Kế hoạch thực hiện ISO 9001:2015 chi tiết

Một kế hoạch thực hiện ISO 9001:2015 phù hợp và rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn đạt được các mục tiêu chất lượng như mong đợi.

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN ISO 9001 LÀ GÌ?

Kế hoạch thực hiện ISO 9001 là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp, phân công theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu chất lượng và xây dựng thành công Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Tư vấn từ chuyên gia

CHI TIẾT KẾ HOẠCH THỰC HIỆN ISO 9001:2015

Kế hoạch thực hiện ISO 9001 trong 1-2 tháng đầu tiên

a) Tìm hiểu về ISO 9001:2015

Doanh nghiệp cần tìm đọc toàn văn tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để bắt đầu tìm hiểu về ISO 9001:2015. Khi đọc cần xác định những thông tin quan trọng sau:

b) Thông tin chứng nhận và công nhận

Tiếp theo, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu về cách để đạt được chứng nhận ISO 9001 và thông tin về Tổ chức chứng nhận. Thông tin này phần nào giúp doanh nghiệp định hướng áp dụng ISO 9001 tốt hơn.

c) Thực hiện phân tích lỗ hổng

Mục đích của việc phân tích lỗ hổng này là xác định các lĩnh vực công ty của bạn cần thay đổi để tuân thủ ISO 9001. Trong đó, doanh nghiệp cần:

Trình bày tổng quan về yêu cầu của từng phần
Ghi lại những phát hiện và hành động thực hiện để phù hợp với yêu cầu

Tốt nhất là nên thiết lập các câu hỏi cho phép trả lời bằng một từ (có/không) để tiết kiệm thời gian mà vẫn đủ thông tin cần tìm hiểu.

Phân tích lỗ hổng sẽ so sánh hệ thống hiện tại của bạn với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Nơi nào có sự thiếu hụt, nó được gọi là "khoảng trống". Kết quả phân tích sẽ phản ánh các quy trình:

Hiện không có
Không phù hợp với tiêu chuẩn và phải được thiết kế lại
Tuân thủ tiêu chuẩn và phải được ghi lại

Việc phân tích lỗ hỏng sẽ giúp Ban lãnh đạo cấp cao định hướng về phạm vi nỗ lực và nguồn lực cần thiết để đạt được chứng nhận ISO 9001.

d) Nhận được sự ủng hộ của Ban lãnh đạo cấp cao

Mọi yêu cầu của Điều khoản 5 trong ISO 9001:2015 về Lãnh đạo đều bắt đầu bằng cụm từ "Lãnh đạo cao nhất phải...". Điều này cho thấy cam kết của lãnh đạo cấp cao là rất cần thiết. Doanh nghiệp cần đảm bảo lãnh đạo hiểu vai trò, trách nhiệm và thể hiện cam kết của mình trong việc phát triển và triển khai Hệ thống quản lý chất lượng, cũng như liên tục cải tiến tính hiệu quả của nó.

e) Phát triển kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015

Phát triển kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015 của bạn dựa trên kết quả phân tích lỗ hổng. Từ đó xác định xem doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân lực và nguồn lực để thực hiện.

g) Xây dựng Chính sách chất lượng

Quan trọng là Ban quản lý cấp cao phải xác định Chính sách chất lượng. Nếu không xây dựng chính sách thì bạn sẽ không biết nó là gì và không bao giờ biết liệu mình có đạt được nó hay không. Việc không biết mình muốn gì cũng gây khó khăn cho việc truyền đạt cho người khác những gì cần đạt được và tại sao cần làm vậy, chưa nói đến việc thúc đẩy họ hành động.

h) Xác định mục tiêu chất lượng

Doanh nghiệp phải xác định Mục tiêu Chất lượng của mình. Những mục tiêu này phải phản ánh chính sách chất lượng, rõ ràng và phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể, bao gồm cả mong đợi của khách hàng.

i) Thiết lập Sổ tay Chất lượng

Sử dụng Sổ tay Chất lượng để giúp ghi lại Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) của bạn.

