Tình trạng khẩn cấp ISO 14001:2015 [Điều khoản 8.2]

Điều khoản 8.2 của ISO 14001:2015 đề cập tới nội dung chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành Hệ thống quản lý môi trường (EMS). Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu kỹ hơn về điều khoản này trong nội dung dưới đây.

Điều khoản 8.2.a: Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết để chuẩn bị và ứng phó với các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn được xác định trong 6.1.1.

Chuẩn bị và ứng phó với các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn là một khía cạnh quan trọng của EMS. Các tổ chức cần thiết lập, thực hiện và duy trì các quy trình để quản lý và giảm thiểu các sự cố môi trường. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Xác định các trường hợp khẩn cấp về môi trường tiềm ẩn

Tiến hành đánh giá rủi ro để xác định các trường hợp khẩn cấp về môi trường tiềm ẩn có thể xảy ra trong hoặc do các hoạt động của tổ chức bạn. Chúng có thể bao gồm sự cố tràn hóa chất, hỏa hoạn, thiên tai, mất điện và các sự kiện khác có thể gây hại cho môi trường.

Bước 2: Xây dựng Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (ERP)

Lập Kế hoạch ứng phó khẩn cấp toàn diện trong đó nêu rõ các thủ tục, trách nhiệm và nguồn lực cần thiết để ứng phó với các loại tình huống khẩn cấp về môi trường khác nhau. ERP nên bao gồm:

• Thông tin liên hệ khẩn cấp
• Thủ tục sơ tán
• Các thủ tục ngăn chặn và giảm thiểu sự cố tràn hoặc rõ rỉ môi trường
• Thủ tục thông báo cho cơ quan quản lý và công chúng
• Phân công vai trò và trách nhiệm trong trường hợp khẩn cấp
• Yêu cầu về nguồn lực, bao gồm cả thiết bị và nhân sự
• Lịch trình huấn luyện và diễn tập
• Các giao thức truyền thông
• Thủ tục tắt máy khẩn cấp

Bước 3: Đào tạo và nâng cao nhận thức

Đào tạo nhân viên và các bên liên quan về ERP cũng như vai trò và trách nhiệm cụ thể của họ trong trường hợp khẩn cấp về môi trường. Đảm bảo rằng nhân viên đã quen với các quy trình và biết cách ứng phó hiệu quả.

Bước 4: Đảm bảo Nguồn lực và Thiết bị

Đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết, chẳng hạn như bộ dụng cụ ứng phó sự cố tràn dầu, thiết bị an toàn và hệ thống liên lạc khẩn cấp luôn sẵn có và được duy trì trong tình trạng hoạt động.

Bước 5: Giao tiếp và Thông báo

Thiết lập các giao thức liên lạc rõ ràng để thông báo cho nhân viên, đội ứng phó khẩn cấp, cơ quan quản lý và công chúng trong trường hợp khẩn cấp về môi trường. Đảm bảo rằng thông tin liên lạc được cập nhật.

Bước 6: Diễn tập và diễn tập khẩn cấp

Tiến hành các cuộc diễn tập và diễn tập khẩn cấp thường xuyên để kiểm tra tính hiệu quả của ERP và giúp nhân viên làm quen với các quy trình khẩn cấp. Đánh giá và cải thiện kế hoạch dựa trên phản hồi và bài học rút ra từ các bài tập này.

Bước 7: Cải tiến liên tục

Liên tục xem xét và cập nhật ERP để kết hợp các bài học rút ra từ các sự cố, bài tập thực tế và những thay đổi trong hoạt động của tổ chức. Đảm bảo rằng kế hoạch vẫn hiện hành và hiệu quả.

Bước 8: Lưu giữ tài liệu và hồ sơ

Duy trì tài liệu liên quan đến việc chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp bao gồm ERP, hồ sơ đào tạo, hồ sơ diễn tập và diễn tập cũng như mọi báo cáo sự cố.

