Kế hoạch chuyển đổi ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015

Ngày 23/9/2015, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã được ban hành thay thế cho phiên bản trước đó là ISO 9001:2008. Vậy làm thế nào để cập nhật, chuyển đổi ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015? Hãy cùng KNA CERT đọc và tìm hiểu.

THỜI HẠN CHUYỂN ĐỔI ISO 9001:2008 SANG ISO 9001:2015

1. Giai đoạn chuyển tiếp từ phiên bản 2008 sang phiên bản 2015

ISO 9001:2015 được ban hành vào ngày 23 tháng 9 năm 2015. Các tổ chức, doanh nghiệp có thời hạn 3 năm kể từ ngày này để nâng cấp chứng nhận ISO 9001:2008 lên ISO 9001:2015. Giai đoạn chuyển tiếp này đã đã kết thúc vào tháng 9 năm 2018 và tất cả các chứng nhận ISO 9001:2008 đều không còn hiệu lực vào thời điểm đó. Các công ty trễ thời hạn sẽ bị mất chứng chỉ ISO 9001.

2. Phải làm gì nếu bạn bỏ lỡ thời hạn chuyển tiếp?

Trong trường hợp bạn trễ hạn ngày 23 tháng 9 năm 2018 và mất chứng chỉ ISO 9001, đừng lo lắng, bạn vẫn có thể được chứng nhận ISO 9001:2015. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không thể quảng cáo chứng nhận của mình cho đến khi bạn được chứng nhận lại theo phiên bản mới ISO 9001:2015.

Ngoài ra, việc mất chứng nhận do phiên bản cũ đã hết hiệu lực có thể gây ảnh hưởng đến việc tiếp thị và công ty của bạn có thể không đủ điều kiện để tiếp tục là nhà cung cấp của các đơn vị khác nếu họ yêu cầu chứng nhận ISO 9001 là điều kiện là bắt buộc. Bởi vậy bạn càng sớm được chứng nhận lại thì càng tốt.

LƯU Ý TRONG KẾ HOẠCH CHUYỂN ĐỔI ISO 9001:2008 SANG ISO 9001:2015

Trước khi bắt tay thực hiện bất cứ điều gì khác, doanh nghiệp cần xem xét Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hiện tại của mình. Cụ thể, xem nó có hoạt động tốt với bạn hay không? Nếu QMS vẫn hoạt động hiệu quả, bạn có thể thực hiện những sửa đổi ít nhất có thể đối với hệ thống của mình. Ngược lại, nếu QMS hiện có không hiệu quản, bạn có thể viết lại toàn bộ tài liệu ISO 9001 và thiết lập một hệ thống mới.

ISO 9001:2015 đưa ra một số sửa đổi so với phiên bản trước, trong đó có những yêu cầu hoàn toàn mới. Mặc dù nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có nội dung khác với phiên bản ISO 9001:2008 nhưng hầu hết các yêu cầu thực tế vẫn được giữ nguyên.

Bên cạnh đó, dù phiên bản 2015 sử dụng cách diễn đạt và cấu trúc khác, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) vẫn đưa ra tuyên bố cụ thể rằng bạn không bắt buộc cũng như không được khuyến khích áp dụng cách diễn đạt và cấu trúc mới nếu Hệ thống hiện tại phù hợp với bạn. Điều này có nghĩa là bạn chỉ được yêu cầu thực hiện một số sửa đổi và bổ sung cho hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hiện tại của mình, trong khi vẫn giữ nguyên hầu hết các tài liệu và quy trình hiện tại của bạn.

Mặt khác, việc ISO 9001:2015 áp dụng một cấu trúc mới (HLS) cũng trở nên phổ biến cho tất cả các tiêu chuẩn quản lý ISO khác. Nếu công ty của bạn có ý định tích hợp ISO 9001 với ISO 14001 hoặc tiêu chuẩn ISO khác thì việc áp dụng cấu trúc và hệ thống đánh số mới có thể dễ dàng hơn. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên viết lại tài liệu ISO 9001 hiện có của mình từ đầu hoặc sửa đổi cấu trúc của nó.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên xem xét chất lượng của tài liệu và quy trình ISO hiện tại của mình. Nếu không hài lòng với hiệu quả hoạt động của hệ thống ISO 9001 hiện tại, thì việc thực hiện chuyển đổi bắt buộc sang ISO 9001:2015 có thể được coi như một cơ hội để thiết kế lại hoàn toàn toàn bộ QMS của mình.

