Các yêu cầu của ISO 14001:2015 cần tuân thủ

ISO 14001:2015 đặt ra nhiều yêu cầu khác nhau để thiết lập, vận hành và duy trì Hệ thống quản lý môi trường (EMS) của một tổ chức. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu Các yêu cầu của ISO 14001:2015 mà doanh nghiệp cần tuân thủ.

Yêu cầu xây dựng tài liệu cho ISO 14001

Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu tổ chức duy trì bằng chứng bằng văn bản rằng EMS của bạn đáp ứng tiêu chuẩn bắt buộc. Mặc dù có những yêu cầu rõ ràng về loại tài liệu bạn phải cung cấp, nhưng cách bạn vận hành và cách bạn ghi lại bằng chứng của mình không bị quy định bởi tiêu chuẩn.

Mục tiêu của tài liệu ISO 14001 là đảm bảo rằng các quy trình môi trường mạnh mẽ sẽ được áp dụng. Một số tài liệu ISO 14001 cũng dùng để chứng minh rằng toàn bộ tổ chức của bạn nhận thức và nỗ lực hướng tới các mục tiêu môi trường, điều này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu môi trường vừa hữu hình vừa khả thi.

Yêu cầu xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường (EMS)

Thiết lập phạm vi tức là xác định loại hoạt động mà EMS của bạn bao gồm và các ranh giới sẽ được đặt ra cho nó. Việc thiết lập các ranh giới yêu cầu bạn phác thảo những bộ phận nào trong tổ chức của mình sẽ phải tuân theo EMS. Điều này bao gồm các quy trình, địa điểm, phòng ban, bộ phận,...

Yêu cầu phác thảo phạm vi của hệ thống quản lý theo ISO 14001 sẽ bao gồm việc mô tả các loại sản phẩm và dịch vụ do tổ chức của bạn cung cấp và nơi chúng được cung cấp (có thể là trong khu vực nào, cho đối tượng nào).

Trong hầu hết các trường hợp, EMS của bạn sẽ được áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn, nhưng có thể có những trường hợp không phù hợp hoặc không thể để một quy trình, địa điểm hoặc nhóm thuộc phạm vi hệ thống quản lý của bạn, trong trường hợp đó, phạm vi quản lý sẽ hẹp hơn, phạm vi cụ thể hơn sẽ được yêu cầu nêu ra. Yêu cầu này có liên quan đến việc phân tích bối cảnh của tổ chức.

→ Đọc thêm Bối cảnh của tổ chức ISO 14001:2015

Yêu cầu thiết lập chính sách môi trường theo ISO 14001

Chính sách môi trường mô tả ngắn gọn cam kết của tổ chức bạn trong việc chịu trách nhiệm về những tác động đến môi trường và cam kết tuân thủ mọi yêu cầu pháp lý liên quan. Chính sách này sẽ bao gồm cam kết rõ ràng về ngăn ngừa ô nhiễm và liên tục cải tiến cách doanh nghiệp của bạn tìm cách thực hiện các mục tiêu môi trường của mình.

Yêu cầu đánh giá rủi ro và cơ hội môi trường

Yêu cầu này được ISO 14001 đặt ra nhằm phác thảo và thừa nhận những rủi ro và cơ hội về môi trường có thể gặp phải khi vận hành tổ chức. Chúng sẽ bao gồm những rủi ro trong những tình huống bất thường và tình trạng khẩn cấp. Điều này cũng sẽ bao gồm các cơ hội để đón nhận sự thay đổi và cải thiện môi trường.

Tiêu chuẩn ISO 14001 không quy định một phương pháp hoặc quy trình đánh giá rủi ro và cơ hội cụ thể nào cần được ghi lại, nhưng bạn sẽ cần chứng minh rằng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro đang được tuân thủ.

Bạn phải có khả năng giải thích phương pháp và cách tiếp cận mà tổ chức đang sử dụng, cùng với các bằng chứng được ghi lại như kế hoạch kinh doanh, chiến lược hoặc kế hoạch hoạt động. Bằng chứng được ghi lại này có thể được liên kết với những điều khoản khác nhau của tiêu chuẩn, giúp cung cấp các phân tích cần thiết để đáp ứng yêu cầu này của ISO 14001.

