Tìm hiểu Mô hình con rùa/Sơ đồ con rùa (Turtle Diagram)

Để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, mỗi công ty đều cần có các quy trình cụ thể và phải hiểu được mối quan hệ qua lại giữa chúng, từ đó xác định những khoảng trống có thể có trong cơ cấu nội bộ. Có một số công cụ hỗ trợ việc quản lý quy trình, chẳng hạn như Sơ đồ con rùa hay Mô hình con rùa (Turtle Diagram). Bài viết dưới đây của KNA sẽ cung cấp thêm thông tin về mô hình này và một số lợi ích mà việc sử dụng nó có thể mang lại.

Sơ đồ con rùa là gì?

"Sơ đồ con rùa" hay "Mô hình con rùa" tiếng Anh là "Turtle Diagram" được phát triển bởi Philip Crosby. Đây là một công cụ trực quan có thể được sử dụng để mô tả tất cả các yếu tố của bất kỳ quy trình nào trong tổ chức một cách rất chính xác và chi tiết. Nó phải bao gồm tất cả các khía cạnh đầu vào, đầu ra và số liệu, tiêu chí cùng với những thông tin khác có thể liên quan, hỗ trợ cải thiện các quy trình của tổ chức.

Gọi là "Sơ đồ con rùa" hay "Mô hình con rùa" vì nó trông giống như cơ thể của một con rùa, với các thành phần là thân, chân, đầu và đuôi tương ứng với các phần tử trong hệ thống.

Sơ đồ con rùa được sử dụng khi nào?

Sơ đồ con rùa thường được sử dụng trong các dự án cải tiến quy trình kinh doanh để vạch ra trạng thái hiện tại của quy trình và xác định các cơ hội cải tiến. Chúng cũng có thể được sử dụng để vạch ra trạng thái tương lai của một quy trình sau khi thực hiện các cải tiến. Chúng là một công cụ có giá trị cho bất kỳ tổ chức nào muốn phát triển và cải thiện quy trình kinh doanh của mình.

Các yếu tố của Mô hình con rùa và Ví dụ

Dưới đây là 6 câu hỏi tương ứng với 6 yếu tố chính của Mô hình con rùa:

1. Đầu vào là gì?

Đầu vào trong mô hình con rùa thể hiện các nguồn lực cần thiết để bắt đầu quá trình. Đầu vào có thể bao gồm thiết bị, nguyên liệu thô, thông tin và con người cần thiết cho quy trình. Đầu vào phải đáp ứng được yêu cầu của quy trình và các nhu cầu liên quan.

→ Ví dụ: Trong quá trình tìm nguồn cung ứng, đầu vào có thể bao gồm thông tin nhà cung cấp, tài liệu hợp đồng và thông số kỹ thuật.

2. Đầu ra là gì?

Đầu ra là sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng mà quá trình tạo ra. Kết quả đầu ra vẫn phải đáp ứng yêu cầu của quy trình và các nhu cầu liên quan.

→ Ví dụ: Đầu ra trong quy trình sản xuất có thể là sản phẩm hoàn chỉnh hoặc trong quy trình hướng tới dịch vụ, nó có thể là báo cáo dịch vụ.

3. Bằng cách nào?

Câu hỏi này yêu cầu mô tả chi tiết các bước, hoạt động và nhiệm vụ liên quan đến việc thực hiện một quy trình. Nó tìm cách xác định các hành động cụ thể cần thiết để đạt được kết quả mong muốn của quá trình. Trả lời câu hỏi này đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về quy trình và trình tự các hoạt động liên quan.

→  Ví dụ: Trong một quy trình sản xuất, doanh nghiệp có thể bị hỏi đã “Hoàn thành quy trình như thế nào?”. Để trả lời câu hỏi này, yêu cầu phân tích từng bước quy trình sản xuất, bao gồm chi tiết về thiết bị, công cụ và vật liệu được sử dụng cũng như mọi hoạt động kiểm tra hoặc quản lý chất lượng diễn ra trong quá trình thực hiện.

