Quy trình mua hàng của tổ chức - Hướng dẫn thực hiện kèm ví dụ

Quy trình mua hàng là một phần không thể thiếu trong kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, nó gắn liền với quy trình đánh giá nhà cung cấp. Xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp trong thời gian dài hơn. Trong bài viết này hãy cùng KNA CERT tìm hiểu quy trình mua hàng của tổ chức là gì và bao gồm những bước thực hiện nào.

Quy trình mua hàng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, quy trình mua hàng là quy trình thiết lập việc mua sắm nguyên vật liệu/hàng hóa/sản phẩm trong một tổ chức nhằm tối ưu chi phí, thời gian, giá trị và nhiều lợi ích khác.

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình mua hàng?

Việc có một quy trình mua hàng minh bạch mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp của bạn:

• Tránh được tình trạng gian lận, bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với nhà cung ứng
• Tránh lãnh phí do mua phải hàng kém chất lượng hoặc không đảm bảo yêu cầu
• Nâng cao chất lượng, sản phẩm/dịch vụ nhờ mua được các nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm tốt
• Đảm bảo an toàn lao động, hiệu suất công việc khi mua trang thiết bị, trang bị cơ sở vật chất
• Lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp
• Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả
• Tối ưu hóa và thống nhất hoạt động mua sắm của công ty

Các bước trong Quy trình mua hàng của tổ chức

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Quy trình mua hàng bắt đầu khi một ai đó trong tổ chức nhận ra một vấn đề hoặc nhu cầu có thể được đáp ứng bằng cách mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc nhận biết vấn đề có thể xảy ra do các kích thích bên trong hoặc bên ngoài. Các kích thích bên trong có thể là một vấn đề kinh doanh hoặc nhu cầu xuất hiện thông qua các hoạt động nội bộ hoặc hành động của người quản lý hoặc nhân viên. Kích thích bên ngoài có thể là bị thuyết phục do bài thuyết trình của nhân viên bán hàng, quảng cáo, thông tin thu thập được tại triển lãm thương mại hoặc một diễn biến cạnh tranh mới làm xuất hiện nhu cầu mới.

Bước 2: Mô tả yêu cầu

Khi nhận ra nhu cầu tồn tại, doanh nghiệp phải mô tả kỹ lưỡng yêu cầu đối với hàng hóa để đảm bảo rằng mọi người hiểu cả nhu cầu và bản chất của giải pháp mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Làm việc với các kỹ sư, người dùng, đại lý mua hàng và những người khác, doanh nghiệp xác định và ưu tiên các đặc tính quan trọng của sản phẩm. Doanh nghiệp cần tìm hiểu hầu như tất cả những mối quan tâm liên quan đến sản phẩm của một khách hàng điển hình.

Mỗi hàng hóa, dịch vụ sẽ có yêu cầu, tiêu chuẩn khác nhau. Công ty bạn sẽ cần xác định các yêu cầu đối với đơn đặt hàng cụ thể đánh tránh mua nhầm hàng hóa, dịch vụ không cần thiết.

Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp

Tiến hành đánh giá và xác định nhà cung cấp phù hợp nhất. Doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm tiêu chuẩn để xác định nhà cung cấp nào cung cấp đúng những gì họ cần và nhà cung cấp nào có danh tiếng về chất lượng tốt, quan hệ đối tác tốt và mang lại giá trị xứng đáng với số tiền bỏ ra. Bước này thường liên quan đến việc sử dụng Internet để nghiên cứu các nhà cung cấp và sàng lọc những đánh giá về sản phẩm và công ty họ. Doanh nghiệp có thể tham khảo các danh mục và ấn phẩm thương mại đã xuất bản (bằng văn bản hoặc video), tìm kiếm hướng dẫn từ các chuyên gia trong ngành hoặc liên hệ với đồng nghiệp từ các công ty khác để xin khuyến nghị.

Sau khi tìm thấy một số nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn ra đối tượng phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

→ Xem thêm 10 Tiêu chí Đánh giá nhà cung cấp hiệu quả nhất

Bước 4: Lựa chọn nhà cung cấp

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sàng lọc các các nhà cung cấp và đưa ra lựa chọn. Một phần quan trọng của việc lựa chọn này liên quan đến việc đánh giá các nhà cung cấp đang được xem xét. Quá trình lựa chọn bao gồm việc xem xét kỹ lưỡng các đề xuất được gửi, cũng như xem xét năng lực, danh tiếng của nhà cung cấp, tài liệu tham khảo của khách hàng, chính sách bảo hành,...