Bước 9: Báo cáo và Điều tra

Thiết lập các thủ tục báo cáo và điều tra các sự cố môi trưởng và tình huống cận nguy hiểm. Sử dụng những phát hiện này để cải thiện quy trình ứng phó khẩn cấp và ngăn chặn các trường hợp khẩn cấp trong tương lai.

Bước 10: Giám sát tuân thủ

Thường xuyên giám sát và kiểm tra việc tuân thủ của tổ chức bạn với các quy trình chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp cũng như mọi yêu cầu pháp lý và quy định.

Bước 11: Sự tham gia của các bên liên quan

Thu hút sự tham gia của các bên liên quan, bao gồm chính quyền địa phương, những người ứng phó khẩn cấp và cộng đồng để điều phối và tăng cường các nỗ lực ứng phó khẩn cấp.

Điều khoản 8.2.b: Tổ chức phải ứng phó với các tình huống khẩn cấp thực tế

Tổ chức cần có sẵn các thủ tục và quy trình được xác định rõ ràng để ứng phó hiệu quả với các trường hợp khẩn cấp đồng thời giảm thiểu các tác động bất lợi đến môi trường. Dưới đây là các bước liên quan đến việc ứng phó với các tình huống khẩn cấp thực tế trong EMS.

Bước 1: Bắt đầu các quy trình ứng phó tức thời được nêu trong Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (ERP) của tổ chức

Điều này có thể bao gỗ ra các hành động như:

• Kích hoạt cảnh báo và thông báo khẩn cấp.
• Sơ tán nhân viên đến nơi an toàn
• Ngăn chặn và kiểm soát tình huống khẩn cấp, nếu có thể và an toàn để thực hiện điều đó.
• Thông báo cho các dịch vụ khẩn cấp và cơ quan quản lý theo yêu cầu.

Bước 2: Thực hiện các quy trình cụ thể được nêu chi tiết trong ERP

Giải quyết các loại trường hợp khẩn cấp khác nhau, chẳng hạn như tràn hóa chất, hỏa hoạn thiên tai, mất điện hoặc các sự cố khác. ERP nên bao gồm các hướng dẫn, vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho nhân sự.

Bước 3: Ưu tiên các hành động giảm thiểu tác động xấu đến môi trường

Điều này có thể liên quan đến:

• Chứa các vật liệu hoặc chất nguy hiểm.
• Cô lập các khu vực bị ảnh hưởng để ngăn ngừa thiệt hại thêm về môi trường.
• Bắt đầ u các thủ tục ứng phó sự cố.
• Thực hiện các biện pháp bảo vệ chất lượng không khí và nước.
• Áp dụng quy trình quản lý và xử lý chất thải khẩn cấp.

Bước 4: Đảm bảo sự an toàn của con người

Nhân viên, đội ứng phó khẩn cấp và bất kỳ ai khác có khả năng bị ảnh hưởng bởi trường hợp khẩn cấp phải được đảm bảo an toàn.

Bước 5: Duy trì thông tin liên lạc rõ ràng và hiệu quả trong suốt quá trình ứng phó.

Điều nay bao gồm:

• Thông báo cho nhân viên và các bên liên quan về tình hình và mọi hành động cần thiết.
• Giao tiếp với các dịch vụ khẩn cấp và cơ quan quản lý.
• Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan.

Bước 6: Huy động và triển khai các nguồn lực, nhân sự và thiết bị cần thiết

Đảm bảo rằng các đội ứng phó khẩn cấp được trang bị và huấn luyện phù hợp.

Bước 7: Duy trì hồ sơ chi tiết về hoạt động ứng phó khẩn cấp

Bao gồm các hành động đã thực hiện, các nguồn lực được triển khai, thông tin liên lạc và các quyết định đã đưa ra. Tài liệu chính xác và toàn diện là điều cần thiết cho việc phân tích và cải tiến sau này.

