Các bước thực hiện ISO 14001 đầy đủ và chi tiết

Bạn có bao giờ thắc mắc về các bước thực hiện ISO 14001 (hệ thống quản lý môi trường - EMS) hay không? Câu trả lời nằm trong bài viết dưới đây của KNA CERT.

Tổng quan về ISO 14001

ISO 14001 là tiêu chuẩn được quốc tế công nhận về hệ thống quản lý môi trường (EMS - Environmental Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) phát triển.

Tiêu chuẩn ISO 14001 phác thảo những yêu cầu đối với tổ chức để xác định, quản lý, giám sát và cải thiện hiệu quả hoạt động môi trường của họ. Được xây dựng dựa trên chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act), ISO 14001 cung cấp cách tiếp cận có hệ thống để quản lý môi trường hiệu quả dành cho mọi doanh nghiệp.

ISO 14001 cung cấp khuôn khổ cho doanh nghiệp giải quyết các thách thức về môi trường, thúc đẩy hoạt động bền vững và thể hiện cam kết của họ trong việc giảm tác động tiêu cực từ hoạt động kinh doanh tới môi trường.

Các bước thực hiện ISO 14001 chi tiết nhất

Bước 1: Tìm hiểu về tiêu chuẩn ISO 14001

Trong các bước thực hiện ISO 14001, việc tìm hiểu tiêu chuẩn là nền tảng để đảm bảo hệ thống quản lý môi trường của tổ chức được vận hành đúng hướng. Nhờ hiểu rõ tiêu chuẩn, tổ chức sẽ xác định được mục tiêu chung trong hoạt động quản lý môi trường cùng những hành động cụ thể để đạt được sự tuân thủ. 

Để hiểu ISO 14001 một cách toàn diện, doanh nghiệp phải xác định được những yêu cầu, nguyên tắc và lợi ích mà tiêu chuẩn mang lại. Từ đó, phác thảo kế hoạch thực hiện, trong đó đề cập tới các nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực, thiết lập quy trình ISO 14001 cần có,...

Bước 2: Xác định bối cảnh của tổ chức

Khi đã hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 14001, doanh nghiệp cần xác định, phân tích và đánh giá bối cảnh tổ chức của mình ở thời điểm hiện tại. 

Xác định bối cảnh tổ chức là xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống quản lý môi trường. Những yếu tố này bao gồm: các khía cạnh môi trường, yêu cầu pháp luật, các bên liên quan, rủi ro môi trường tiềm ẩn, các cơ hội cải tiến EMS,... 

Nếu tổ chức đã từng xây dựng hệ thống quản lý môi trường thì phải so sánh hệ thống hiện tại với những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 để đánh giá mức độ phù hợp và khoảng cách chênh lệch. Hoạt động này giúp doanh nghiệp nhận diện được những ưu điểm và những thiếu sót cần được cải thiện. Điều này có ý nghĩa cho việc thiết lập kế hoạch hành động và bổ sung những nhiệm vụ cụ thể cho giai đoạn tiếp theo. 

Bước 3: Lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý môi trường (EMS)

Bước tiếp theo là cần thiết lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý môi trường (EMS). Kế hoạch ISO 14001 phải được tạo lập dưới dạng văn bản và trước khi đưa vào thực hiện, chúng phải được phê duyệt bởi lãnh đạo cấp cao để đảm bảo tính phù hợp.

Khi xây dựng kế hoạch theo ISO 14001, doanh nghiệp cần phải lưu ý một số điểm sau:

• Xác định rõ những quy định, luật định về môi trường của nhà nước và các tổ chức có thẩm quyền trong lĩnh vực môi trường tại nơi doanh nghiệp hoạt động.
• Xác định những khía cạnh môi trường mà hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp có thể tác động tới, như: môi trường đất, nguồn nước, không khí, tài nguyên thiên nhiên,...
• Xác định chính sách môi trường và mục tiêu môi trường mà doanh nghiệp muốn đạt được, trong đó bao gồm cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
• Xác định các phương pháp, quy trình để đạt được các mục tiêu môi trường đã định.
• Xác định nguồn lực tham gia trong hệ thống quản lý môi trường. Đặc biệt, cần giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho các cá nhân, phòng ban có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm để đảm bảo tính hiệu quả của EMS.
• …  

Bước 4: Thiết lập hệ thống tài liệu, hồ sơ theo ISO 14001

Thiết lập hệ thống tài liệu, hồ sơ theo ISO 14001 là một trong những bước quan trọng và tốn thời gian nhất trong các bước thực hiện ISO 14001. Bởi nó giúp đảm bảo tính toàn diện của hệ thống quản lý môi trường. Đồng thời, là cơ sở để lãnh đạo cấp cao đưa ra những quyết định liên quan tới khía cạnh môi trường. 

Các tài liệu, hồ sơ cần xây dựng bao gồm: chính sách môi trường, sổ tay môi trường, những quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu,... liên quan tới hoạt động vận hành của EMS.

Bước 5: Đào tạo nhận thức cho nhân viên về ISO 14001

Việc đào tạo nhận thức là một phần không thể thiếu trong các bước thực hiện ISO 14001. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả mọi nhân viên cần được đào tạo để hiểu rõ về tiêu chuẩn, vai trò của mình trong hệ thống quản lý môi trường và các quy trình làm việc có liên quan.

