Thủ tục và Biện pháp để duy trì hệ thống ISO 14001 hiệu quả

Đạt được chứng nhận ISO 14001 chưa phải là điểm dừng cuối cùng của việc xây dựng Hệ thống quản lý môi trường, quan trọng là doanh nghiệp phải làm thế nào để duy trì được Hệ thống ISO 14001? Trong bài viết này, hãy cùng KNA CERT tìm hiểu các thủ tục, biện pháp để duy trì Hệ thống ISO 14001 hiệu quả.

Biện pháp để duy trì hệ thống ISO 14001

Trong số các thủ tục để duy trì hệ thống ISO 14001 sau khi được cấp chứng nhận, việc hoàn thành các cuộc đánh giá giám sát định kỳ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây được xem là thủ tục then chốt nếu doanh nghiệp muốn duy trì hiệu lực của chứng nhận.

Hoạt động đánh giá giám sát được Tổ chức chứng nhận tiến hành định kỳ 12 tháng/lần trong vòng 3 năm sau khi tổ chức nhận được chứng chỉ ISO 14001. Mục đích chính của đánh giá giám sát là:

• Đánh giá sự phù hợp: Xác minh rằng hệ thống ISO 14001 của tổ chức vẫn tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn và vẫn phù hợp với chính sách, mục tiêu môi trường của tổ chức.
• Đánh giá hiệu quả: Kiểm tra xem hệ thống ISO 14001 có đang hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra hay không.
• Phát hiện và giải quyết các vấn đề: Xác định những sai sót, thiếu sót hoặc rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống quản lý môi trường và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

Lý do đánh giá giám sát định kỳ là thủ tục quan trọng nhất để duy trì hệ thống ISO 14001 là bởi:

• Tính bắt buộc: Theo yêu cầu của ISO 14001, tổ chức bắt buộc phải thực hiện các đợt đánh giá giám sát định kỳ để duy trì chứng nhận.
• Bảo đảm hiệu lực liên tục: Việc đánh giá thường xuyên giúp đảm bảo hệ thống ISO 14001 luôn được cập nhật, hoạt động hiệu quả và phù hợp với các thay đổi của môi trường tổ chức.
• Nâng cao hiệu quả: Thông qua đánh giá, tổ chức có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến hệ thống, từ đó nâng cao hiệu suất môi trường.

Chuẩn bị cho đánh giá tái cấp chứng nhận: Sau 3 năm đầu tiên, tổ chức sẽ thực hiện đánh giá tái cấp chứng nhận để xác nhận hệ thống vẫn đáp ứng tiêu chuẩn ISO 14001. Việc hoàn thành tốt các đợt đánh giá giám sát định kỳ sẽ tạo nền tảng vững chắc cho đánh giá tái cấp chứng nhận thành công.

Có thể nói, hoàn thành các cuộc đánh giá giám sát định kỳ là thủ tục then chốt để duy trì hiệu quả của hệ thống ISO 14001 và đảm bảo tổ chức luôn tuân thủ các yêu cầu về môi trường. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình đánh giá, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tích cực tham gia vào quá trình đánh giá để đạt được kết quả tốt nhất.

Quy trình thực hiện đánh giá giám sát định kỳ thường bao gồm các bước sau:

• Doanh nghiệp tự đánh giá: Thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý môi trường theo quy định của tổ chức chứng nhận.
• Tổ chức chứng nhận đánh giá: Đội ngũ đánh giá viên độc lập từ Tổ chức chứng nhận sẽ đến cơ sở của tổ chức để đánh giá giám sát hệ thống quản lý môi trường, bao gồm kiểm tra tài liệu, phỏng vấn nhân viên và quan sát hoạt động thực tế.
• Báo cáo kết quả đánh giá: Tổ chức chứng nhận sẽ cung cấp báo cáo kết quả đánh giá cho doanh nghiệp, nêu rõ các điểm phù hợp, điểm chưa phù hợp và khuyến nghị cải tiến.
• Xử lý các điểm chưa phù hợp: Doanh nghiệp cần thực hiện các hành động khắc phục đối với các điểm chưa phù hợp được nêu trong báo cáo đánh giá và báo cáo lại cho Tổ chức chứng nhận.

