[Điều khoản 7.1 của ISO 22000] Nguồn lực trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

ISO 22000 Điều khoản 7.1 đề cập đến nguồn lực cần có trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS) của tổ chức. Vậy nội dung của Điều khoản 7.1 theo ISO 22000 là gì và làm thế nào để tuân thủ điều khoản này. Hãy cùng KNA CERT đọc bài viết dưới đây để tìm kiếm câu trả lời.

ISO 22000 Điều khoản 7.1 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 22000 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS - Food Safety Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên Toàn cầu.

Tiêu chuẩn ISO 22000:2018 là phiên bản mới nhất của bộ tiêu chuẩn ISO 22000, được ban hành vào tháng 6 năm 2018. Tiêu chuẩn ISO 22000:2018 có 10 điều khoản thì Điều khoản 7.1 ISO 22000 thuộc Điều 7 (Hỗ trợ) đề cập tới nội dung: “Nguồn lực”  

ISO 22000 Điều khoản 7.1 là việc tập trung vào việc xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS).

Nội dung của điều khoản 7.1 ISO 22000:2018

“Điều khoản 7.1.1  Yêu cầu chung

Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thiết lập, áp dụng, duy trì, cập nhật và cải tiến liên tục HTQL ATTP.

Tổ chức phải xem xét:

a) khả năng và những hạn chế của các nguồn lực nội bộ hiện có;

b) nhu cầu về nguồn lực bên ngoài.

Điều khoản 7.1.2  Nhân sự

Tổ chức phải đảm bảo rằng những người cần để thực hiện và duy trì HTQL ATTP có hiệu lực đều có năng lực (xem 7.2).

Khi có sử dụng sự hỗ trợ của các chuyên gia bên ngoài để xây dựng, áp dụng, thực hiện hoặc đánh giá HTQL ATTP, thì bằng chứng về thỏa thuận hoặc hợp đồng xác định năng lực, trách nhiệm và thẩm quyền của các chuyên gia bên ngoài phải được lưu thành thông tin dạng văn bản.

Điều khoản 7.1.3  Cơ sở hạ tầng

Tổ chức phải cung cấp các nguồn lực để xác định, thiết lập và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của HTQL ATTP.

CHÚ THÍCH: Cơ sở hạ tầng có thể bao gồm:

•  đất đai, tàu thuyền, nhà cửa và các công trình phụ trợ;
•  thiết bị, bao gồm phần cứng và phần mềm;
•  vận chuyển;
•  công nghệ thông tin và truyền thông.

Điều khoản 7.1.4  Môi trường làm việc

Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì các nguồn lực để thiết lập, quản lý và duy trì môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của HTQL ATTP.

CHÚ THÍCH: Môi trường phù hợp có thể là sự kết hợp của các yếu tố về con người và các yếu tố vật lý như:

a) xã hội (ví dụ: không phân biệt đối xử, yên ổn, không đối đầu);

b) tâm lý (ví dụ: giảm áp lực, ngăn ngừa kiệt sức, bảo vệ cảm xúc);

c) vật lý (ví dụ: nhiệt độ, hơi nóng, độ ẩm, ánh sáng, lưu thông không khí, vệ sinh, tiếng ồn).

Những yếu tố này có thể khác biệt đáng kể tùy thuộc vào sản phẩm và dịch vụ được cung cấp.

Điều khoản 7.1.5  Các yếu tố được phát triển bên ngoài hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

Khi tổ chức thiết lập, duy trì, cập nhật và cải tiến liên tục HTQL ATTP bằng cách sử dụng các yếu tố phát triển bên ngoài HTQL ATTP, bao gồm PRP, phân tích mối nguy và kế hoạch kiểm soát mối nguy (xem 8.5.4), tổ chức phải đảm bảo rằng các yếu tố được cung cấp:

a) phát triển phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn này;

b) có thể áp dụng được với các đặc điểm, các quá trình và các sản phẩm của tổ chức;

c) thích nghi đặc biệt với các quá trình và sản phẩm của tổ chức thông qua nhóm an toàn thực phẩm;

d) được áp dụng, duy trì và cập nhật theo yêu cầu của tiêu chuẩn này;

e) được lưu thành thông tin dạng văn bản.

Điều khoản 7.1.6  Kiểm soát quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ do bên ngoài cung cấp

Tổ chức phải:

a) thiết lập và áp dụng các tiêu chí đối với việc đánh giá, lựa chọn, giám sát hoạt động và đánh giá lại các nhà cung cấp dịch vụ từ bên ngoài về quá trình, sản phẩm và/hoặc dịch vụ;

b) đảm bảo truyền đạt đầy đủ các yêu cầu đối với nhà cung cấp bên ngoài;

c) đảm bảo rằng quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ do bên ngoài cung cấp không tác động xấu đến khả năng đáp ứng nhất quán các yêu cầu của HTQL ATTP;

d) lưu thông tin dạng văn bản về các hoạt động này và mọi hành động cần thiết từ kết quả của việc đánh giá và đánh giá lại.”

