10 Lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015

Có một số điểm cần lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015 - một tiêu chuẩn Quốc tế về quản lý chất lượng. Điều quan trọng không chỉ là việc đạt được chứng nhận, mà còn là quá trình chúng ta trải qua để hiểu rõ và sâu hơn về cách tiếp cận chất lượng và quản lý trong doanh nghiệp.

Những điểm cần lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015 không chỉ là một danh sách những điểm cần quan tâm mà là còn là cơ hội để thay đổi, cải thiện và tạo ra sự khác biệt. Dưới đây là một số điểm các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý khí áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015:

ISO 9001 phiên bản năm 2015 xây dựng theo cấu trúc HLS mới

Cấu trúc HLS bao gồm 10 điều khoản chính thay vì 8 điều khoản như trong phiên bản trước đó.

Sự thay đổi về các thuật ngữ trong ISO 9001:2015

Có một số thuật ngữ trong ISO 9001:2015 đã được thay đổi để phù hợp hơn với sự phát triển của kinh tế và xã hội. Trước khi áp dụng ISO 9001:2015, doanh nghiệp nên tìm hiểu về các thuật ngữ và định nghĩa này để tránh hiểu lầm, hiểu không đúng hoặc không đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không yêu cầu sổ tay chất lượng

Mặc dù tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không yêu cầu cụ thể việc sử dụng sổ tay chất lượng, tuy nhiên thực tế đã chứng minh rằng việc thiết lập và duy trì các tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được và duy trì chứng nhận.

Sổ tay chất lượng không chỉ là một tập hợp các quy trình cụ thể hay quy định chặt chẽ mà còn đóng vai trò như một bản đồ hướng dẫn cho tổ chức. Nó giúp ghi chép và tóm tắt các quy trình, quy định, và phương pháp làm việc hiệu quả, tạo nên một nguồn tài liệu quý giá cho việc đào tạo nhân viên mới và làm căn cứ để cải thiện liên tục.

Tài liệu này không chỉ đơn thuần là để tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn để tăng cường hiệu suất và sự đồng nhất trong các hoạt động của tổ chức. Nó giúp truyền đạt tri thức và kinh nghiệm từ những người có kinh nghiệm đến những người mới, đồng thời cũng giúp định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người trong tổ chức.

Với sổ tay chất lượng, tổ chức không chỉ tạo ra một cơ sở kiến thức ổn định mà còn đặt nền móng cho việc liên tục cải tiến. Nó là công cụ linh hoạt, có thể điều chỉnh và cập nhật để phản ánh sự thay đổi trong môi trường kinh doanh và yêu cầu của khách hàng.

Do đó, mặc dù không bắt buộc, việc thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng vẫn là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức không chỉ tuân thủ tiêu chuẩn mà còn tiến xa hơn trong việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.

Các điều khoản loại trừ trong ISO 9001:2015

Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, sự linh hoạt và cái nhìn toàn diện về quản lý chất lượng cho phép các doanh nghiệp có thể áp dụng một cách linh hoạt và thông minh. Điều đặc biệt đáng chú ý là doanh nghiệp có khả thể loại trừ bất kỳ yêu cầu nào không ảnh hưởng đến việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Điều này mở ra một cánh cửa rộng lớn cho các doanh nghiệp để tùy chỉnh và điều chỉnh các quy trình của mình một cách thông minh nhằm đảm bảo rằng họ không chỉ tuân thủ tiêu chuẩn mà còn tối ưu hóa hoạt động của mình theo cách riêng.

Với quan điểm này, ISO 9001:2015 thực sự khuyến khích sự sáng tạo và linh hoạt trong quản lý chất lượng. Điều quan trọng không chỉ là việc tuân thủ một tập hợp quy tắc, mà là việc tự chủ trong việc đánh giá và quyết định những yêu cầu cụ thể nào thực sự cần thiết và quan trọng đối với việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Tuy nhiên, điều kiện là tổ chức phải chứng minh rằng việc loại trừ này không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Điều này đòi hỏi sự minh bạch, kiểm soát chặt chẽ và sự đánh giá kỹ lưỡng từ phía tổ chức để đảm bảo rằng các điều kiện loại trừ không ảnh hưởng đến chất lượng hay yêu cầu của khách hàng.

