Tiếp cận theo quá trình của ISO 9001:2015

Cách tiếp cận theo quá trình lần đầu tiên được giới thiệu trong ISO 9001:2000. Và trong khi khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quy trình không thay đổi thì các yêu cầu trong phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã trở nên cụ thể hơn và ít mơ hồ hơn. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu tiếp cận theo quá trình là gì và lợi ích khi áp dụng cách tiếp cận quá trình theo ISO 9001:2015.

TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH LÀ GÌ?

Để đạt được mục tiêu của mình, các tổ chức phải thiết lập các quy trình khác nhau.

Một quá trình là tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau sử dụng đầu vào để mang lại kết quả dự kiến

Đầu vào và đầu ra của quá trình có thể hữu hình (ví dụ: vật liệu, linh kiện hoặc thiết bị) hoặc vô hình (ví dụ: dữ liệu, thông tin hoặc kiến thức).

Cách tiếp cận theo quá trình bao gồm việc thiết lập các quy trình của tổ chức để hoạt động như một hệ thống tích hợp và hoàn chỉnh.

Cách tiếp cận theo quá trình cần đảm bảo:

• Hệ thống quản lý tích hợp các quy trình và biện pháp để đáp ứng các mục tiêu
• Các quy trình xác định các hoạt động và kiểm tra có liên quan lẫn nhau để mang lại kết quả đầu ra như mong đợi
• Việc lập kế hoạch và kiểm soát chi tiết có thể được xác định và ghi lại khi cần thiết, tùy thuộc vào bối cảnh của tổ chức.

TIẾP CẬN QUÁ TRÌNH CỦA ISO 9001:2015 LÀ GÌ?

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nêu rõ: "Các kết quả nhất quán và có thể dự đoán được sẽ đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn khi những hoạt động được hiểu và quản lý như các quá trình có liên quan lẫn nhau và hoạt động như một hệ thống mạch lạc"

Cách tiếp cận theo quy trình ISO 9001 là một chiến lược quản lý kết hợp chu trình lập kế hoạch (Plan)-thực hiện (Do)-kiểm tra (Check)-hành động (Act) và tư duy dựa trên rủi ro. Điều này có nghĩa là các quy trình được quản lý và kiểm soát. Có thể hiểu đây là cách tiếp cận mà trong đó bạn không chỉ hiểu các quy trình cốt lõi là gì mà còn xem xét chúng khớp với nhau như thế nào.

TẠI SAO CÁCH TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH LẠI QUAN TRỌNG?

Một tổ chức thường được cấu trúc thành nhiều phòng ban. Mỗi phòng ban đều được quản lý bởi một trưởng phòng. Người đứng đầu sẽ chịu trách nhiệm về những gì phát sinh từ bộ phận. Hầu hết các trưởng phòng ban không bao giờ tương tác với khách hàng bên ngoài mà chỉ tiếp xúc với khách hàng nội bộ. Như vậy, họ sẽ tách biệt khỏi việc tiếp xúc với khách hàng thực tế và không hoàn toàn hiểu được khách hàng.

Nếu các chỉ số hiệu suất chính được đặt ra bởi các phòng ban thì điều này sẽ khiến vấn đề trở nên phức tạp hơn. Những người đứng đầu có thể cố gắng tối đa hóa hiệu suất bộ phận của họ và vô tình gây bất lợi cho những bộ phận khác.

Cách tiếp cận quy trình ISO là phương thức quản lý theo chiều ngang, kiểm soát các quy trình xuyên suốt ranh giới các phòng ban. Có người chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối. Họ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành quy trình. Họ hiểu những gì các bên liên quan trong quy trình mong muốn và được ủy quyền hành động để hiện thực hóa điều này. Họ sẽ hướng tới một mục tiêu chung đó là nâng cao chất lương sản phẩm hoặc dịch vụ được giao - hơn là bộ phận của chính họ.

>>> Hướng dẫn xác định Bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001:2015

PHẠM VI ÁP DỤNG CÁCH TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH

Cách tiếp cận theo quá trình của ISO 9001:2015 có thể được áp dụng cho mọi tổ chức và mọi hệ thống quản lý bất kể loại hình, quy mô hay mức độ phức tạp.

HƯỚNG DẪN DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH

ISO 9001:2015 sử dụng cách tiếp cận theo quá trình, kết hợp với chu trình Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Kiểm tra (PDCA) và tư duy dựa trên rủi ro. Điều này có nghĩa là tổ chức cần phải:

• Xác định đầu vào quy trình cần thiết và đầu ra dự kiến
• Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các quy trình
• Xác định các rủi ro và cơ hội cho các quy trình và lập kế hoạch giải quyết những rủi ro này

Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể:

Bước 1: Xác định các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng của bạn

ISO 9001 không cung cấp cho bạn danh sách các quy trình hệ thống quản lý chất lượng cốt lõi mà bạn cần đưa vào. Tổ chức của bạn phải tự xác định những điều này.

