Áp dụng ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp từ A-Z như thế nào?

Áp dụng ISO 9001:2015 vào đơn vị là cách mà doanh nghiệp viết ra những gì sẽ làm, làm theo những gì đã viết, ghi lại những gì làm rồi và cải tiến những thứ đã thực hiện để xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng. Dưới đây là cách áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp.

Bước 1: Phân bổ nguồn lực và ngân sách

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo có sẵn các nguồn lực và tài chính cần thiết để hỗ trợ việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Bước quan trọng đầu tiên trong việc phát triển và thực hiện bất kỳ hệ thống quản lý nào là tuyên bố cam kết chính thức của Lãnh đạo cao nhất.

Quyết định xây dựng và áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp phải được lập thành văn bản chính thức và được lãnh đạo cao nhất phê duyệt. Trong đó phải xác định chiến lược thực hiện, khung thời gian triển khai và ngân sách ước tính.

Việc bổ nhiệm Người quản lý chất lượng chuyên nghiệp hoặc 'Đại diện quản lý' là yếu tố then chốt để áp dụng ISO 9001:2015 thành công. Với các công ty lớn, KNA CERT đặc biệt khuyến nghị nên bổ nhiệm một nhân viên toàn thời gian ở cấp cao. Việc này sẽ có lợi cho quá trình áp dụng ISO 9001:2015 của công ty nếu họ có kiến ​​thức sâu sắc về doanh nghiệp của bạn.

Bước 2: Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001

Doanh nghiệp cần tìm đọc ISO 9001:2015, làm quen với ngôn ngữ, khái niệm và yêu cầu của tiêu chuẩn. Chú trọng xác định các quá trình và điều khoản cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng.

KNA CERT khuyên bạn nên sử dụng ma trận quy trình để xác định quy trình nào đáp ứng yêu cầu nào, bộ phận chức năng nào trong doanh nghiệp của bạn chịu trách nhiệm duy trì sự phù hợp với từng yêu cầu. Khi có hai hoặc nhiều quy trình hoặc bộ phận chịu trách nhiệm tuân thủ một yêu cầu, điều này biểu thị sự tương tác giữa các quy trình đó.

Có hai loại quy trình chính mà bạn nên tập trung vào:

• Quy trình chính là các bước bạn thực hiện để cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn, ví dụ: nhận đơn hàng, thiết kế cho đến giao hàng
• Quy trình hỗ trợ là những quy trình không đóng góp trực tiếp vào những gì khách hàng muốn nhưng lại giúp các quy trình chính đạt được điều đó. Các quy trình hỗ trợ bao gồm quản lý nhân sự, đào tạo, bảo trì cơ sở vật chất, ...

Một cách hay để làm điều này là suy nghĩ về cách thức tiến hành công việc trong tổ chức của bạn. Xem xét cách thức đầu vào và đầu ra của quy trình chính luân chuyển như thế nào, những quy trình phụ nào có thể tồn tại trong đó và cách các quy trình hỗ trợ liên kết với nhau như thế nào.

Bước 3: Thành lập ban ISO

Khi bạn đã xác định được các quy trình và mối liên hệ giữa chúng, thành lập Nhóm thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (Ban ISO). Cung cấp cái nhìn tổng quan về các yêu cầu ISO 9001:2015 cho các nhân sự chủ chốt, bao gồm cả những người tham gia Ban ISO. KNA CERT cung cấp khóa đào tạo nhận thức ISO 9001 giúp hiểu biết đúng đắn về các nguyên tắc và thực tiễn liên quan đến áp dụng ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp.

Bước 4: Đào tạo nhân sự

Doanh nghiệp nên thu hút nhân viên tham gia vào việc phát triển và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng thông qua các buổi nâng cao nhận thức, lập biểu đồ quy trình, đánh giá nhóm và phản hồi kinh nghiệm. Cần đào tạo nâng cao nhận thức cho tất cả nhân viên về các yếu tố mới của hệ thống quản lý chất lượng và nó có thể ảnh hưởng đến công việc của họ như thế nào.

