Chuẩn hóa và viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức

Viết tài liệu ISO 9001 là công việc mà các tổ chức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không thể bỏ qua, tuy nhiên một số doanh nghiệp lại gặp khó khăn trong quá trình chuẩn hóa tài liệu ISO 9001. Trong bài viết này, KNA CERT sẽ hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng tài liệu theo ISO 9001:2015 và xác định những lưu ý quan trọng trong quá trình này.

→ Xem thêm Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 [Đầy đủ nhất]

Lợi ích khi chuẩn hóa tài liệu ISO 9001

Xây dựng và chuẩn hóa tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, doạnh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích chính:

1. Tăng tính minh bạch và dễ dàng tra cứu thông tin

Danh mục tài liệu ISO 9001 giúp tổ chức xác định rõ ràng các tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng. Điều này tạo ra tính minh bạch trong việc tổ chức, xây dựng và lưu trữ thông tin.

2. Dễ dàng quản lý dữ liệu

Danh mục tài liệu ISO 9001:2015 giúp tổ chức quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn. Điều này bao gồm việc xác định, phân loại, theo dõi và kiểm soát các tài liệu quan trọng.

3. Tránh mất mát hoặc nhầm lẫn

Danh mục hồ sơ tài liệu ISO 9001 giúp đảm bảo rằng không có tài liệu nào bị mất mát hoặc bị lãng quên. Nó cũng giúp người dùng tránh việc sử dụng sai tài liệu hoặc dùng nhầm phiên bản tài liệu đã lỗi thời.

4. Dễ dàng tìm kiếm thông tin và truy cập dữ liệu

Danh mục tài liệu hồ sơ ISO 9001 được thiết lập và lưu trữ bài bản cho phép nhân viên tìm kiếm và sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.

5. Giúp tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu tổ chức xác định, kiểm soát và lưu trữ các tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng. Viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức giúp doanh nghiệp tuân thủ yêu cầu này và chuẩn bị tốt cho các cuộc kiểm tra.

6. Hỗ trợ hoạt động đào tạo và đánh giá

Các tài liệu, hồ sơ ISO 9001 có thể được sử dụng cho quá trình đào tạo và hướng dẫn liên quan đến quy trình làm việc. Nó cũng hỗ trợ trong việc đánh giá sự tuân thủ và hiệu suất công việc theo các tài liệu quy định.

7. Dễ dàng chia sẻ thông tin

Hồ sơ, tài liệu ISO 9001 cung cấp một cái nhìn tổng quan về các thông tin có sẵn trong tổ chức. Điều này giúp dễ dàng chia sẻ thông tin liên quan về Hệ thống quản lý chất lượng với nhân sự nội bộ, các bên liên quan, khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.

8. Tạo cơ sở cho cải tiến

Các tài liệu, hồ sơ ISO 9001 giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề cần cải thiện trong tổ chức để từ đó xây dựng quy trình cải tiến phù hợp.

Hướng dẫn viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức

Khi xây dựng và lưu trữ tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc và quy trình để đảm bảo tính minh bạch, dễ quản lý và dễ truy cập. Dưới đây là một số yêu cầu quan trọng khi xây dựng và lưu trữ tài liệu theo ISO 9001:

1. Xác định và phân loại tài liệu chính xác

Doanh nghiệp cần xác định các loại tài liệu cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng. Những tài liệu này có thể bao gồm chính sách, quy trình, thủ tục, biểu mẫu, hướng dẫn, bản vẽ kỹ thuật, v.v. Phân loại chúng dựa trên tính chất, mục đích và quan trọng.

2. Kiểm soát tài liệu chặt chẽ

Đảm bảo rằng tài liệu luôn được kiểm soát và theo dõi đúng cách. Hãy xác định quy trình cho việc tạo mới, phê duyệt, duyệt lại, thay đổi và hủy bỏ các tài liệu. Mỗi tài liệu cần phải có thông tin phiên bản, ngày hiệu lực, và thông tin liên quan khác.

3. Lưu trữ và bảo quản tài liệu

Xác định cách lưu trữ tài liệu một cách an toàn và dễ dàng truy cập. Lưu trữ có thể là dưới dạng giấy tờ hoặc điện tử, tùy thuộc vào tính chất của tài liệu. Đảm bảo rằng tài liệu được bảo quản tránh bị hư hỏng hoặc thất lạc.

4. Truy cập và phân phối tài liệu hợp lý

Cung cấp cách thức truy cập tài liệu cho nhân viên liên quan và những người cần sử dụng tài liệu. Điều này có thể thông qua hệ thống quản lý tài liệu điện tử, thư mục vật lý hoặc các công cụ tương tự.

5. Bản gốc và bản sao tài liệu

Đảm bảo rằng các bản gốc của tài liệu quan trọng được bảo quản cẩn thận. Các bản sao cần được duyệt rõ ràng và ghi rõ thông tin về nguồn gốc cũng như tình trạng.

6. Phân loại và ghi chú rõ ràng

Đối với tài liệu quan trọng, cần phân loại để xác định mức độ bảo mật, quan trọng và quyền truy cập của từng tài liệu. Ghi chú liên quan đến các thay đổi và lịch sử của tài liệu cũng cần được thể hiện rõ.

7. Bảo mật thông tin tài liệu

Đảm bảo tính bảo mật của tài liệu, đặc biệt là với những tài liệu có chưa thông tin nhạy cảm. Điều này bao gồm việc giới hạn truy cập, mã hóa (nếu cần), và các biện pháp bảo mật khác.

8. Kiểm tra tài liệu cần thận

Trước khi phát hành một tài liệu mới hoặc sửa đổi tài liệu, hãy đảm bảo rằng nó đã được kiểm tra và đáp ứng các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001

9. Giám sát và đánh giá

Thực hiện việc giám sát và đánh giá định kỳ về việc lưu trữ tài liệu cũng như hiệu quả từ việc áp dụng tài liệu vào thực tế để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ.

Lưu ý khi xây dựng tài liệu theo ISO 9001:2015

Yêu cầu về tài liệu ISO 9001 có thể thay đổi tùy theo bối cảnh của tổ chức và yêu cầu của tiêu chuẩn. Để đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản của ISO 9001, doanh nghiệp nên tham khảo tài liệu chính thức về tiêu chuẩn và tìm sự hỗ trợ từ các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chất lượng.

Ngoài ra, tổ chức cần duy trì và nâng cao quy trình xây dựng và kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 liên tục. Điều này đảm bảo rằng tài liệu được chuẩn bị một cách cẩn thận, hiệu quả, thông tin được lưu trữ và truy xuất dễ dàng, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin quan trọng. Các biện pháp cải tiến có thể bao gồm việc tối ưu hóa quy trình, đảm bảo đủ tài liệu hướng dẫn và tài nguyên, áp dụng công nghệ thông tin để tăng cường quản lý hồ sơ, và đào tạo nhân viên về việc sử dụng quy trình kiểm soát hồ sơ một cách hiệu quả.

KNA CERT là tổ chức chứng nhận ISO 9001 uy tín hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Đặc biệt, KNA CERT sẵn sàng hướng dẫn viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức. Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn cụ thể