→ Xem thêm So sánh điểm khác biệt giữa ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015 

HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI ISO 9001:2008 SANG ISO 9001:2015

Bước 1: Cân nhắc tham gia một số khóa đào tạo

Doanh nghiệp có thể tham khảo một số khóa đào tạo để tìm hiểu thêm về ISO 9001:2015 và những khái niệm mới của nó. Đặc biệt, ban lãnh đạo cấp cao có thể được hưởng lợi từ một số khóa đào tạo về các yêu cầu then chốt của ISO 9001 mà họ sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp (ISO 9001:2015 đã mở rộng đáng kể sự tham gia của ban lãnh đạo cấp cao vào việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng).

Bước 2: Liên hệ với Tổ chức chứng nhận ISO 9001

Như đã đề cập trước đó, bạn nên lên lịch đánh giá chứng nhận lại càng sớm càng tốt. Doanh nghiệp có thể thảo luận về thời gian, kế hoạch và chi phí với Tổ chức chứng nhận trước đó hoặc lựa chọn một tổ chức mới. Trong đó, điều khoản 4.3 của ISO 9001:2015 yêu cầu bạn phải liệt kê rõ ràng các sản phẩm và/hoặc dịch vụ của mình trong tuyên bố phạm vi ISO 9001. Vui lòng kiểm tra với Tổ chức chứng nhận của bạn xem bản cập nhật nào cho tuyên bố phạm vi trên chứng chỉ ISO 9001 của bạn là cần thiết.

Bước 3: Cập nhật tài liệu ISO 9001 của bạn

Cập nhật tài liệu ISO 9001 thường được coi là bước lớn nhất trong quá trình chuyển đổi vì nó đặt nền tảng cho các quy trình hiệu quả. ISO 9001:2015 đưa ra các yêu cầu mới và sửa đổi một số nội dung.

Yêu cầu về tài liệu mới:

Dưới đây liệt kê các điều khoản ISO 9001:2015 đặt ra các yêu cầu hoàn toàn mới chưa có trong bất kỳ phiên bản ISO 9001 nào trước đó. Bạn sẽ cần tạo các quy trình và biểu mẫu mới để đáp ứng những yêu cầu này:

• Điều 4.1 "Hiểu về tổ chức và bối cảnh của nó"
• Điều 4.2 "Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm"
• Điều 4.4 "Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của nó"
• Điều 5.1 "Lãnh đạo và cam kết"
• Điều 6.1 "Hành động giải quyết Rủi ro và Cơ hội"
• Điều 6.3 "Lập kế hoạch thay đổi"
• Điều 7.1.6 "Kiến thức của tổ chức"

Sửa đổi bắt buộc:

Phần "Sửa đổi bắt buộc" bên dưới liệt kê các điều khoản bao gồm những thay đổi đối với các yêu cầu hiện có của ISO 9001:2008. Bạn sẽ cần phải sửa đổi các thủ tục, biểu mẫu và sơ đồ của mình để đáp ứng các yêu cầu này:

• Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng (như được thể hiện trên chứng chỉ ISO 9001 của bạn)
• Quy trình quản lý chất lượng (sơ đồ quy trình)
• Kiểm soát tài liệu (mục 4.2.3 trong ISO 9001:2008)
• Cam kết của quản lý (mục 5.1 trong ISO 9001:2008)
• Tập trung vào khách hàng (phần 5.2 trong ISO 9001:2008)
• Đánh giá của lãnh đạo (mục 5.6 trong ISO 9001:2008)
• Nhân sự (mục 6.2 trong ISO 9001:2008)
• Tài sản của Khách hàng (mục 7.5.4 trong ISO 9001:2008)
• Hành động khắc phục (mục 8.5.2 trong ISO 9001:2008)
• Hành động phòng ngừa (mục 8.5.3 trong ISO 9001:2008)

Điều quan trọng nhất trong các yêu cầu mới của ISO 9001:2015 là tập trung vào quản lý rủi ro trong điều khoản 6.1. Trong khi các phiên bản trước có phần về hành động phòng ngừa thì phiên bản mới 2015 mở rộng phần hành động phòng ngừa để tạo ra một điều khoản hoàn chỉnh về quản lý rủi ro. Yêu cầu mới này sẽ có giá trị lớn đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ trước đây chưa quản lý đúng đắn các rủi ro bên trong và bên ngoài đối với sự tồn tại của mình.