Đăng ký ngay

Kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015 trong 2-4 tháng tiếp theo

a) Thiết lập các thủ tục dạng văn bản

Sử dụng kết quả phân tích lỗ hổng để ghi lại các quy trình cần thiết. Chúng thường bao gồm:

Thông tin tài liệu
Rủi ro & Cơ hội
Sự không phù hợp & hành động khắc phục
Sự hài lòng của khách hàng
Đánh giá nội bộ
Đánh giá của ban quản lý

b) Chọn Đánh giá viên nội bộ

Đánh giá viên nội bộ phải là những người được lựa chọn từ tổ chức, có tính ham học hỏi và cởi mở.

Hầu hết các Tổ chức chứng nhận yêu cầu lịch sử ít nhất ba tháng tính từ ngày triển khai chính thức QMS đến đợt đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp phải hoàn thành ít nhất một cuộc đánh giá nội bộ bao gồm tất cả các yếu tố của QMS và sau đó là đánh giá của lãnh đạo trước khi đánh giá chứng nhận. Điều này cho phép bản thân công ty xác định được các vấn đề và giải quyết chúng trước khi Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá chính thức.

c) Đào tạo Đánh giá viên nội bộ

Đánh giá viên nội bộ cần hiểu cấu trúc và các yêu cầu của điều khoản ISO 9001 sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kế hoạch đánh giá của họ. Thay vì kiểm tra theo điều khoản, doanh nghiệp có thể đánh giá nội bộ theo khu vực chức năng.

Đào tạo Nhận thức và đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 cho Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam

Cần xây dựng kế hoạch đào tạo năng lực cho đánh giá viên nội bộ, đảm bảo điều này nằm trong kế hoạch thực hiện ISO 9001.

d) Triển khai Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Thực hiện các công việc theo Kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015 đã đề ra

e) Tiến hành đánh giá nội bộ

Theo dõi và đo lường hiệu suất của quy trình và bắt đầu đánh giá nội bộ để kiểm tra hiệu quả thực hiện.

KNA cùng khóa đào tạo ISO 9001 tại bệnh viện đại học Y Hà Nội

KNA cùng khóa đào tạo ISO 9001 tại Bệnh viện Đại học Y Hà Nội

g) Tinh chỉnh QMS

Căn cứ vào kết quả đánh giá nội bộ, tiến hành điều chỉnh lại những điểm chưa phù hợp với yêu cầu của ISO 9001.

h) Xem xét của ban lãnh đạo

Đánh giá của Ban quản lý là lần kiểm tra cuối cùng của doanh nghiệp để đảm bảo rằng mọi yêu cầu được tuân thủ. Do đó, doanh nghiệp nên đánh giá hoạt động kinh doanh chứ không chỉ mỗi "chất lượng". Bước quan trọng này thường được thực hiện hàng năm bằng một cuộc đánh giá bởi quản lý cấp cao.

i) Thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với hệ thống

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với Hệ thống quản lý chất lượng có thể phát sinh từ kết quả đầu ra của các bước trước đó. Đó có thể là hoạt đfộng điều chỉnh chính sách/mục tiêu/kế hoạch cho phù hợp (nếu cần thiết)

Kế hoạch tháng cuối cùng để đạt được chứng nhận ISO 9001

a) Lựa chọn Tổ chức chứng nhận

Không phải tổ chức nào cũng có thẩm quyền cấp chứng nhận ISO 9001 nên doanh nghiệp cần lựa chọn đúng tổ chức uy tín để tránh "mất tiền oan". KNA CERT được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ cấp giấy phép chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Ngoài ra, KNA được Văn phòng Công nhận chất lượng (BOA) thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành viên ký thỏa ước thừa nhận lẫn nhau MLA của Diễn đàn Công nhận Quốc tế IAF công nhận có đủ năng lực tiến hành đánh giá và chứng nhận ISO 9001 và được cấp số hiệu VICAS 059–QMS. Chứng chỉ ISO 9001:2015 do KNA CERT trực tiếp cấp có đầy đủ giá trị pháp lý, được công nhận Toàn cầu.

b) Đánh giá thử

Để chắc chắn hơn, doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá thử. Đây là một cuộc đánh giá mô phỏng để chuẩn bị cho cuộc đánh giá thực tế. Đánh giá thử giúp xác định các vấn đề tồn động. Doanh nghiệp cũng sẽ nhận được lời khuyên của đánh giá viên về cách loại bỏ những vấn đề đó.