4. Kết quả là gì?

Câu hỏi này là một yếu tố quan trọng vì nó tập trung vào đầu ra hoặc kết quả của quá trình. Trong nhiều trường hợp, những kết quả này được đo lường bằng KPI, là số liệu định lượng hoặc định tính dùng để đánh giá sự thành công của một quy trình hoặc hoạt động. Điều quan trọng là xác định các KPI cụ thể có liên quan đến quá trình được phân tích.

→ Ví dụ: Quy trình sản xuất có thể theo dõi các KPI như năng suất sản xuất, tỷ lệ lỗi hoặc thời gian hoạt động của thiết bị, trong khi quy trình dịch vụ khách hàng có thể theo dõi các KPI như sự hài lòng của khách hàng, thời gian phản hồi hoặc tỷ lệ giải quyết cuộc gọi đầu tiên.

5. Với cái gì?

Câu hỏi này tập trung vào các nguồn lực cần thiết để thực hiện quá trình. Việc thực hiện quy trình đòi hỏi phải có những thiết bị, công cụ, vật liệu hoặc phần mềm nào cần thiết để hoàn tất quy trình thành công.

Ví dụ: Trong quy trình hậu cần, câu hỏi “Với cái gì?” có thể yêu cầu danh sách các xe tải, nhà kho và các nguồn lực khác cần thiết để vận chuyển và lưu trữ sản phẩm. Nó cũng có thể yêu cầu mô tả về bất kỳ phần mềm hoặc hệ thống nào được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho hoặc lô hàng.

6. Với ai?

Câu hỏi này liên quan đến những người hoặc tổ chức có liên quan đến quá trình này. Cần xác định ai là chịu trách nhiệm thực hiện từng bước của quy trình, ai là bên liên quan hoặc các bên quan tâm và nhu cầu cũng như mong đợi của họ là gì.

Ví dụ: Trong quy trình dịch vụ khách hàng, câu hỏi “Với ai?” có thể yêu cầu danh sách các đại diện dịch vụ khách hàng tham gia vào quá trình này, cũng như bất kỳ bên liên quan bên ngoài nào, chẳng hạn như khách hàng hoặc cơ quan quản lý. Nó cũng có thể yêu cầu mô tả về bất kỳ vòng liên lạc hoặc phản hồi nào giữa các bên liên quan để đảm bảo rằng nhu cầu của khách hàng được đáp ứng.

8 bước xây dựng Sơ đồ con rùa cho doanh nghiệp

Dưới đây là cách tiếp cận nhanh gồm 8 bước để hoàn thành Sơ đồ con rùa:

1. Xác định quy trình được đánh giá và chủ sở hữu quy trình.
2. Thu thập tất cả thông tin liên quan, chẳng hạn như đầu vào, đầu ra và quy trình hỗ trợ.
3. Vạch ra quy trình bằng cách sử dụng bản đồ quy trình hoặc sơ đồ quy trình.
4. Xác định các bên quan tâm cũng như nhu cầu và mong đợi của họ.
5. Xác định các chỉ số hoặc số liệu hiệu suất sẽ được sử dụng để đo lường sự thành công của quá trình.
6. Phân tích quá trình về rủi ro và cơ hội cải tiến.
7. Thực hiện đánh giá nội bộ bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra đánh giá chất lượng
8. Xem lại sơ đồ con rùa trong quá trình xem xét của lãnh đạo và thực hiện cải tiến liên tục.

Lợi ích khi sử dụng Turtle Diagram

Sơ đồ con rùa có thể được sử dụng cùng với Sơ đồ quy trình, Hướng dẫn công việc hoặc Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) , tương quan thông tin trong một sơ đồ đơn giản và dễ đọc. Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng sơ đồ này:

1. Tài liệu dễ hiểu

Sơ đồ con rùa là sự lựa chọn hoàn hảo để chia sẻ với nhân viên mới trong quá trình làm quen, nhờ đó họ hiểu được vị trí vai trò của mình trong tổ chức cũng như giá trị gia tăng mà nhiệm vụ của họ sẽ mang lại cho công ty.