Đào tạo ISO 9001:2015 cho Bệnh viện Đại Học Y Hà Nội 

Nhân viên thực hiện công việc theo chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng. Sau khi đào tạo, nhân viên phải cảm thấy dễ dàng vận hành hệ thống quản lý chất lượng và hiểu được mình cần làm những gì. Nhân viên nên biết:

Các loại thông tin dạng văn bản áp dụng cho công việc của họ:

• Những biểu mẫu cần dùng, cách điền và xử lý chúng
• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng liên quan như thế nào đến công việc của họ
• Cách báo cáo những điểm không phù hợp để có hành động khắc phục
• Hiểu bối cảnh của tổ chức
• Hiểu được rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến công việc của họ

Bước 5: Phân tích lỗ hổng và kế hoạch hành động

Tổ chức của bạn có thể đã có hệ thống quản lý chất lượng tuân thủ hoặc bạn có thể đang vận hành một hệ thống chưa được chứng nhận. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ muốn xác định mức độ tuân thủ chặt chẽ của hệ thống với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Phân tích lỗ hổng là một kỹ thuật để xác định rõ ràng những điều khoản nào của ISO 9001 hiện chưa được giải quyết đầy đủ (hoặc chưa được giải quyết), trên cơ sở đó phát triển các hành động khắc phục. Việc phân tích lỗ hổng phải được thực hiện bởi các thành viên của Ban ISO với sự tham gia của chủ sở hữu từng quy trình hoặc bộ phận.

Lấy các yêu cầu của ISO 9001:2015 làm tiêu chí để xem xét tất cả các biện pháp thực hành, biện pháp kiểm soát và tài liệu về hệ thống quản lý hiện có. Cố gắng hiểu từng quy trình kinh doanh trong bối cảnh của tổ chức, so sánh các hoạt động và quy trình với những gì tiêu chuẩn yêu cầu.

Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo kế hoạch hành động, nêu chi tiết các nhiệm vụ, sản phẩm bàn giao, chủ sở hữu và khung thời gian thực hiện. Kế hoạch này cần trình Đại diện Ban Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành.

Bước 6: Lựa chọn và đào tạo kiểm toán viên nội bộ

Chọn nhà cung cấp đào tạo bên ngoài và bắt đầu đào tạo kiểm toán viên nội bộ. KNA CERT cung cấp khóa đào tạo đánh giá nội bộ cho kiểm toán viên. Lãnh đạo cấp cao và Đại diện của Lãnh đạo gặp gỡ và thảo luận về các yêu cầu đối với kiểm toán nội bộ. Lập kế hoạch đào tạo cho các đánh giá viên nội bộ về cách đánh giá QMS.

Bước 7: Thực hiện kiểm toán nội bộ

Bắt đầu đánh giá nội bộ (Điều 9.2 của ISO 9001:2015). Thực hiện đánh giá nội bộ cơ bản đối với các chức năng và lĩnh vực đã chọn bằng cách sử dụng chương trình đánh giá và danh sách kiểm tra đánh giá. Đảm bảo rằng kiểm toán viên không đánh giá các chức năng hoặc quy trình do họ thực hiện.

Đánh giá viên tường thuật kết quả đánh giá, đồng thời sao chép và sử dụng các bảng biểuđể tóm tắt những phát hiện. Đảm bảo báo cáo kiểm toán được xem xét và phê duyệt. Gửi báo cáo đánh giá lên Lãnh đạo cao nhất để xem xét và hành động.

Đào tạo nhận thức và đánh giá Nội bộ ISO 9001 cho Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam 

Hãy xem xét những điểm sau:

• Quá trình này có được lên kế hoạch không?
• Có đánh giá thích hợp để xác minh đầu ra không?
• Có xác nhận đầu ra đáp ứng yêu cầu đầu vào không?
• Quy trình có được xác minh tính hiệu quả không?
• Có xác nhận nào để đảm bảo rằng quy trình đáp ứng các kết quả dự kiến ​​không?
• Có sự liên tục giữa các quy trình khác nhau trong tổ chức không?
• Nhiệm vụ có được thực hiện một cách nhất quán trên cơ sở cá nhân không?
• Công việc có được thực hiện một cách nhất quán hàng ngày không?
• Việc hợp tác giữa các phòng ban có hoạt động trơn tru không?
• Các hành động khắc phục có được sử dụng đầy đủ trong quá trình này không?
• Thông tin có được truyền đạt không?
• Những thay đổi được kiểm soát như thế nào?

Đảm bảo rằng kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ được báo cáo lên Lãnh đạo cao nhất và hành động thích hợp được thực hiện để khắc phục những điểm không phù hợp.

Bước 8: Xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Các cuộc họp sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về các quy trình của tổ chức và cho phép đội ngũ quản lý có phản hồi tương ứng.

Điều bắt buộc là Lãnh đạo cao nhất phải hiểu đầy đủ và đánh giá cao các yêu cầu theo khoản 9.3 và các khoản phụ 9.3.2 và 9.3.3 của ISO 9001:2015. Lãnh đạo cao nhất phải thực hiện đánh giá kết quả phân tích lỗ hổng, xác định điểm yếu, ưu tiên những lỗ hổng quan sát được và ủy quyền hành động khắc phục theo yêu cầu.