Nói một cách đơn giản, khả năng loại trừ trong ISO 9001:2015 không phải là việc bỏ qua các yêu cầu mà là một cơ hội để tối ưu hóa quá trình và tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất để cung cấp giá trị tốt nhất cho khách hàng.

ISO 9001:2015 chỉ còn 7 nguyên tắc quản lý chất lượng

Trước đây, ISO 9001:2008 có 8 nguyên tắc quản lý chất lượng, trong phiên bản mới nhất chỉ còn 7 nguyên tắc. ISO 9001:2015 đã không sử dụng nguyên tắc tiếp cận theo hệ thống. Mà là tiếp cận theo quá trình. Thay đổi nguyên tắc Hợp tác cùng có lợi với nhà cung cấp thành quản lý các mối quan hệ.

Quan tâm tới Bối cảnh của tổ chức

ISO 9001:2015 chú trọng tới việc xác định bối cảnh của doanh nghiệp, cả từ bên trong và bên ngoài. Điều này không chỉ là việc "nhìn ra" mà còn là việc "nhìn sâu" để hiểu rõ ràng về cơ sở hạ tầng và yếu tố khách quan ảnh hưởng đến tổ chức.

Bằng cách xác định rõ nhu cầu của các bên quan tâm, từ khách hàng đến nhà cung cấp và cộng đồng xung quanh, doanh nghiệp không chỉ đạt được sự thấu hiểu sâu sắc về môi trường kinh doanh mà còn tạo ra cơ hội để tận dụng và phát triển từ những điểm mạnh của mình.

Việc phân tích điểm mạnh và điểm yếu không chỉ giúp tổ chức nhận diện được những lĩnh vực cần cải thiện mà còn tạo ra cơ hội để tận dụng những thế mạnh hiện có và phát triển chúng thành động lực cho sự thành công. Đồng thời, việc nhận biết rủi ro và cơ hội giúp tổ chức chuẩn bị tốt hơn cho những thách thức trong tương lai và tận dụng những cơ hội mới xuất hiện.

Đề cao Vai trò lãnh đạo

Trong ISO 9001:2015, vai trò của lãnh đạo không chỉ là vị trí quản lý mà còn là người định hình và thúc đẩy sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng. Việc bỏ vị trí Đại diện lãnh đạo không chỉ đặt lãnh đạo vào vị thế trực tiếp mà còn tạo ra trách nhiệm cao nhất đối với hiệu quả và tính chất bền vững của hệ thống này.

Lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm về việc xác định và cải thiện liên tục hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng. Họ phải tham gia trực tiếp, hỗ trợ và định hình môi trường để các cá nhân trong tổ chức có thể đóng góp và phát triển tối đa tiềm năng của hệ thống.

Bên cạnh việc thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, lãnh đạo cũng phải tạo điều kiện cho việc sử dụng cách tiếp cận quá trình và tư duy dựa trên rủi ro. Điều này không chỉ giúp tổ chức nhìn nhận và quản lý rủi ro một cách chủ động mà còn tạo cơ hội để tận dụng những rủi ro và biến chúng thành điểm mạnh, thúc đẩy sự cải thiện liên tục và sáng tạo.

Vai trò lãnh đạo trong ISO 9001:2015 không chỉ là việc định hình mục tiêu và cam kết mà còn là việc tạo ra môi trường và nền tảng để hệ thống quản lý chất lượng phát triển, thích ứng và vận hành hiệu quả trong môi trường kinh doanh đầy biến đổi và cạnh tranh ngày nay.

Phải có tư duy dựa trên rủi ro

Trong ISO 9001:2015, quản lý rủi ro đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và duy trì sự thành công của một tổ chức. Việc xác định và giải quyết các rủi ro cũng như nhận diện cơ hội là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo rằng doanh nghiệp không chỉ đạt được các kết quả như dự kiến mà còn ngăn ngừa các tác động không mong muốn và đạt được sự cải tiến liên tục.

