Xây dựng ISO 14001 cho doanh nghiệp [Khó khăn & Hướng dẫn thực hiện]

Xây dựng ISO 14001 đang là chủ đề được quan tâm đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Nhất là những doanh nghiệp quan tâm nhiều tới vấn đề môi trường. Vậy làm thế nào để xây dựng ISO 14001 cho doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ gặp những khó khăn gì khi xây dựng ISO 14001. Hãy cùng KNA CERT tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

ISO 14001 là gì?

ISO 14001 là tiêu chuẩn được quốc tế công nhận về hệ thống quản lý môi trường (EMS - Environmental Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) phát triển.

Tiêu chuẩn ISO 14001 thiết kế và đưa ra những yêu cầu đối với tổ chức để xác định, quản lý, giám sát và cải thiện hiệu quả hoạt động môi trường của họ. Được xây dựng dựa trên chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act), ISO 14001 cung cấp cách tiếp cận có hệ thống cho mọi doanh nghiệp để quản lý môi trường hiệu quả .

Việc xây dựng ISO 14001 cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp giải quyết các thách thức về môi trường, thúc đẩy hoạt động bền vững và thể hiện cam kết của họ trong việc giảm tác động tiêu cực tới môi trường.

Phiên bản ISO 14001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn. Phiên bản ISO 14001:2015 có 10 điều khoản. Chi tiết như sau: 

• Điều khoản 1. Phạm vi áp dụng
• Điều khoản 2. Tài liệu viện dẫn
• Điều khoản 3. Thuật ngữ và định nghĩa
• Điều khoản 4. Bối cảnh của tổ chức
• Điều khoản 5. Sự lãnh đạo
• Điều khoản 6. Hoạch định
• Điều khoản 7. Hỗ trợ
• Điều khoản 8. Thực hiện
• Điều khoản 9. Đánh giá kết quả hoạt động
• Điều khoản 10. Cải tiến

Trong từng điều khoản này, ISO 14001:2015 sẽ đưa ra các yêu cầu về việc quản lý môi trường. Doanh nghiệp cần đọc và tìm hiểu các yêu cầu này để xây dựng ISO 14001:2015 một cách hiệu quả.

Đối tượng cần áp dụng và xây dựng hệ thống ISO 14001:2015 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 14001 hướng tới bất kỳ tổ chức nào, không phân biệt quy mô, loại hình kinh doanh hay sản phẩm/dịch vụ cung cấp,..  có mong muốn thực hiện hoặc cải tiến hệ thống quản lý môi trường của mình.

Tuy nhiên, theo Nghị định 40/2019/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam có quy định các tổ chức, cơ sở kinh doanh, sản xuất, dịch vụ đã đi vào hoạt động thuộc các loại hình sản xuất công nghiệp có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường bắt buộc phải có hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001. Các đối tượng đó bao gồm: 

•  Khai thác, làm giàu quặng khoáng sản độc hại;
•  Luyện kim; tinh chế, chế biến khoáng sản độc hại; phá dỡ tàu biển;
•  Sản xuất giấy, bột giấy, ván sợi (MDF, HDF);
•  Sản xuất hóa chất, phân bón hóa học (trừ loại hình phối trộn); thuốc bảo vệ thực vật hóa học; 
•  Nhuộm (vải, sợi), giặt mài; 
•  Thuộc da; 
•  Lọc hóa dầu; 
•  Nhiệt điện than, sản xuất than cốc, khí hóa than, điện hạt nhân; 
•  Xử lý, tái chế chất thải; sử dụng phế liệu nhập khẩu làm nguyên liệu sản xuất;
•  Có công đoạn xi mạ, làm sạch bề mặt kim loại bằng hóa chất; 
•  Sản xuất pin, ắc quy; 
•  Sản xuất clinker;
•  Chế biến mủ cao su; 
•  Chế biến tinh bột sắn; bột ngọt; bia, rượu, cồn công nghiệp;
•  Chế biến mía đường; 
•  Chế biến thủy sản, giết mổ gia súc, gia cầm;
•  Sản xuất linh kiện, thiết bị điện, điện tử.

Hướng dẫn xây dựng ISO 14001 cho doanh nghiệp

1. Cam kết của lãnh đạo

Cam kết của lãnh đạo là yếu tố cốt lõi và tiên quyết để xây dựng và duy trì một Hệ thống quản lý môi trường hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 14001. Khi lãnh đạo một tổ chức thể hiện sự cam kết mạnh mẽ với việc bảo vệ môi trường, điều này sẽ truyền cảm hứng và thúc đẩy toàn bộ nhân viên cùng tham gia vào quá trình cải thiện hiệu suất môi trường.