2. Công cụ dễ sử dụng trong đánh giá

Đó có thể là một cuộc kiểm tra riêng lẻ đối với một quy trình hoặc đánh giá sự tương tác của nó với các quy trình khác trong công ty, khi sơ đồ được sử dụng cùng với các tài liệu hỗ trợ như CNTT hoặc SOP, việc thực hiện quy trình kiểm tra trong tổ chức là điều đơn giản. Có thể nhanh chóng và dễ dàng xác định các khu vực cần cải thiện hoặc các khu vực cần liên quan và tương tác tốt hơn với các quy trình khác. Sơ đồ con rùa có thể tạo điều kiện thuận lợi cho các đánh giá viên và tổ chức trong việc kiểm tra nội bộ và bên ngoài, hướng dẫn họ theo những cách khác nhau về những người và tài liệu cần được kiểm tra trong mỗi quy trình.

3. Liên kết các mục tiêu của tổ chức với các quy trình

Thông qua việc sử dụng sơ đồ con rùa, có thể điều chỉnh hiệu suất của các quy trình theo mục tiêu của tổ chức và các chính sách hiện hành. Nó giúp hiểu cách thức hiệu suất của quá trình có thể hỗ trợ trong việc đạt được các mục tiêu nhất định của tổ chức, chẳng hạn như sự hài lòng của khách hàng và cách các mục tiêu này liên kết với kế hoạch và chính sách kinh doanh của tổ chức.

4. Dễ dàng xác định sự lãng phí quá trình

Các bước mang lại giá trị gia tăng trong một quy trình cũng như các biện pháp hiệu quả và hiệu suất của từng bước phải là trọng tâm của sơ đồ con rùa. Do đó, chỉ cần xem nhanh mô hình là có thể xác minh được nơi nào có lãng phí trong quy trình. Ban quản lý có thể xác định các giai đoạn đang làm giảm giá trị hoặc thậm chí các hoạt động có thể làm mất tập trung vào việc gia tăng giá trị.

Hạn chế của Sơ đồ con rùa

• Chỉ có một quy trình được kiểm tra trên mỗi Mô hình con rùa
• Khi phân tích chuỗi quy trình liên quan thường đòi hỏi nhiều công việc hơn
• Các sơ đồ con rùa cần được kết nối và thiết lập mối quan hệ với nhau
• Hình ảnh trực quan cực kỳ súc tích không còn chỗ cho các mô tả chi tiết

Mô hình con rùa trong ISO

ISO 9001 là hệ thống quản lý chất lượng (QMS) dựa trên quy trình và sơ đồ con rùa cung cấp cái nhìn cấp cao về các quy trình chính của tổ chức. Mặc dù tiêu chuẩn ISO không có yêu cầu nào với các tổ chức về việc phát triển Sơ đồ con rùa nhưng điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 nêu rõ: “Tổ chức phải xác định các quá trình cần thiết cho QMS và ứng dụng của chúng trong toàn tổ chức, đồng thời xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình này”. 

Sơ đồ con rùa một công cụ hữu ích để các tổ chức sử dụng trong việc lập kế hoạch và ghi lại hệ thống quản lý chất lượng của mình. Có thể không có yêu cầu cụ thể đối với sơ đồ con rùa, nhưng trên thực tế, sơ đồ con rùa có thể giúp mỗi tổ chức đáp ứng các yêu cầu để tổ chức xác định và quản lý nhiều hoạt động được liên kết nhằm tạo điều kiện chuyển đổi đầu vào và đầu ra.

Sơ đồ con rùa có thể giúp cả cấp quản lý và lực lượng lao động hiểu rõ hơn về quy trình. Sơ đồ giúp bố trí khung theo kiểu dễ theo dõi và có thể xác định các lỗ hổng trong cơ cấu của tổ chức. Khi sơ đồ được trình bày, tổ chức có thể phát triển thêm các biện pháp để đạt hiệu quả tốt hơn.

Để được hướng dẫn thiết lập Mô hình con rùa/Sơ đồ con rùa (Turtle Diagram), Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.