Bằng cách chủ động xác định rủi ro, doanh nghiệp có cơ hội tối ưu hóa việc định hình chiến lược và quản lý dự án. Việc nhìn nhận và đánh giá các rủi ro không chỉ định hình kế hoạch nhằm ngăn chặn các tác động tiêu cực mà còn giúp tận dụng cơ hội để phát triển và cải thiện.

Quản lý rủi ro không chỉ dừng lại ở việc nhận diện mà còn ở việc xử lý và giải quyết chúng một cách chủ động và hiệu quả. Việc này đòi hỏi sự tập trung, kiểm soát và thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu tác động tiêu cực, đồng thời tận dụng cơ hội để tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện liên tục.

Doanh nghiệp cần có tầm nhìn rộng lớn và khả năng đánh giá chính xác để chủ động trong việc xác định và giải quyết các rủi ro. Việc này không chỉ đảm bảo sự ổn định trong hoạt động mà còn mở ra cánh cửa cho sự sáng tạo và phát triển bền vững.

Hoạch định sự thay đổi

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đặt ra yêu cầu về việc quản lý sự thay đổi. Điều này đòi hỏi sự thận trọng và suy xét kỹ lưỡng khi áp dụng các thay đổi vào hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức. Mục tiêu không chỉ đơn giản là thực hiện các điều chỉnh mà còn là giữ cho cấu trúc tổ chức ổn định và hiệu quả.

Việc thay đổi hệ thống quản lý chất lượng không chỉ đơn thuần là việc áp dụng các biện pháp mới mà còn là việc đảm bảo rằng sự thay đổi này không phá vỡ cấu trúc, không làm suy yếu hoạt động hoặc hiệu suất của doanh nghiệp. Điều này đặt ra yêu cầu cao đối với quá trình lập kế hoạch, triển khai và đánh giá hiệu quả của sự thay đổi.

Một phương pháp thông minh là không chỉ tập trung vào việc thực hiện thay đổi mà còn tập trung vào việc tối ưu hóa quá trình thực hiện. Việc đảm bảo rằng các thay đổi được tính toán và thực hiện một cách cân nhắc giữa việc nâng cao hiệu suất và việc duy trì tính ổn định của tổ chức là điều cần thiết.

Việc xác định rõ ràng mục tiêu và tác động của sự thay đổi là quan trọng. Mục tiêu cuối cùng là không chỉ thực hiện sự thay đổi mà còn là tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng linh hoạt, thích ứng và đồng bộ với sự phát triển của doanh nghiệp.

Quản lý tri thức

Điều 7.1.6 trong ISO 9001:2015 đặt nền tảng cho việc quản lý tri thức trong doanh nghiệp. Quản lý tri thức không chỉ là việc lưu trữ thông tin mà còn là việc thu thập những bí quyết, kinh nghiệm quý báu về lĩnh vực, sản phẩm và công nghệ mà tổ chức sở hữu.

Tri thức của một tổ chức không chỉ là dữ liệu hay thông tin thuần túy mà còn là bài học từ quá trình làm việc, từ những thất bại và thành công. Việc xác định và bảo quản tri thức này giúp tổ chức không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tạo ra một cơ sở kiến thức ổn định để phát triển và cải tiến liên tục.

Tri thức của tổ chức không chỉ ở trong tài liệu mà còn ẩn chứa trong kiến thức và kinh nghiệm của những người làm việc tại đó. Điều quan trọng là tạo ra một môi trường mà việc chia sẻ và truyền đạt tri thức không chỉ được khuyến khích mà còn trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa tổ chức.

Điều này không chỉ giúp tổ chức tận dụng tri thức có sẵn mà còn tạo ra nền tảng để phát triển nguồn nhân lực và sáng tạo. Việc quản lý và sử dụng tri thức một cách thông minh là chìa khóa cho sự thành công bền vững của mọi tổ chức.

Hy vọng những lưu ý khi áp dụng chứng nhận ISO 9001:2015 trên đây sẽ phần nào giúp doanh nghiệp xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Để biết thêm thông tin chi tiết, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ giải đáp.