Tại sao phải áp dụng điều khoản 7.1 theo ISO 22000

Việc áp dụng Điều khoản 7.1 theo ISO 22000 đảm bảo tổ chức cung cấp đủ nguồn lực cần thiết cho hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS). Hệ thống FSMS chỉ có thể vận hành hiệu quả khi nhân viên được trang bị đầy đủ năng lực, kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách chính xác. Các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng và các yếu tố hỗ trợ khác cũng phải đạt tiêu chuẩn để ngăn chặn rủi ro ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm.

Nguồn lực đầy đủ và phù hợp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tổ chức thực hiện các quy trình quản lý an toàn thực phẩm một cách đồng nhất và hiệu quả. Các yếu tố như tài chính, công nghệ và môi trường làm việc cũng là yếu tố quan trọng cần được xem xét để duy trì và kiểm soát các hoạt động liên quan đến hệ thống FSMS.

Ngoài ra, việc tuân thủ ISO 22000 Điều khoản 7.1 giúp tổ chức đáp ứng tốt các yêu cầu pháp lý cũng như kỳ vọng của khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan. Từ đó đảm bảo sản phẩm và dịch vụ luôn đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm. Đồng thời, việc cung cấp nguồn lực đầy đủ giúp tổ chức xác định và loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn về an toàn thực phẩm, ngăn ngừa các sai sót có thể gây hại cho sức khỏe người tiêu dùng.

Hơn nữa, điều khoản này còn khuyến khích việc quản lý và tối ưu hóa nguồn lực, tạo điều kiện cho tổ chức cải tiến liên tục, nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm. Cuối cùng, việc thực hiện tốt Điều khoản 7.1 không chỉ giúp tổ chức khẳng định cam kết cung cấp sản phẩm an toàn, chất lượng mà còn gia tăng uy tín và niềm tin từ khách hàng và đối tác, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Hướng dẫn tuân thủ Điều khoản 7.1 ISO 22000:2018 

Điều khoản 7.1 ISO 22000:2018 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp đầy đủ và phù hợp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, duy trì, và cải tiến liên tục hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS). Việc tuân thủ điều khoản này giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn thực phẩm, nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng yêu cầu pháp lý cũng như mong đợi của các bên liên quan. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Xác định nguồn lực cần thiết 

Để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS) vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung xác định và đánh giá các nguồn lực thiết yếu. Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân viên phù hợp cho từng công đoạn trong quá trình sản xuất, chế biến và phân phối thực phẩm. Tiếp theo, mô tả chi tiết công việc và yêu cầu cụ thể về trình độ, kỹ năng, cũng như kinh nghiệm cho nhân viên theo từng vị trí. Sau đó, doanh nghiệp phải lập kế hoạch phát triển năng lực cho nhân viên bằng cách triển khai các chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng chuyên môn và nhận thức về an toàn thực phẩm.

Đồng thời, doanh nghiệp cần đánh giá và lập kế hoạch chi tiết cho các khoản chi phí cần thiết để xây dựng và duy trì FSMS. Các chi phí này bao gồm: 

• Chi phí đầu tư ban đầu cho việc mua sắm trang thiết bị và xây dựng cơ sở vật chất
• Chi phí vận hành hàng ngày như: Nguyên vật liệu, năng lượng, và bảo trì định kỳ,..
• Chi phí nhân sự liên quan đến đào tạo, kiểm định và phát triển năng lực
• Chi phí chứng nhận để duy trì các tiêu chuẩn cần thiết. 

Để đảm bảo khả năng tài chính phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch ngân sách chi tiết, đảm bảo nguồn vốn ổn định và đầy đủ trong mọi giai đoạn hoạt động.

Cơ sở vật chất và trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm. Do đó, doanh nghiệp cần đầu tư vào các thiết bị hiện đại, phù hợp với đặc thù và quy mô sản xuất của mình. Đồng thời, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch bảo trì và kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng tất cả các thiết bị luôn hoạt động trong tình trạng tốt nhất, hạn chế tối đa rủi ro gây gián đoạn hoặc mất an toàn trong quy trình sản xuất.

Hơn nữa, quản lý thông tin một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng để FSMS hoạt động suôn sẻ. Doanh nghiệp cần thu thập và lưu trữ đầy đủ các thông tin liên quan, bao gồm dữ liệu về sản phẩm, nguyên liệu, quy trình sản xuất, kết quả kiểm nghiệm, giám sát, cũng như các quy định pháp luật và tiêu chuẩn an toàn thực phẩm. Để thuận tiện trong quản lý và truy xuất, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học, hiện đại, giúp các thông tin luôn sẵn sàng cho việc sử dụng hoặc kiểm tra.