Lãnh đạo cần xác định rõ tầm nhìn về môi trường của tổ chức, đặt ra các mục tiêu môi trường cụ thể và các tiêu chí đo lường hiệu quả cũng như đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết (tài chính, nhân lực, vật chất) để xây dựng EMS.

Bên cạnh đó, lãnh đạo cần tham gia trực tiếp vào các hoạt động liên quan đến môi trường, như tham dự các cuộc họp, đánh giá, và truyền đạt thông điệp về tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường. Đồng thời, khuyến khích nhân viên đưa ra ý tưởng và sáng kiến để cải thiện hiệu suất môi trường.

2. Chuẩn bị và lập kế hoạch xây dựng ISO 14001

Đầu tiên, doanh nghiệp cần nghiên cứu và tìm hiểu cụ thể về các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001:2015.

Tiếp đến, doanh nghiệp cần thành lập ban chỉ đạo dự án ISO 14001:2015. Thành viên ban chỉ đạo phải có các kiến thức cơ bản về môi trường và hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001:2015. Tiến hành bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về môi trường.

Thực hiện đánh giá ban đầu về môi trường thông qua đánh giá bối cảnh tổ chức, các vấn đề nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp, các bên liên quan, những ảnh hưởng đến môi trường. Sau đó, lập kế hoạch hành động để xác định và giải quyết những rủi ro và cơ hội tìm được khi thực hiện đánh giá các vấn đề trên. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phân tích và xem xét những khía cạnh môi trường và những ảnh hưởng của chúng, so sánh với các điều khoản luật hiện hành và những yêu cầu khác có liên quan. Để đặt ra những mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình quản lý môi trường cụ thể.

Từ các phân tích trên, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xây dựng, ban hành chính sách môi trường. Chính sách môi trường là các ý định và phương hướng chung của doanh nghiệp liên quan đến kết quả hoạt động môi trường do lãnh đạo cao nhất chính thức tuyên bố. Chính sách môi trường phải:

• Phù hợp với mục đích và bối cảnh của doanh nghiệp, bao gồm bản chất, quy mô và các tác động môi trường của các hoạt động , sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp;
• Có cam kết bảo vệ môi trường, kể cả ngăn ngừa ô nhiễm và (các) cam kết cụ thể khác liên quan đến bối cảnh của doanh nghiệp;
• Có cam kết đáp ứng các nghĩa vụ phải tuân thủ;
• Có cam kết cải tiến liên tục EMS để nâng cao kết quả hoạt động môi trường của doanh nghiệp.

3. Đào tạo nhận thức về ISO 14001 

Doanh nghiệp cần đào tạo cho nhân viên mọi thông tin liên quan đến tiêu chuẩn ISO 14001, đặc biệt là nhóm thực hiện dự án và các cán bộ lãnh đạo. Những thông tin có thể bao gồm: 

• Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001
• Các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 14001
• Phương pháp triển khai EMS của doanh nghiệp
• Lợi ích khi xây dựng ISO 14001 cho doanh nghiệp
• Các yêu cầu về quy định pháp luật và các văn bản quy phạm pháp luật về môi trường của Việt Nam

Doanh nghiệp cần đảm bảo mọi người, mọi bộ phận hiểu về vai trò cũng như trách nhiệm của mình trong quá trình xây dựng EMS. Họ phải nhận thức được về chính sách môi trường; các khía cạnh môi trường, cũng như hậu quả của sự không phù hợp với các yêu cầu của EMS.

4. Xây dựng và lập văn bản hệ thống quản lý môi trường

Tổ chức cần tiến hành xây dựng và lập văn bản hệ thống quản lý môi trường bao gồm các quy trình, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu… Các tài liệu này sẽ đảm bảo kiểm soát hiệu quả khi ngăn ngừa các tác động tiêu cực về môi trường và để đáp ứng các tình huống khẩn cấp.

Khi tạo lập và cập nhập thông tin dạng văn bản, tổ chức phải đảm bảo sự thích hợp của việc nhận biết và mô tả (Tiêu đề, thời gian, tác giả,..), định dạng, phương tiện trao đổi thông tin,..

Đồng thời, thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 phải được kiểm soát để đảm bảo tính sẵn có và phù hợp cho việc sử dụng đúng nơi đúng lúc cũng như thông tin phải được bảo vệ một cách thoả đáng.

Ngoài ra, thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý môi trường phải được nhận dạng thích hợp và được kiểm soát. 

5. Thực hiện và theo dõi hệ thống quản lý môi trường

Tổ chức tiến hành áp dụng các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu đã lên kế hoạch trước đó. Các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu phải được tuân thủ thực hiện và lưu trữ làm bằng chứng (Ví dụ như: sổ tay ghi chép hay nhật ký ghi chép giám sát môi trường định kỳ). Thời gian vận hành phải phù hợp với đặc thù sản xuất, kinh doanh và vòng đời của sản phẩm.