TOP 5 biện pháp để duy trì hệ thống ISO 14001

1. Hành động khắc phục những điểm chưa phù hợp

Ngay cả khi đã sở hữu chứng chỉ ISO 14001, doanh nghiệp cũng nên xem xét lại mọi khuyến nghị được đưa ra bởi những chuyên gia. Bạn cần lưu ý cả những điểm không tuân thủ nhỏ hoặc thậm chí cả ý kiến ​​của đánh giá viên từ chính cuộc đánh giá chứng nhận chính thức.

Rõ ràng, những điểm không tuân thủ cần phải được giải quyết trong một khoảng thời gian xác định trước khi doanh nghiệp được cấp chứng nhận ISO 14001, nhưng trong trường hợp có bất kỳ nhận xét nào khác, tổ chức hãy tập hợp nhóm đã tham gia đánh giá lại và thu thập mọi thông tin phát sinh thông qua việc liên hệ với chính đánh giá viên đó. Điều này rất quan trọng trong trường hợp có bất kỳ hoạt động tiếp theo nào hoặc chính đánh giá viên đó sẽ quay trở lại thăm doanh nghiệp để tiến hành đánh giá giám sát định kỳ vào năm tới.

2. Duy trì và phát huy những gì bạn đã làm tốt

Để duy trì hệ thống ISO 14001 hiệu quả, tổ chức cần tập trung vào hai yếu tố chính: phát huy điểm mạnh và tiếp tục thực hiện các quy trình mang lại hiệu quả cao.

Phát huy điểm mạnh là chìa khóa để nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường. Tổ chức cần xác định và phân tích những điểm mạnh của hệ thống hiện có, từ đó tập trung nguồn lực để phát triển và nhân rộng những điểm mạnh này. Ví dụ, nếu quy trình quản lý rủi ro môi trường của tổ chức được đánh giá cao, hãy tiếp tục đầu tư vào việc cải thiện và củng cố nó.

Trong khi đó, việc tiếp tục thực hiện các quy trình mang lại hiệu quả cao là nền tảng để duy trì tính ổn định và hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường. Tổ chức cần đảm bảo rằng tất cả các quy trình liên quan đến hệ thống ISO 14001 đều được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả. Điều này bao gồm việc cập nhật tài liệu, đào tạo nhân viên, theo dõi hiệu suất và thực hiện các hành động cải tiến liên tục.

3. Chú trọng vào sự lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi lơ là và mất đi sự tập trung sau khi đã đạt được chứng chỉ ISO 14001. Đây là một sai lầm tai hại có thể dẫn đến việc hệ thống quản lý môi trường trở nên kém hiệu quả, thậm chí dẫn đến mất chứng nhận. Để duy trì hệ thống ISO 14001 một cách hiệu quả, yếu tố then chốt nằm ở sự tập trung vào lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả.

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy cam kết và sự tham gia của nhân viên vào hệ thống ISO 14001. Họ cần thể hiện sự ủng hộ rõ ràng, cung cấp nguồn lực cần thiết và đảm bảo hệ thống được tích hợp vào chiến lược chung của doanh nghiệp.

Ngoài ra, xây dựng cơ chế giao tiếp hiệu quả giúp đảm bảo tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong việc duy trì hệ thống. Doanh nghiệp cần thiết lập các kênh giao tiếp phù hợp để truyền đạt thông tin, giải quyết vấn đề và khuyến khích phản hồi từ nhân viên.

4. Tạo lập và sử dụng nhật ký EMS

Sử dụng nhật ký EMS để nhắc nhở bản thân cũng là một biện pháp để  duy trì hệ thống ISO 14001. Tạo nhật ký EMS giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ các hoạt động quan trọng trong hệ thống quản lý môi trường.