Thông qua các buổi đào tạo nhận thức, doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên được nói ra những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện EMS của họ. Qua đó, có thể xác định những điểm cần cải thiện trong hệ thống quản lý môi trường, giúp công việc diễn ra trơn tru, hiệu quả hơn.

Bước 6: Triển khai kế hoạch EMS

Doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai hoạt động quản lý môi trường theo kế hoạch ISO 14001 đã thiết lập trước đó. Việc triển khai này cần có sự tham gia bởi mọi thành viên trong doanh nghiệp. Đồng thời, phải được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ bởi những cá nhân/phòng ban có trách nhiệm chính.

Bất kỳ sự thay đổi nào liên quan tới khía cạnh môi trường cũng cần được thông báo cho các thành viên để có sự điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. Điều này có ý nghĩa giúp doanh nghiệp duy trì tốt tính hiệu lực của EMS.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cập nhật liên tục mọi thay đổi trong hệ thống quản lý môi trường tới các cá nhân hay bộ phận liên quan để đảm bảo sự nhất quán trong hệ thống.

Bước 7: Thực hiện đánh giá nội bộ ISO 14001

Trong quá trình thực hiện ISO 14001, cần thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ để có được cái nhìn tổng quan về mọi quy trình trong EMS. Điều này đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường của doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. 

Một số nội dung cần thực hiện trong quá trình đánh giá nội bộ gồm: 

• Mức độ hoàn thành so với mục tiêu môi trường 
• Mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật 
• Sự không phù hợp đang diễn ra trong EMS
• Hành động khắc phục
• Kết quả của hành động khắc phục
• …

Bước 8: Xem xét của lãnh đạo

Sau khi hoàn tất đánh giá nội bộ ISO 14001, cần phải báo cáo kết quả đánh giá với lãnh đạo cấp cao. Các cuộc họp giữa lãnh đạo cấp cao và các bộ phận liên quan được diễn ra nhằm trao đổi về hiệu quả thực hiện ISO 14001, từ đó đánh giá hiệu suất của EMS, sự không phù hợp đang diễn ra,...

Dựa trên kết quả xem xét, lãnh đạo cấp cao sẽ đưa ra quyết định khắc phục hoặc cải tiến hệ thống quản lý môi trường nếu cần thiết.

Bước 9: Tiến hành đánh giá chứng nhận ISO 14001

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn và đăng ký chứng nhận ISO 14001 với tổ chức chứng nhận. Doanh nghiệp nên lưu ý chọn lựa những đơn vị chứng nhận uy tín, được cấp phép hoạt động bởi cơ quan quản lý nhà nước.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý một số điểm sau để cuộc đánh giá chứng nhận ISO 14001 diễn ra hiệu quả:

• Đảm bảo thời gian đánh giá diễn ra theo đúng lịch
• Phổ biến cho mọi người trong tổ chức về cuộc đánh giá
• Chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cần có
• Hoàn thiện các hành động khắc phục theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận
• …

Bước 10: Duy trì chứng nhận ISO 14001

Sau khi đạt được chứng nhận ISO 14001, doanh nghiệp cần duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường thông qua việc cải tiến liên tục. Để đáp ứng yêu cầu này của ISO 14001, tổ chức sẽ phải trải qua các cuộc đánh giá, giám sát định kỳ từ tổ chức chứng nhận.

Điều này không chỉ duy trì tính hiệu lực của EMS mà còn giảm thiểu được các ảnh hưởng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp tới các khía cạnh môi trường.

Lời khuyên của KNA CERT khi thực hiện ISO 14001

• Sự cam kết của lãnh đạo: Đây là yếu tố then chốt để triển khai ISO 14001 thành công. Ban lãnh đạo thể hiện sự quan tâm tới môi trường qua việc thiết lập chính sách môi trường, phân bổ nguồn lực cho các hoạt động liên quan đến môi trường, khuyến khích sự tham gia của mọi người,... Sự cam kết này sẽ truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên cùng chung tay xây dựng một hệ thống quản lý môi trường hiệu quả.

• Sự tham gia của toàn bộ nhân viên: Khi mọi người hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường và thấy được vai trò của mình, họ sẽ chủ động tìm cách cải thiện hiệu suất môi trường. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo và tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến.

• Xây dựng hệ thống tài liệu hiệu quả: Việc xây dựng và cập nhật tài liệu cần được thực hiện một cách thường xuyên và có hệ thống để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

• Cải tiến liên tục: Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả của EMS. Từ đó xác định những điểm yếu và cơ hội cải tiến, đồng thời thực hiện các biện pháp để nâng cao hiệu suất môi trường. Việc khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng cải tiến sẽ giúp hệ thống trở nên hoàn thiện hơn.

• Kiên trì và nhẫn nại: Việc triển khai ISO 14001 là một quá trình dài hạn và đòi hỏi sự kiên trì và nhẫn nại. Sẽ có những khó khăn và thách thức xuất hiện trong quá trình triển khai, nhưng doanh nghiệp cần giữ vững tinh thần và không ngừng nỗ lực để đạt được mục tiêu môi trường. Việc nhận được sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo và sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn này.

Trên đây là những chia sẻ của KNA CERT về quy trình các bước thực hiện ISO 14001. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn triển khai hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001 một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn khi thực hiện ISO 14001, xin vui lòng với KNA CERT qua số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ nhanh nhất.