Sau đó, tiến hành kiểm tra và theo dõi việc thực hiện các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng, thực hiện các hành động cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, các chương trình về môi trường, các quy trình và sổ tay quản lý môi trường.

6. Đánh giá nội bộ

Tổ chức cần tiến hành đánh giá nội bộ theo ISO 14001 để đánh giá hiệu quả của Hệ thống quản lý môi trường. Việc này giúp tổ chức kiểm tra xem hệ thống quản lý môi trường có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và các yêu cầu pháp lý liên quan hay không cũng như xem hệ thống có đạt được các mục tiêu và mục đích đã đề ra chưa.

Từ đó, tìm kiếm các cơ hội để cải thiện hiệu suất môi trường và hiệu quả của hệ thống. Đồng thời, đảm bảo rằng tổ chức sẵn sàng cho các cuộc đánh giá của bên thứ ba để đạt được chứng nhận ISO 14001.

7. Đánh giá, xem xét và chứng nhận hệ thống

Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 14001. Doanh nghiệp cần lựa chọn cơ quan chứng nhận phù hợp và đăng ký đánh giá chứng nhận. 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các văn bản cần thiết liên quan đến quá trình đánh giá chứng nhận. Sau khi đánh giá có bất kỳ sự không phù hợp nào thì doanh nghiệp cần thi hành các biện pháp khắc phục đối với những điểm không phù hợp.

8. Duy trì chứng chỉ ISO 14001

Sau khi đã đạt được chứng chỉ ISO 14001 thì tổ chức vẫn cần tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ để tìm ra những điểm cần khắc phục nhằm đảm bảo duy trì, cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường. 

Những khó khăn khi xây dựng chuẩn ISO 14001 cho doanh nghiệp

Việc xây dựng và áp dụng ISO 14001 đã cho thấy doanh nghiệp quan tâm đến các vấn đề môi trường và doanh nghiệp cũng nhận được nhiều lợi ích khi xây dựng ISO 14001. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công trong việc áp dụng và xây dựng ISO 14001. Doanh nghiệp có thể gặp phải một số khó khăn nhất định. Các khó khăn này có thể ở nhiều điểm khác nhau. Nhưng tiêu biểu là một số khó khăn dưới đây: 

1. Thiếu sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức

Việc xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001 không chỉ cần sự tham gia của lãnh đạo mà còn cần sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp bao gồm: quản lý, các bộ phận trong doanh nghiệp và nhân viên. Chính vì vậy, khó khăn đầu tiên khi xây dựng ISO 14001 là sự thiếu đầy đủ và không rõ ràng trong việc xác định vai trò, vị trí và trách nhiệm của các bộ phận, thành viên trong triển khai thực hiện.

Bên cạnh đó, triển khai ISO 14001 bước đầu sẽ dẫn tới sự thay đổi của một số quy trình làm việc, tác phong làm việc….Nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị tốt cho thay đổi này hay không có buổi đào tạo để hướng dẫn quy trình mới thì nhân viên sẽ không hiểu và không tuân thủ đúng theo quy trình đã đề ra. Điều này khiến việc xây dựng ISO 14001 ngày càng khó khăn hơn.

2. Hệ thống quản lý được xây dựng không thích hợp

Doanh nghiệp cố gắng xây dựng các quy trình theo ISO 14001, tuy nhiên các quy trình này lại không được xây dựng dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp. Điều này dẫn tới sự không phù hợp khi triển khai hệ thống quản lý môi trường vào thực tế. Đây là một trong những điểm lưu ý đặc biệt khi triển khai áp dụng ISO 14001. Nó cũng là khó khăn các doanh nghiệp hay gặp nhất khi xây dựng ISO 14001.

3. ISO không giúp cải thiện hiệu quả hoạt động

Doanh nghiệp khi triển khai áp dụng ISO 14001 bao giờ cũng mong rằng có một sự cải tiến trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau khi ISO 14001 đã được xây dựng, không phải tổ chức nào cũng có được những kết quả mong muốn. Vì vậy, để đảm bảo việc xây dựng ISO 14001 mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xây dựng ISO từ chính nhu cầu và mục tiêu thực tế của mình. 

Trên đây là những chia sẻ của KNA CERT về hướng dẫn xây dựng ISO 14001 cho doanh nghiệp cũng như những khó khăn khi xây dựng ISO 14001. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001 một cách hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn khi xây dựng ISO 14001, xin vui lòng với KNA CERT qua số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ nhanh nhất.