Bước 8: Tiến hành đánh giá sự cố

Sau khi tình huống khẩn cấp đã được kiểm soát và giải quyết, cần đánh giá hiệu quả của hoạt động ứng phó khẩn cấp, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và rút ra bài học kinh nghiệm.

Bước 9: Hành động khắc phục

Dựa trên đánh giá, thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết mọi điểm yếu hoặc thiếu sót đã được xác định trong quy trình ứng phó khẩn cấp. Cập nhật ERP khi cần thiết.

Bước 10: Báo cáo sự cố

Báo cáo sự cố và phản hồi của tổ chức cho cơ quan quản lý và các bên liên quan khác theo yêu cầu của pháp luật hoặc quy định.

Bước 11: Cập nhật ERP

Định kỳ xem xét và cập nhật quy trình ERP và ứng phó khẩn cấp dựa trên phản hồi bài học kinh nghiệm, những thay đổi trong hoạt động và yêu cầu pháp lý. Đảm bảo rằng kế hoạch vẫn hiện hành và hiệu quả.

Điều khoản 8.2.c: Thực hiện các hành động để ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ các hậu quả của các tình huống khẩn cấp, thích hợp với mức độ nghiêm trọng của tình huống khẩn cấp và tác động môi trường tiềm ẩn.

Dưới đây là bảng phân tích chi tiết hơn về cách tổ chức có thể thực hiện các hành động thích hợp để ứng phó với các tình huống khẩn cấp:

Bước 1: Đánh giá mức độ và tính chất của tình huống khẩn cấp

Xem xét loại trường hợp khẩn cấp, vị trí, mức độ nghiêm trọng và các tác động môi trường tiềm ẩn.

Bước 2: Kích hoạt mức độ thích hợp của Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (ERP) dựa trên mức độ nghiêm trọng của trường hợp khẩn cấp.

ERP nên phác thảo các hành động cụ thể cần thực hiện trong các tình huống khác nhau, bao gồ m cả những hành động liên quan đến giảm thiểu tác động môi trường.

Bước 3: Thực hiện các hành động ngay lập tức

Những hành động này có thể bao gồm:

• Phân tách các vật liệu hoặc chất độc hại.
• Bắt đầu các thủ tục ứng phó sự cố tràn
• Sơ tán nhân viên đến nơi an toàn.
• Chuẩn bị quy trình hoặc thiết bị để ngăn ngừa thiệt hại thêm cho môi trường.
• Thực hiện các biện pháp bảo vệ chất lượng không khí và nước.
• Áp dụng quy trình quản lý và xử lý chất thải khẩn cấp.

Bước 4: Triển khai các nguồn lực

Huy động nhân sự và thiết bị cần thiết để giải quyết tình huống khẩn cấp một cách hiệu quả. Đảm bảo rằng các đội ứng phó khẩn cấp được trang bị và huấn luyện phù hợp.

Bước 5 đến bước 11 tương tự như cách triển khai điều khoản Điều khoản 8.2.b như trên

Điều khoản 8.2.d: Thử nghiệm định kỳ các hành động ứng phó đã hoạch định, khi có thể

Dưới đây là những cân nhắc chính để tiến hành các thử nghiệm định kỳ:

Bước 1: Diễn tập

Các tổ chức có thể tiến hành nhiều loại thử nghiệm ứng phó khẩn cấp khác nhau, mô phỏng quy mô đầy đủ và các cuộc diễn tập bất ngờ. Việc lựa chọn loại bài tập phải phù hợp với mục tiêu và nguồn lực của tổ chức.

Bước 2: Phát triển kịch bản

Phát triển các kịch bản khẩn cấp thực tế và phù hợp dựa trên các rủi ro tiềm ẩn được xác định trong đánh giá rủi ro của bạn. Những tình huống này để kiểm tra tính hiệu quả của các kế hoạch ứng phó.