→ Tìm hiểu Các vấn đề cụ thể khi xác định rủi ro và cơ hội trong ISO 14001

ISO 14001 yêu cầu đánh giá các khía cạnh môi trường

Hiểu một cách đơn giản, các khía cạnh môi trường là các hoạt động gây ra tác động đến môi trường. Vì mọi doanh nghiệp đều tiêu thụ nguyên liệu, sử dụng năng lượng và tạo ra chất thải trong quá trình vận hành nên chắc chắn sẽ gây ra tác động đến môi trường.

Ví dụ về các khía cạnh môi trường bao gồm:

• Việc sử dụng các tiện ích như điện, nước, ga,...
• Phát sinh chất thải
• Khí thải, khói và bụi
• Xử lý nước thải
• Quản lý các hoạt động có khả năng gây ô nhiễm như bể chứa dầu số lượng lớn
• ...

Khi đã xác định được các khía cạnh môi trường này, bạn sẽ cần xác định tác động mà chúng có thể gây ra đối với môi trường và sử dụng hệ thống tính điểm “rủi ro”, từ đó xác định những khía cạnh quan trọng nhất.

Hệ thống tính điểm không được quy định theo tiêu chuẩn ISO 14001, miễn là nó phù hợp với nhiệm vụ. Nó có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo yêu cầu và mục đích của doanh nghiệp.

Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để xác định khả năng xảy ra một sự kiện (thất bại) và tác động tiềm tàng nếu nó xảy ra. Thông thường, một sự kiện tác động có rủi ro cao có khả năng xảy ra sẽ nhận được điểm cao, cho thấy đó là mối lo ngại đáng kể đối với doanh nghiệp, trong khi sự kiện tác động có rủi ro thấp và khó xảy ra sẽ nhận được điểm thấp.

Các khía cạnh môi trường, tác động của chúng và hệ thống tính điểm cần được xem xét thường xuyên để nắm bắt mọi thay đổi đối với tổ chức của bạn.

Yêu cầu xác định mục tiêu môi trường và kế hoạch để đạt được chúng

Tổ chức của bạn nên có các mục tiêu môi trường cụ thể và một kế hoạch rõ ràng về cách đạt được những mục tiêu đó. Kết quả của việc chấm điểm “rủi ro” về các khía cạnh môi trường có thể giúp doanh nghiệp ưu tiên những hoạt động sẽ được hưởng lợi từ việc theo dõi, giám sát.

Nếu có thể, các mục tiêu phải đo lường được. Ví dụ về các mục tiêu môi trường chung như:

• Ghi lại lượng điện tiêu thụ hàng tháng tính bằng kWh.
• Ghi nhận trọng tải rác thải hàng tháng
• ...

Mục đích của mục tiêu là tạo ra dữ liệu giúp đội ngũ quản lý đưa ra những lựa chọn sáng suốt về môi trường cho doanh nghiệp. Dữ liệu có thể giúp ưu tiên hoặc biện minh cho việc đầu tư vào các tài sản mới hiệu quả hơn. Sau khi lắp đặt các tài sản mới, dữ liệu cũng sẽ giúp chứng minh xem liệu những cải tiến dự đoán có đạt được hay không.

Khi doanh nghiệp có dữ liệu lịch sử về sản lượng sản xuất và mức tiêu thụ tiện ích, các mục tiêu có thể được phát triển để tính toán hiệu quả. Có thể tính được số lượng sản phẩm trên mỗi kWh tiêu thụ.

Mục tiêu của bạn nên thiết lập rõ ràng:

• Ai có quyền sở hữu từng mục tiêu?
• Tiến độ sẽ được theo dõi như thế nào?
• Cần thiết bị hoặc dịch vụ chuyên dụng nào để đạt được từng mục tiêu?
• Mốc thời gian để đạt được từng mục tiêu?