Mặc dù doanh nghiệp có thể sẽ phải trả thêm tiền cho dịch vụ này, nhưng việc sắp xếp một cuộc đánh giá thử thường rất đáng giá.

c) Đánh giá tài liệu

Đánh giá Tài liệu là một hoạt động được thực hiện bởi các đánh giá viên tại văn phòng của họ hoặc tại doanh nghiệp. Mục đích của nó là đảm bảo rằng tài liệu đề cập đến các yêu cầu của ISO 9001. Nếu đánh giá viên xác định được những lỗ hổng lớn trong QMS của bạn thì việc tiến hành đánh giá sẽ chẳng có ý nghĩa gì cho đến khi những lỗ hổng này được khắc phục.

d) Đánh giá hiện trường

Đây là một cuộc kiểm tra tại chỗ. Tổ chức chứng nhận ISO 9001 sẽ thông báo lịch đánh giá cho doanh nghiệp

Trọng tâm của cuộc đánh giá đặt vào việc tìm kiếm bằng chứng khách quan chứng minh rằng QMS đã được thực hiện một cách hiệu quả và mọi thủ tục đều được tuân thủ.

Các lĩnh vực đầu tiên thường được kiểm tra là cam kết của lãnh đạo (chính sách chất lượng và truyền thông), xem xét của lãnh đạo, hành động khắc phục được thực hiện, mục tiêu chất lượng, cải tiến liên tục và những thay đổi được thực hiện do kết quả của cuộc đánh giá trước.

e) Duy trì và cải thiện QMS

Các quy trình luôn có thể hiệu quả và hiệu quả hơn, ngay cả khi doanh nghiệp đang sản xuất các sản phẩm phù hợp. Mục đích của chương trình cải tiến liên tục là tăng khả năng làm hài lòng khách hàng bằng cách xác định những lĩnh vực cần cải tiến. Sau khi thiết lập các mục tiêu cải tiến, tổ chức sẽ tìm kiếm các giải pháp khả thi, lựa chọn và triển khai giải pháp phù hợp, đồng thời đánh giá kết quả để xác nhận rằng các mục tiêu đã được đáp ứng. Chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực 3 năm, việc cải thiện cũng giúp doanh nghiệp duy trì hiệu lực này bằng việc hoàn thành các cuộc đánh giá giám sát.

KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 9001:2015 ĐƯỢC THỰC HIỆN TRONG BAO LÂU?

Để hoàn thành kế hoạch thực hiện ISO 9001, doanh nghiệp có thể mất 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng, thậm chí lâu hơn. Thời gian triển khai kế hoạch phụ thuộc vào:

Quy mô của tổ chức
Mức độ phức tạp của hệ thống
Nguồn lực của doanh nghiệp
Chiến lược của ban lãnh đạo cấp cao
Nhận thức và năng lực của cán bộ công nhân viên
Khoảng cách giữa hiện trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001
…

Để rút ngắn thời gian thực hiện kế hoạch áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp có thể thuê một đơn vị tư vấn ISO 9001 uy tín để hỗ trợ. Sự giúp sức và ý kiến của các chuyên gia ISO có thể giúp doanh nghiệp tháo gỡ các vướng mắc trong quá trình lên kế hoạch một cách nhanh chóng.

Nhận ngay khóa học tiêu chuẩnMIỄN PHÍ

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình lập kế hoạch thực hiện ISO 9001:2015, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ sớm nhất.