Bước 3: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu rõ ràng cho từng thử nghiệm ứng phó khẩn cấp. Những mục tiêu này phải phù hợp với mục tiêu chuẩn bị sẵn sàng và giảm thiểu tác động môi trường của tổ chức.

Bước 4: Kêu gọi sự tham gia của nhân sự

Thu hút các nhân viên có liên quan, bao gồm các đội ứng phó khẩn cấp, nhân viên, nhà thầu và các bên liên quan tham gia vào các cuộc diễn tập. Đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong quá trình diễn tập.

Bước 5: Thực thi kịch bản

Thực hiện kịch bản một cách thực tế nhất có thể. Điều này có thể liên quan đến việc mô phỏng tình huống khẩn cấp, bắt đầu các hành động ứng phó và theo dõi tiến trình ứng phó.

Bước 6: Đánh giá và phản hồi

Sau khi thực hiện, tiến hành đánh giá kỹ lưỡng để đánh giá tính hiệu quả của các hành động ứng phó. Thu hút phản hồi từ những người tham gia để xác định điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện.

Bước 7: Hành động khắc phục

Xác định và thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết bất kỳ thiếu sót hoặc điểm yếu nào được quan sát thấy trong quá trình thực hiện. Cập nhật Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (ERP) cho phù hợp.

Bước 8: Lưu tài liệu

Lưu giữ hồ sơ chi tiết về bài tập, bao gồm các kịch bản, hành động được thực hiện, thời gian phản hồi những thách thức gặp phải và bài học kinh nghiệm.

Bước 9: Tần suất

Tiến hành kiểm tra phản ứng khẩn cấp một cách thường xuyên như một phần của EMS của bạn. Tần suất có thể khác nhau tùy thuộc vào hoạt động. hồ sơ rủi ro và yêu cầu pháp lý của tổ chức.

Bước 10: Cải tiến liên tục

Cập nhật ERP, chương trình đào tạo và quy trình khi cần thiết.

Điều khoản 8.2.e: Định kỳ xem xét và chỉnh sửa (các) quá trình và các hành động ứng phó đã hoạch định, đặc biệt là sau khi xảy ra các tình huống khẩn cấp hoặc các lần thử nghiệm

Bước 1: Lên lịch đánh giá thường xuyên

Thiết lập lịch trình tiến hành đánh giá định kỳ các quy trình ứng phó khẩn cấp của bạn. Những đánh giá này phải được tiến hành theo những khoảng thời gian xác định, chẳng hạn như hàng năm hoặc theo yêu cầ u của những thay đổi trong hoạt động hoặc quy định.

Bước 2: Đánh giá tình huống sau khẩn cấp

Sau khi xảy ra tình huống khẩn cấp thực tế, hãy tiến hành đánh giá kỹ lưỡng về phản ứng của tổ chức. Đánh giá này nên bao gồm:

• Phân tích hiệu quả của các hành động ứng phó.
• Đánh giá tác động môi trường và mọi nỗ lực giảm nhẹ.
• Đánh giá thời gian phản hồi và phân bố nguồn lực.
• Xác định điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện.

Bước 3: Báo cáo sau hành động

Tạo báo cáo sau hành động cho từng tình huống khẩn cấp được xem xét. Ghi lại các phát hiện, bài học kinh nghiệm và để xuất cải tiến Những báo cáo này phục vụ như một nguồn tài nguyên có giá trị cho các sửa đổi trong trong lai.

Bước 4: Đánh giá Kiểm tra và Diễn tập

Sau các cuộc kiểm tra và diễn tập ứng phó khẩn cấp, hãy đánh giá hiệu suất của các đội ứng phó và tính hiệu quả của các kế hoạch ứng phó. Thu hút phản hồi từ người tham gia và người quan sát.

Bước 5: Kết hợp các bài học kinh nghiệm

Dựa trên những phát hiện từ các đánh giá và đánh giá, xác định các bài học kinh nghiệm cụ thể và các lĩnh vực cần cải thiện. Hãy chú ý đến các vấn đề hoặc xu hướng tái diễn.