Những nỗ lực để đạt được mục tiêu sẽ hiếm khi tồn tại độc lập. Thường thì các thành viên trong tổ chức sẽ dựa vào nhau hoặc thậm chí thi đua với nhau. Đánh giá viên luôn mong đợi xem các mục tiêu của bạn liên quan với nhau như thế nào cũng như chúng nhất quán với chính sách môi trường của bạn như thế nào.

Yêu cầu về thủ tục kiểm soát hoạt động trong EMS

ISO 14001 yêu cầu các tổ chức xác định và thực hiện các biện pháp kiểm soát hoạt động của riêng mình theo cách phù hợp với lĩnh vực mà tổ chức hoạt động. Do đó, tiêu chuẩn không quy định các biện pháp kiểm soát đó hoặc cách thức triển khai chúng, tuy nhiên, bạn cần phải lưu giữ bằng chứng bằng văn bản rằng biện pháp kiểm soát hoạt động của bạn đảm bảo rằng:

• Tất cả các yêu cầu pháp lý và tuân thủ đang được đáp ứng
• Các mục tiêu môi trường đã được đánh giá và thiết lập
• Các quy trình nội bộ, bên ngoài và thuê ngoài đã được xác định
• Mọi yêu cầu đào tạo đều đã được đánh giá, thực hiện và xem xét.

Ví dụ 1: Nếu doanh nghiệp của bạn có bể chứa dầu số lượng lớn, đánh giá viên của bạn có thể mong đợi được xem các biện pháp kiểm soát hoạt động để đổ đầy bể hoặc gạn ra khỏi bể. Các thủ tục và đào tạo để dọn dẹp sự cố tràn dầu cũng sẽ được mong đợi.

Ví dụ 2: Nếu doanh nghiệp của bạn có nhà máy xử lý nước thải, cần có sẵn hướng dẫn vận hành và đào tạo cần thiết để vận hành nhà máy. Điểm khởi đầu tốt nhất là xem xét sổ đăng ký các khía cạnh môi trường của bạn và viết ra các biện pháp kiểm soát được áp dụng cho tất cả các khía cạnh môi trường của tổ chức.

Yêu cầu về quy trình chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp theo ISO 14001

Trường hợp khẩn cấp có thể là những tình huống phát sinh trong tổ chức của bạn và ảnh hưởng đến môi trường hoặc các sự kiện môi trường ảnh hưởng đến tổ chức của bạn. Bạn cần chứng minh rằng tổ chức của bạn có thể đáp ứng cả hai điều đó.

Bạn cần phải có sẵn các quy trình có thể xác định và ứng phó với các trường hợp khẩn cấp. Những phản ứng này cần đảm bảo rằng mọi tác động đến môi trường đều được giữ ở mức tối thiểu.

Quy trình của bạn phải được kiểm tra và mọi bên liên quan đều phải được đào tạo cần thiết để thực hiện phản hồi. Mất điện, hỏa hoạn, lũ lụt và tràn đổ hóa chất là những ví dụ phổ biến về các trường hợp khẩn cấp về môi trường mà tổ chức của bạn có thể cần lập kế hoạch để quản lý.

→ Tìm hiểu thêm về Tình trạng khẩn cấp trong ISO 14001

Yêu cầu xác định danh sách các bên quan tâm, yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác

Các bên quan tâm là những người mà nếu không có họ thì doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động. Những người mà tổ chức chọn làm việc cùng đều có ảnh hưởng đến tác động của tổ chức đối với môi trường. Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm phải được xem xét trong EMS.

Yêu cầu của các bên quan tâm sẽ đặt ra các nghĩa vụ khác nhau đối với tổ chức của bạn, từ nghĩa vụ pháp lý đến nghĩa vụ kinh doanh. Bạn nên ghi lại những yêu cầu của tất cả các bên để xem xét khi lập kế hoạch EMS.

Ví dụ: Bên quan tâm có thể là khách hàng mong đợi hàng hóa sẽ được giao bằng xe điện chạy bằng pin hoặc cộng đồng địa phương phản đối đề xuất của bạn về việc thực hiện công việc xây dựng lớn.