Hãy tham khảo một số ví dụ về quy trình dưới đây:

• Đào tạo nội bộ, lãnh đạo và đánh giá hiệu suất
• Quản lý sản xuất, thiết kế, phân phối, phát triển, dịch vụ, giao hàng và lắp ráp
• Đảm bảo doanh thu/gia công quy trình kinh doanh
• Quản lý khách hàng mới
• Quản lý thiết bị
• Phê duyệt và đánh giá lại nhà cung cấp
• Xác định và quản lý rủi ro
• Thay đổi hợp đồng
• Xử lý khiếu nại
• Quản lý thông tin
• Kiểm toán và thanh tra
• Các yêu cầu QHSE (Quality - Health - Safety and Environment (Chất lượng - Sức khỏe - An toàn và Môi trường)

Hãy tự hỏi làm thế nào bạn có thể liên tục cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu luật định và quy định hiện hành. Ngoài ra, bạn làm cách nào để nâng cao sự hài lòng của khách hàng?

Đây là những quy trình cần được kiểm soát. Sau đó, tổ chức của bạn phải vạch ra mối quan hệ giữa các quy trình cốt lõi của mình.

Bước 2: Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các quy trình

Tiếp đến, tổ chức cần phải tìm ra ai chịu trách nhiệm cho quá trình nào. Thay vì chỉ tập trung vào các chức năng, hãy tập trung vào quy trình của toàn bộ bộ phận. Đặc biệt chú ý đến sự phụ thuộc và sự tương tác lẫn nhau. Nó cũng có thể giúp:

• Thu hút nhân viên tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình
• Đào tạo các cá nhân để họ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm giải trình của mình liên quan đến những quy trình cốt lõi nhằm đảm bảo họ hiểu rõ quy trình của mình từ đầu đến cuối
• Tái cơ cấu chương trình kiểm toán xoay quanh các quy trình, không phải chức năng
• Đào tạo đánh giá viên tuân theo các quy trình giữa các phòng ban, đặc biệt chú ý đến sự phụ thuộc và tương tác lẫn nhau
• Cung cấp thông tin dạng văn bản để hỗ trợ vận hành các quy trình và đảm bảo bạn tin tưởng rằng các quy trình đang được thực hiện theo kế hoạch
• Đưa ra quy trình và hướng dẫn công việc

Bước 3: Xác định rủi ro và cơ hội và lập kế hoạch giải quyết chúng

Tư duy dựa trên rủi ro là sự mở rộng của hành động phòng ngừa. Nó yêu cầu các tổ chức xác định rủi ro và cơ hội đối với các quy trình, sản phẩm và dịch vụ cũng như hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức phải thực hiện các bước tương ứng để giải quyết những hành động này. Trên cơ sở đó theo dõi và đo lường hiệu suất của các quy trình.

LỢI ÍCH KHI TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH CỦA ISO 9001:2015

Tiếp cận theo quy trình của ISO 9001:2015 mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức, giúp chúng tập trung vào các khía cạnh quan trọng và quản lý hiệu suất tổng thể một cách hiệu quả. Dưới đây là một tóm tắt chi tiết về những lợi ích này:

Tập trung vào các quy trình quan trọng hơn

Chú trọng vào các quy trình có "rủi ro cao" giúp tổ chức có sự ưu tiên phù hợp và tập trung năng lực vào những hoạt động quan trọng nhất.

Cải thiện sự hiểu biết và tích hợp quá trình

Tăng cường hiểu biết và xác định rõ các quá trình phụ thuộc lẫn nhau, tạo ra một hệ thống liên kết chặt chẽ và hài hòa.

Quản lý hệ thống lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và cải tiến

Hỗ trợ quản lý có hệ thống các quy trình làm việc, từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đến cải tiến, tạo ra một chu trình liên tục để không ngừng hoàn thiện hệ thống và nâng cao chất lượng.

Tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường trách nhiệm

Sử dụng tốt nguồn lực của tổ chức thông qua quản lý quy trình, giúp tối ưu hóa chi phí và nhân sự, đồng thời tăng cường trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân.

Đạt được chính sách và mục tiêu nhất quán hơn

Tiếp cận theo quy trình giúp đảm bảo rằng chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của tổ chức được thực hiện một cách nhất quán, từ đó đạt được kết quả dự kiến và nâng cao hiệu suất tổng thể.

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện bất kỳ hệ thống quản lý nào

Cách tiếp cận theo quy trình có thể chuyển đổi tổ chức để triển khai và duy trì một loạt các hệ thống quản lý khác nhau một cách hiệu quả.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Bằng cách đáp ứng chặt chẽ các yêu cầu của khách hàng, tổ chức không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà đi cùng với đó là tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Nâng cao niềm tin vào tổ chức

Bằng việc thực hiện các quy trình quản lý chuẩn chỉnh và đáp ứng đúng các tiêu chuẩn ISO, tổ chức có thể tạo dựng niềm tin mạnh mẽ từ phía khách hàng và đối tác.

>>> Quy trình đánh giá rủi ro theo ISO 9001:2015

Để được hướng dẫn tiếp cận theo quá trình trong ISO 9001:2015, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.