hội trong tổ chức của bạn là gì – điều này phụ thuộc vào bối cảnh bên trong và bên ngoài của tổ chức, cũng như nhu cầu của các bên liên quan.

Ví dụ: Nếu bạn băng qua một con đường rộng lớn, đông đúc, có nhiều xe cộ đang chạy nhanh thì rủi ro sẽ không giống như khi sang đường nhỏ với rất ít xe cộ di chuyển. Ngoài ra, cũng cần tính đến những yếu tố khác như thời tiết, tầm nhìn, khả năng di chuyển cá nhân và các mục tiêu cá nhân cụ thể.

Bước 2: Phân tích và ưu tiên các rủi ro và cơ hội

Doanh nghiệp cần xem xét trong xác rủi ro và cơ hội của bạn, điều gì có thể chấp nhận được, điều gì không thể chấp nhận được? Ưu điểm hay nhược điểm của quy trình này so với quy trình khác là gì?

Ví dụ:

Khi sang đường, mục tiêu của bạn là đảm bảo an toàn để đến công ty chấm công đúng giờ. Với mục tiêu như vậy thì rủi ro:

• Bị thương là KHÔNG THỂ CHẤP NHẬN được.
• Đến muộn là KHÔNG THỂ CHẤP NHẬN được.

Cơ hội chấm công đúng giờ phải được cân bằng với khả năng có thể bị tai nạn nếu sang đường vội vã. Việc đảm bảo an toàn cho sức khỏe của bản thân lúc này phải quan trong hơn việc đi làm đúng giờ.

Căn cứ vào bối cảnh thực tế:

• Bạn có thể CHẤP NHẬN việc trì hoãn việc sang phía bên kia đường bằng cách sử dụng cầu dành cho người đi bộ nếu khả năng bị thương do băng qua đường trực tiếp là cao hơn.
• Trong trường hợp thời tiết tốt, tầm nhìn tốt và bạn thấy đường lúc này không có nhiều xe cộ, trong khi cây cầu đi bộ lại ở quá xa thì bạn có thể lựa chọn sang đường trực tiếp. Lúc này việc đi bộ trực tiếp qua đường sẽ có mức độ rủi ro chấn thương thấp ở mức chấp nhận được và bạn có cơ hội đến công ty chấm công đúng giờ.

Bước 3: Lập kế hoạch hành động để giải quyết rủi ro

Câu hỏi được đặt ra là: Làm thế nào để bạn có thể phòng tránh, loại bỏ và giảm thiểu rủi ro? Doanh nghiệp cần lên một kế hoạch chi tiết với các phương án thực hiện cụ thể để giải quyết vấn đề này.

Ví dụ: Bạn có thể loại bỏ nguy cơ chấn thương bằng cách sử dụng cầu đi bộ nhưng bạn lại chọn sang đường trực tiếp vì thấy rủi ro lúc này ở mức chấp nhận được. Lúc này bạn cần lên kế hoạch làm thế nào để giảm khả năng chấn thương và/hoặc ảnh hưởng của chấn thương.  Bạn nên băng qua vào thời điểm không có xe cộ nào di chuyển gần tới để giảm khả năng xảy ra tai nạn. Bạn cũng có thể lựa chọn cách sang đường ở nơi có tầm nhìn tốt và dừng lại giữa đường một cách cẩn thận để đánh giá lại lượng xe đang di chuyển.

Bước 4: Thực hiện kế hoạch – hành động

Sau khi đã có một kế hoạch rõ ràng và phù hợp, thì việc tiếp theo là hành động theo kế hoạch.

Ví dụ: Bạn di chuyển vào sát lề đường, kiểm tra xem có nơi nào an toàn ở giữa dòng xe cộ đang di chuyển hay không, có xe nào đang đi tới hay không. Bạn cần dừng lại giữa đường để đánh giá tiếp tình hình nếu cảm thấy không an toàn trước khi tiếp tục băng qua đường.

Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hiệu quả của các hành động. Cụ thể là khi thực hiện hành động nào đó thì có đạt được mục tiêu mong đợi hay không.

Ví dụ: Bạn đến bên kia đường một cách an toàn và chấm công đúng giờ: kế hoạch này đã thành công và tránh được những kết quả không mong muốn.

Bước 6: Cải tiến liên tục

Dù là thành công hay thất bại thì bạn cũng cần học hỏi các bài học kinh nghiệm để cải tiến liên tục.

Ví dụ:

Bạn có thể sang đường vào những thời điểm khác nhau và trong những điều kiện thời tiết khác nhau để từ đó biết được các yếu tố (thời gian, thời tiết, số lượng xe cộ) ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của kế hoạch và làm tăng khả năng bạn đạt được mục tiêu của mình như thế nào (đến đúng giờ và tránh chấn thương). Kinh nghiệm được đúc kết có thể cho bạn thấy việc băng qua đường vào một số thời điểm nhất định trong ngày rất khó khăn vì là giờ cao điểm, có quá nhiều xe cộ

Để hạn chế rủi ro, bạn nên cải thiện quy trình của mình bằng cách sử dụng cầu thang đi bộ vào những thời điểm này. Bạn có thể tiếp tục phân tích tính hiệu quả của điều này khi bối cảnh thay đổi.

Doanh nghiệp cũng cần xem xét các cơ hội đổi mới để nâng cao hiệu quả quản lý.

Để được hướng dẫn áp dụng tư duy dựa trên rủi ro một cách hiệu quả hay làm giấy chứng nhận ISO 9001:2015 Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.