Các đề xuất có thể được những người ra quyết định khác nhau chấm điểm bằng cách sử dụng một bộ tiêu chí chung. Thông thường, quá trình lựa chọn sẽ thu hẹp các nhà cung cấp vào một danh sách ngắn các nhà cung cấp có điểm cao nhất. Sau đó, các nhà cung cấp trong danh sách ngắn được mời gặp trực tuyến hoặc trực tiếp với doanh nghiệp.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể cố gắng thương lượng các điều khoản cuối cùng có lợi với từng nhà cung cấp trong danh sách ngắn. Các điểm đàm phán có thể bao gồm số lượng sản phẩm, thông số kỹ thuật, giá cả, thời gian, giao hàng và các điều khoản bán hàng khác. Cuối cùng, những người ra quyết định sẽ hoàn tất việc lựa chọn của mình và truyền đạt nó trong nội bộ cũng như tới các nhà cung cấp.

Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Ở bước 5 của quy trình mua hàng, bạn sẽ tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp được đánh giá và lựa chọn ở bước 4. Việc đàm phán này nhằm trao đổi sâu hơn, rõ ràng hơn về các yêu cầu, cam kết đối với hàng hóa, dịch vụ, đảm bảo 2 bên có thể thực hiện việc cung ứng hàng hóa thuận lợi.

Sau khi đàm phán kết thúc, doanh nghiệp của bạn và nhà cung ứng sẽ cùng ký kết hợp đồng để có một ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên. Hợp đồng cũng là văn bản thể hiện rõ ràng, đầy đủ các cam kết, yêu cầu đối với hàng hóa, dịch vụ cung ứng cũng như trách nhiệm của 2 bên.

Bước 6: Tiến hành giao nhận hàng và thanh toán

Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao, lắp đặt hàng hóa, dịch vụ trong khoảng thời gian đã thỏa thuận. Doanh nghiệp của bạn sẽ tiến hành kiểm tra, ký nhận, nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp theo như thỏa thuận giữa hai bên.

Bước 7: Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp

Doanh nghiệp nên tiến hành một cuộc đánh giá hoạt động của nhà cung cấp chính thức với sự tham gia của những người đã ra quyết định mua sản phẩm, dịch vụ. Việc đánh giá sẽ giúp công ty của bạn nhìn nhận được các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện đúng cam kết về hàng hóa, dịch vụ hay chưa; chất lượng hàng hóa, dịch vụ như thế nào… Việc đánh giá kịp thời có thể giúp doanh nghiệp của bạn yêu cầu bảo hành hàng hóa, dịch vụ trong thời gian bảo hành.

Đối với các giao dịch hàng hóa, dịch vụ nhỏ ví dụ như văn phòng phẩm chẳng hạn thì việc đánh giá nhà cung cấp thường không chính thức. Nếu bạn cảm thấy chất lượng hàng hóa, dịch vụ không như cam kết; thời gian giao hàng quá lâu, bạn có thể yêu cầu đổi trả hoặc không sử dụng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp đó về sau nữa.

Ví dụ về Quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Ví dụ 1: Tập đoàn Apple

Để sản xuất iPhone với số lượng lớn và giá cạnh tranh, Apple cần tìm nhà cung cấp có thể cung cấp linh kiện với chi phí thấp nhưng đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.

Sau khi xác định nhu cầu về nhà cung cấp linh kiện, Apple bắt đầu giai đoạn tìm kiếm nhà cung cấp bằng cách đánh giá nhiều nhà cung cấp tiềm năng từ khắp nơi trên thế giới trước khi cuối cùng chọn ra một số nhà cung cấp từ Trung Quốc dựa trên đàm phán về giá cũng như cân nhắc về chất lượng như danh tiếng và thời gian giao hàng.

Bằng cách thực hiện một cách tiếp cận có tổ chức trong việc lựa chọn nhà cung cấp, Apple đã có thể tìm được nguồn linh kiện với giá cạnh tranh trong khi vẫn đảm bảo rằng iPhone của họ đáp ứng được mong đợi của khách hàng về chất lượng và hiệu suất. 