Bước 6: Sửa đổi Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (ERP)

Cập nhật ERP để phản ánh các bài học kinh nghiệm và những cải tiến được xác định trong quá trình đánh giá. Đảm bảo rằng kế hoạch bao gồm các thủ tục, hành động và phân bổ nguồn lực được sửa đổi.

Bước 7: Đào tạo và nâng cao nhận thức

Kết hợp các sửa đổi vào chương trình đào tạo nhân viên để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức được những thay đổi trong quy trình ứng phó khẩn cấp và vai trò của họ.

Bước 8: Phân bổ nguồn lực

Điều chỉnh việc phân bổ nguồn lực, chẳng hạn như thiết bị, nhân sự và hệ thố ng liên lạc, dựa trên bài học kinh nghiệm và nhu cầu đã xác định.

Bước 9: Lưu trữ tài liệu và hồ sơ

Duy trì hồ sơ chi tiết về quá trình xem xét, bao gỗ m các phát hiện, khuyến nghị và sửa đổi được thực hiện đố i với ERP. Tài liệu giúp theo dõi các thay đổi và đảm bảo trách nhiệm giải trình.

Bước 10: Văn hóa cải tiến liên tục

Nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức. Khuyến khích nhân viên tích cực tham gia xác định các lĩnh vực cần nâng cao và đổi mới trong ứng phó khẩn cấp.

Điều khoản 8.2.f: Cung cấp thông tin phù hợp và đào tạo liên quan đến sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với trường hợp khẩn cấp, khi thích hợp, cho các bên quan tâm, bao gồm cả những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức.

Bước 1: Thiếp lập chương trình đào tạo phù hợp

Điều chỉnh chương trình đào tạo phù hợp với vai trò và trách nhiệm cụ thể của các nhân viên khác nhau. Không phải tất cả các cá nhân đều đặ yêu cầu đào tạo như nhau và có thể cần đào tạo chuyên môn cho các đội ứng phó khẩn cấp.

Bước 2: Xác định tần suất đào tạo

Xác định tần suất đào tạo ứng phó khẩn cấp dựa trên các yêu cầu pháp lý, hồ sơ rủi ro của tổ chức và nhu cầu củng cố các kỹ năng. Có thể cần phải đào tạo bồi dưỡng thường xuyên.

Bước 3: Định hướng

Đảm bảo rằng nhân viên và nhà thầu mới được đào tạo về ứng phó khẩn cấp. Điề u này giúp họ làm quen với các quy trình khẩn cấp của tổ chức ngay từ đầu.

Bước 4: Phổ biến thông tin

Cung cấp cho các bên quan tâm thông tin về các thủ tục chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp của tổ chức. Thông tin này có thể được phổ biến thông qua nhiều phương tiện khác nhau, bao gồm sổ tay nhân viên, áp phích, bảng hiệu và tài nguyên trực tuyến.

Điều khoản 8.2: Phải duy trì thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết để có sự tin cậy rằng (các) quá trình được thực hiện theo hoạch định

Dưới đây là một số thông tin dạng văn bản doanh nghiệp cần duy trì:

• Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (ERP)
• Quy trình ứng phó khẩn cấp
• Hồ sơ đánh giá rủi ro và xác định mối nguy
• Kế hoạch trao đổi thông tin liên tục
• Tài liệu đào tạo
• Hồ sơ đào tạo
• Hồ sơ diễn tập
• Báo cáo sau hành động
• Báo cáo sự cố
• Hồ sơ kiểm tra và bảo trì thiết bị
• Hồ sơ liên lạc với các bên liên quan
• Hồ sơ cải tiến
• Chính sách lưu giữ hồ sơ
• …

Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, người đọc đã phần nào định hướng được cách ứng phố với tình trạng khân cấp ISO 14001 hay tình trạng không bình thường ISO 14001. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về Điều khoản 8.2 của ISO 14001:2015, Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.