Bước 4: Thực hiện các thay đổi

Xem xét cẩn thận những thay đổi bạn đã thực hiện đối với tài liệu ISO 9001 của mình và ghi lại những người sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi đó. Ví dụ: Tư duy dựa trên rủi ro của ISO 9001:2015 sẽ phần nào tác động đến tất cả các nhà quản lý.

Gặp gỡ từng người quản lý bộ phận để giới thiệu cho họ những thay đổi trên. Giới thiệu tài liệu ISO 9001 mới và mọi biểu mẫu thích hợp.

Vì khái niệm về cách tiếp cận theo quy trình đã được mở rộng để bao gồm tư duy dựa trên rủi ro và quản lý thay đổi, nên cần phải xem xét lại tất cả các quy trình cũng như hướng dẫn công việc hiện có. Doanh nghiệp hãy yêu cầu người quản lý xem xét tất cả các quy trình của họ, trong đó đặc biệt chú ý đến những vấn đề sau:

• Cơ quan có thẩm quyền (Ai có thể phân công trách nhiệm trong quá trình này?)
• Rủi ro (Điều gì có thể khiến quá trình dẫn đến kết quả không mong muốn?)
• Cơ hội (Điều gì có thể cải thiện quy trình?)
• Thay đổi (Có kế hoạch rà soát, điều chỉnh và cải tiến quy trình)

Dựa trên câu trả lời cho bốn vấn đề trên, chủ sở hữu quy trình có thể cần cập nhật mọi hướng dẫn công việc liên quan và chỉnh sửa sơ đồ quy trình.

Bước 5: Thực hiện Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Cần phải tiến hành đánh giá nội bộ toàn diện đối với toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mới. Tiến hành khắc phục mọi điểm không tuân thủ được ghi nhận trong kết quả đánh giá nội bộ trước khi đăng ký chứng nhận lại công ty của bạn theo phiên bản mới. Đánh giá nội bộ sẽ cho bạn thấy tất cả các thay đổi đã được thực hiện tốt/không tốt như thế nào.

Đừng quên rằng hệ thống ISO 9001 của bạn đã thay đổi theo phiên bản mới và do đó, (các) đánh giá viên nội bộ của bạn cần được đào tạo lại cho phù hợp. Nếu những thay đổi đối với hệ thống ISO 9001 của bạn khá nhỏ, bạn giới thiệu cho (các) đánh giá viên nội bộ của mình về tất cả những thay đổi và cung cấp danh sách kiểm tra những nội dung mới.

Tuy nhiên, KNA CERT khuyên bạn vẫn nên đào tạo lại (các) đánh giá viên nội bộ của mình bằng cách tham gia khóa đào tạo đào tạo đánh giá viên nội bộ ISO 9001:2015 của KNA. Khóa học sẽ không chỉ cung cấp cho đánh giá viên của bạn những yêu cầu mới và làm mới kiến ​​thức mà còn chỉ cho họ cách tăng thêm giá trị hoạt động và các phương pháp đánh giá hay nhất.

Bước 6: Tiến hành Tái đánh giá chứng nhận ISO 9001

Vì chứng nhận của bạn đã hết hiệu lực nên cuộc đánh giá chứng nhận lại sẽ là cuộc đánh giá toàn diện tương tự như cuộc đánh giá ISO 9001 đầu tiên của bạn thay vì chỉ xem xét các yêu cầu mới và những yêu cầu được sửa đổi. Giống như tất cả các cuộc đánh giá, doanh nghiệp sẽ có cơ hội giải quyết tất cả các điểm không phù hợp trong đánh giá thông qua hành động khắc phục. Khi Tổ chức chứng nhận hài lòng rằng công ty của bạn đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2015, doanh nghiệp sẽ cấp chứng nhận ISO 9001:2015 mới.

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong Kế hoạch chuyển đổi ISO 9001:2008 sang 9001:2015, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.