Ví dụ 2: Tập đoàn Microsoft

Tập đoàn Microsoft là một ví dụ về một công ty đã điều hướng thành công quy trình mua hàng của tổ chức. Microsoft xác định được nhu cầu của mình đối với các dịch vụ điện toán đám mây. Tiếp theo, họ đánh giá nhiều nhà cung cấp khác nhau cung cấp dịch vụ điện toán đám mây để xác định nhà cung cấp nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ.

Cuối cùng, họ đã đánh giá các tùy chọn khác nhau và chọn Amazon Web Services (AWS) làm nhà cung cấp điện toán đám mây dựa trên các cân nhắc về chi phí, khả năng mở rộng và độ tin cậy. Bằng cách tiếp cận có hệ thống này để đánh giá nhà cung cấp tiềm năng và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên tất cả các điểm dữ liệu có sẵn, Microsoft đã có thể chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Các yếu tố chính ảnh hưởng đến Quy trình mua của tổ chức

Quá trình mua của tổ chức là một quá trình phức tạp. Nó liên quan đến nhiều bên liên quan, mỗi bên có mục tiêu riêng. Để hiểu cách tối ưu hóa quy trình, điều quan trọng trước tiên là phải hiểu các yếu tố chính ảnh hưởng đến nó.

1. Các bên liên quan và cơ cấu ra quyết định

Quá trình mua hàng của tổ chức bị ảnh hưởng nặng nề bởi những người tham gia vào quá trình ra quyết định. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, có thể có nhiều bên liên quan có vai trò khác nhau trong việc đưa ra quyết định mua hàng.

Điều này có thể bao gồm các nhà quản lý cấp điều hành, quản lý cấp trung, trưởng bộ phận và người mua cá nhân. Mỗi bên liên quan có những lợi ích và mục tiêu khác nhau có thể ảnh hưởng đến kết quả của quá trình ra quyết định.

Ngoài ra, các tổ chức lớn hơn thường được cơ cấu thành các phòng ban hoặc bộ phận, mỗi phòng có cơ cấu ra quyết định riêng. Hiểu cấu trúc này có thể giúp doanh nghiệp dự đoán tốt hơn cách các quyết định sẽ được đưa ra trong một tổ chức và đảm bảo tính minh bạch của quyết định

2. Nhân tố môi trường

Một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến quá trình mua hàng của tổ chức là yếu tố môi trường. Chúng bao gồm các điều kiện kinh tế, tiến bộ công nghệ, sở thích của khách hàng, áp lực cạnh tranh và các quy định của Chính phủ.

Các tổ chức phải xem xét các yếu tố bên ngoài này khi đưa ra quyết định mua hàng để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường hoặc ngành của họ.

Ví dụ: Nếu sở thích của khách hàng chuyển sang một loại công nghệ hoặc sản phẩm mới, doanh nghiệp phải phản hồi nhanh chóng, nếu không sẽ có nguy cơ trở nên lỗi thời hoặc không còn phù hợp trong không gian thị trường của họ. 

3. Đặc điểm tổ chức

Cuối cùng, có nhiều đặc điểm khác nhau của bản thân tổ chức có thể ảnh hưởng đến hành vi mua hàng của tổ chức đó, chẳng hạn như hạn chế về ngân sách cũng như các chính sách và thủ tục mua hàng. Các tổ chức thường có những hạn chế về ngân sách cụ thể mà họ phải tuân thủ khi mua hàng, điều này có thể hạn chế loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ có thể mua tại bất kỳ thời điểm nào.

Ngoài ra, các tổ chức cũng có thể có các chính sách hoặc thủ tục mua hàng cụ thể mà họ phải tuân theo để tuân thủ các yêu cầu pháp lý hoặc tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ. Việc hiểu rõ các chính sách này có thể giúp bạn điều chỉnh phương pháp bán hàng cho phù hợp để không vi phạm bất kỳ quy tắc nào trong quá trình tương tác bán hàng với khách hàng tiềm năng. 

Hy vọng sau bài biết này, doanh nghiệp đã hiểu hơn về quy trình mua hàng của tổ chức. Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com nếu cần hỗ trợ liên quan.