Đương nhiên, các bên quan tâm có thể thay đổi hoặc có thể vẫn giữ nguyên nhưng yêu cầu của họ có thể thay đổi. Bạn cần thường xuyên xem xét các bên quan tâm và đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được đưa vào EMS của bạn.

ISO 14001:2015 yêu cầu phải có hồ sơ năng lực nhân viên

ISO 14001 yêu cầu ghi lại mức độ đào tạo và năng lực của mọi thành viên trong tổ chức của bạn để theo dõi mọi hoạt động nâng cao kỹ năng cần thiết. Nó cũng sẽ giúp chứng minh rằng mọi người trong tổ chức của bạn đều có năng lực khi thực hiện trách nhiệm môi trường của mình.

Yêu cầu bằng chứng về giao tiếp nội bộ và bên ngoài

Điều quan trọng là mọi người trong tổ chức của bạn đều biết đến sự tồn tại của EMS và nghĩa vụ của họ. Đó là lý do tại sao phải chứng minh rằng bạn đang gửi thông tin liên lạc rõ ràng cho cả nội bộ và bên ngoài.

Thông tin liên lạc nội bộ, bao gồm email, cuộc họp, bảng thông báo hoặc thông báo trên mạng nội bộ, sẽ thông báo cho các thành viên trong tổ chức của bạn về các mục tiêu môi trường, cách họ được mong đợi đóng góp cho các mục tiêu đó và trách nhiệm của họ là gì.

Thông tin liên lạc bên ngoài có thể bao gồm email, cuộc họp, thư từ, hợp đồng và nêu chi tiết những gì bạn mong đợi từ nhà cung cấp để đáp ứng các mục tiêu về môi trường hoặc cách bạn sẽ đáp ứng các nghĩa vụ về môi trường của mình với bên thứ ba.

Yêu cầu giám sát hiệu suất

Một trong những lợi ích của ISO 14001 là nhấn mạnh vào cải tiến liên tục, đó là lý do tại sao phần quan trọng của EMS là giám sát hiệu suất và hiệu quả của nó. Bạn sẽ cần phải có hồ sơ về những đánh giá này, cũng như bằng chứng cho thấy tổ chức của bạn đã xem xét những gì cần đo lường, cách thức và thời điểm cũng như kết quả từ bất kỳ quyết định nào để đảm bảo kiểm soát quy trình phù hợp.

Yêu cầu đánh giá nội bộ của ISO 14001:2015

Đánh giá nội bộ là một khía cạnh quan trọng của EMS. Đánh giá không chỉ tính hiệu quả của EMS mà còn cả hiệu quả hoạt động môi trường tổng thể của tổ chức. Chúng cũng giúp chứng minh sự tuân thủ của bạn với các quy trình được thiết lập như một phần trong quá trình triển khai EMS.

Hồ sơ đánh giá nội bộ sẽ lưu giữ thông tin chi tiết về chương trình đánh giá nội bộ định kỳ cũng như kết quả của mọi vấn đề hoặc cơ hội cải tiến mà các cuộc đánh giá đó phát hiện được.

Yêu cầu xem xét của lãnh đạo

Ban quản lý cấp cao nên thường xuyên xem xét EMS để đảm bảo rằng nó vẫn có hiệu lực và phải lưu giữ hồ sơ về kết quả của những đánh giá này theo tiêu chuẩn.

Yêu cầu về sự không phù hợp và hành động khắc phục

Tổ chức của bạn cần ghi lại mọi sự không tuân thủ trong các quy trình và hoạt động môi trường cũng như các hành động bạn đã thực hiện. Cần đưa ra bằng chứng rõ ràng về cách tổ chức của bạn đảm bảo rằng mọi hành động khắc phục đều đạt được sự tuân thủ thông qua “phân tích nguyên nhân gốc rễ”.

Hồ sơ của bạn nên:

• Ghi lại các chi tiết của sự không phù hợp
• Mô tả các hành động được thực hiện
• Nêu chi tiết bất kỳ nhượng bộ nào
• Xác định những cá nhân chịu trách nhiệm

Trên đây là các yêu cầu cơ bản của ISO 14001. Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn tuân thủ các yêu cầu trong EMS.