Nhật ký EMS giúp ghi lại các thông tin thiết yếu như:

• Thời điểm thực hiện các đánh giá nội bộ: Đảm bảo việc đánh giá được thực hiện theo đúng lịch trình, giúp phát hiện và giải quyết kịp thời các vấn đề tiềm ẩn.
• Phản hồi của khách hàng: Theo dõi và ghi chép ý kiến phản hồi của khách hàng liên quan đến môi trường, từ đó có biện pháp cải thiện phù hợp.
• Xem xét hành động khắc phục: Ghi lại các hành động khắc phục được thực hiện sau khi đánh giá nội bộ hoặc phát hiện sai lệch, đảm bảo thực hiện đầy đủ và hiệu quả.
• Thảo luận về rủi ro: Ghi chép các nội dung thảo luận về rủi ro môi trường, biện pháp phòng ngừa và kiểm soát rủi ro được thống nhất.
• Ghi chép và theo dõi nhật ký EMS là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng các chức năng quan trọng của EMS sẽ diễn ra theo đúng lịch. Nó khiến tổ chức tập trung vào việc cải tiến hơn để thúc đẩy EMS phát triển.

Nhờ có nhật ký EMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng:

• Theo dõi tiến độ thực hiện các hoạt động trong hệ thống ISO 14001.
• Xác định các lĩnh vực cần cải tiến và ưu tiên nguồn lực phù hợp.
• Chuẩn bị tốt hơn cho các đợt đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống và thúc đẩy sự phát triển chung của hệ thống quản lý chất lượng.

Sử dụng nhật ký EMS là một thói quen đơn giản nhưng mang lại nhiều lợi ích cho việc duy trì và cải tiến hệ thống ISO 14001. Doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên tham gia vào việc ghi chép và cập nhật nhật ký để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin.

5. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho lãnh đạo và các phòng ban

Để duy trì hiệu quả hệ thống ISO 14001, việc phân công trách nhiệm rõ ràng cho ban quản lý và các phòng ban đóng vai trò then chốt. Ban quản lý, bao gồm lãnh đạo cấp cao và đại diện ban quản lý, có trách nhiệm chung trong việc duy trì hệ thống. Lãnh đạo cấp cao cần thể hiện cam kết, cung cấp nguồn lực, ban hành chính sách và định hướng chung cho hệ thống. Đại diện ban quản lý chịu trách nhiệm quản lý hệ thống, báo cáo hiệu quả hoạt động và thực hiện các hành động cải tiến.

Song song với đó, các phòng ban tham gia vào hệ thống với các trách nhiệm cụ thể. Những phòng ban chuyên môn thực hiện các hoạt động liên quan đến môi trường như quản lý chất thải, quản lý khí thải, sử dụng năng lượng hiệu quả. Phòng ban hỗ trợ có thể cung cấp tài liệu, đào tạo, theo dõi và đo lường hiệu suất. Các phòng ban khác có liên quan đến hoạt động môi trường của tổ chức cũng cần tham gia vào việc duy trì hệ thống ISO 14001.

Việc phân công trách nhiệm rõ ràng cần được thể hiện trong văn bản chính thức như quy trình, hướng dẫn hoặc sổ tay chất lượng. Nhờ đó, mọi cá nhân và bộ phận trong tổ chức đều hiểu rõ vai trò cũng như nghĩa vụ của mình, từ đó phối hợp với nhau để duy trì hệ thống ISO 14001 một cách hiệu quả.

Bằng cách hoàn tất các thủ tục để duy trì hệ thống ISO 14001 tổ chức có thể duy trì hệ thống quản lý môi trường hiệu quả, mang lại lợi ích lâu dài không chỉ về môi trường mà còn ở cả kinh tế và xã hội. Nếu Quý Doanh Nghiệp đang gặp khó khăn trong việc triển khai các biện pháp để duy trì hệ thống ISO 14001, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0968.038.122 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.