Xem xét và ghi lại tầm nhìn phù hợp với sứ mệnh của tổ chức bạn, xác định định hướng chiến lược và yêu cầu của các bên quan tâm phù hợp với bối cảnh của tổ chức. Đảm bảo rằng mọi rủi ro và cơ hội phát sinh đều được nắm bắt.

Tại cuộc họp xem xét, hãy thảo luận về các yêu cầu của Điều 7.1 và Điều 8.1 và xem xét:

• Khả năng của nguồn lực nội bộ hiện có
• Những hạn chế về nguồn lực nội bộ hiện có
• Những gì cần phải có được từ các nhà cung cấp bên ngoài

Tập trung vào việc phát triển và thực hiện các quy trình chất lượng cốt lõi. Xem xét chính sách chất lượng để xác định xem nó có phù hợp với bối cảnh và mục đích của tổ chức hay không. Nhân viên phải biết chính sách chất lượng và các mục tiêu liên quan đến công việc của họ như thế nào. Đặt mục tiêu cho mỗi chức năng và xác định các chỉ số hiệu suất có thể đo lường được để theo dõi trạng thái của chúng. Đảm bảo mục tiêu chất lượng phù hợp với chính sách chất lượng.

Bước 9: Hành động khắc phục

Đại diện quản lý nên hỗ trợ chủ sở hữu quy trình xác định nguyên nhân gốc rễ và tìm giải pháp thông qua đào tạo về phân tích 5-Why o, Sơ đồ xương cá hoặc kỹ thuật phân tích 8 chiều (8D).

Chủ sở hữu quy trình nên thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết các phát hiện đánh giá. Các hành động khắc phục được ghi lại phải được trình lên Đại diện Lãnh đạo để phê duyệt.

Sau khi bạn đã triển khai các yêu cầu chính mới và xử lý mọi hành động khắc phục, doanh nghiệp nên tiến hành ít nhất một cuộc kiểm tra nội bộ khác để xác minh hiệu quả khắc phục.

Bước 10: Đăng ký và đánh giá chứng nhận ISO 9001

Lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín và tiến hành chứng nhận để xác minh sự tuân thủ. Doanh nghiêp cần liên hệ với tổ chức chứng nhận để thiết lập ngày đánh giá phù hợp với tất cả các bên liên quan. Nhân viên phải được cung cấp đủ thời gian chuẩn bị cho cuộc đánh giá chứng nhận. Tất cả các tài liệu cần thiết trong quá trình đánh giá phải có sẵn và dễ dàng truy cập.

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng hành động khắc phục được thực hiện ngay lập tức đối với mọi phát hiện bất lợi khi đánh giá. Thực hiện mọi thay đổi cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng và thông tin tài liệu. Đại diện lãnh đạo cần giải quyết những vấn đề mà Tổ chức chứng nhận nêu ra để đảm bảo cuộc đánh giá lại thành công.

Bước 11: Nhận chứng chỉ và duy trì chứng nhận

Tổ chức chứng nhận xác minh, kết thúc các phát hiện đánh giá và cấp chứng chỉ ISO 9001 cho doanh nghiệp. Chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực 3 năm với điều kiện doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ trong suốt khoảng thời gian này.

Điều 10.3 của ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp phải 'liên tục cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống'. Hầu hết các kiểm toán viên đều mong đợi bạn sửa đổi tài liệu và quy trình của hệ thống chất lượng khi một quy trình mới được triển khai.

Các quy trình luôn có thể được thực hiện hiệu quả hơn, ngay cả khi chúng đang sản xuất các sản phẩm phù hợp. Mục đích của chương trình cải tiến liên tục là tăng khả năng làm hài lòng khách hàng bằng cách xác định những lĩnh vực cần cải tiến.

Chu trình PDCA là một cách hoàn hảo để giới thiệu những cải tiến liên tục cho các hoạt động của tổ chức bạn. Mỗi bước cải tiến có thể được xác định bằng bốn bước phụ, Lập kế hoạch (Plan), Thực hiện (Do), Kiểm tra (Check) và Hành động (Act).

→ Xem thêm Giải mã chu trình PDCA

Trên đây là các bước xây dựng và áp dụng ISO 9001. Hy vọng rằng bài viết phần nào có thể giúp doanh nghiệp định hướng áp dụng ISO 9001 như thế nào. Để biết thêm về cách áp dụng ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.