Bước 2: Đảm bảo tính sẵn có của nguồn lực 

Doanh nghiệp cần phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhằm đảm bảo rằng các nguồn lực được sắp xếp đúng vị trí và phù hợp với từng hoạt động trong FSMS. Việc phân bổ này phải dựa trên yêu cầu cụ thể của từng giai đoạn trong chuỗi cung ứng, từ sản xuất đến chế biến và phân phối, giúp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. 

Tiếp theo, doanh nghiệp cần kiểm soát việc sử dụng nguồn lực thông qua việc thiết lập các quy trình giám sát chặt chẽ, đảm bảo rằng các nguồn lực như nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất và thông tin được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả cao nhất. Các báo cáo định kỳ và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các vấn đề, từ đó có biện pháp khắc phục phù hợp. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh và tái phân bổ nguồn lực để đáp ứng các thay đổi trong yêu cầu của hệ thống. Việc bổ sung, giảm thiểu hoặc chuyển đổi nguồn lực khi cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp duy trì ổn định hoạt động và tăng cường khả năng ứng phó với những biến động bất ngờ. Việc đảm bảo tính sẵn sàng của nguồn lực giúp doanh nghiệp không chỉ đảm bảo FSMS vận hành trơn tru mà còn nâng cao khả năng thích ứng và hiệu quả hoạt động tổng thể.

Bước 3: Đánh giá và cải tiến nguồn lực 

Doanh nghiệp cần thực hiện các đánh giá định kỳ để kiểm tra hiệu quả sử dụng nguồn lực. Quá trình này giúp doanh nghiệp phát hiện các điểm mạnh cần phát huy của nhân viên, các hạn chế cần khắc phục, cũng như những cơ hội để cải tiến trong việc phân bổ và sử dụng tài nguyên. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện rõ ràng những yếu tố cần tối ưu hóa. 

Tiếp theo, dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ đề xuất và triển khai các giải pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Các giải pháp này có thể bao gồm việc nâng cấp công nghệ, cải tiến quy trình làm việc, hay đào tạo nhân viên để nâng cao năng lực. Mục tiêu cuối cùng là không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của FSMS, giảm chi phí và tăng cường khả năng đáp ứng các yêu cầu về an toàn thực phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và duy trì sự cạnh tranh trong thị trường.

Bước 4: Tích hợp nguồn lực vào các hoạt động của hệ thống FSMS

Doanh nghiệp cần phải liên kết chặt chẽ việc quản lý nguồn lực với các giai đoạn chính của hệ thống FSMS. Mỗi giai đoạn này đều có yêu cầu riêng về nguồn lực, từ nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất đến thông tin, nên việc tích hợp quản lý nguồn lực vào từng giai đoạn sẽ giúp tối ưu hóa việc phân bổ và sử dụng tài nguyên. Cụ thể các giai đoạn bao gồm:

• Giai đoạn hoạch định: Doanh nghiệp cần xác định rõ các nguồn lực cần thiết để thiết lập và triển khai các quy trình an toàn thực phẩm. 
• Giai đoạn thực hiện: Các nguồn lực này phải được sử dụng một cách hiệu quả và đáp ứng đúng yêu cầu của hệ thống. 
• Giai đoạn kiểm soát: Doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng của các nguồn lực để phát hiện và khắc phục kịp thời những vấn đề phát sinh. 
• Giai đoạn cải tiến: Việc đánh giá và tối ưu hóa các nguồn lực sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của FSMS, từ đó tăng cường khả năng ứng phó với những thay đổi và yêu cầu mới.

Ngoài ra, để đảm bảo hiệu quả chung, việc sử dụng nguồn lực cần được phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và bộ phận trong doanh nghiệp. Vì mỗi bộ phận, từ sản xuất, bảo trì, đến quản lý chất lượng, đều có những nhu cầu khác nhau về nguồn lực. Nếu các bộ phận không có sự phối hợp chặt chẽ thì sẽ dễ xảy ra tình trạng lãng phí nguồn lực hoặc thiếu hụt trong những khu vực cần thiết. Do đó, việc đảm bảo sự thống nhất trong việc sử dụng nguồn lực là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu chi phí và tăng cường sự linh hoạt trong quá trình vận hành. Khi các bộ phận làm việc đồng bộ và phối hợp với nhau, hệ thống FSMS sẽ vận hành trơn tru hơn, giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu an toàn thực phẩm một cách liên tục và hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp sẽ duy trì được uy tín, chất lượng sản phẩm và khả năng cạnh tranh trong thị trường.

Trên đây là những thông tin về ISO 22000 Điều khoản 7.1. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, quý độc giả đã hiểu được nội dung cũng như các bước tuân thủ điều khoản này. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan tới chứng nhận ISO 22000, hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được giải đáp.

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification
• Hotline: 0968.038.122
• Email: salesmanager@knacert.com